Збірки з журналів бухгалтеру
Рада 1. Вирішіть оргпитання
Для здачі звітності в електронному вигляді по ТКС платнику страхових внесків необхідно:
- укласти Угоду про обмін електронними документами в системі електронного документообігу ПФР по телекомунікаційних каналах зв'язку в Управлінні ПФР за місцем реєстрації. На це може піти близько двох тижнів;
- укласти договір з однією з організацій, що надають страхувальнику послуги з постачання та супроводу засоби криптографічного захисту інформації (СКЗИ) і підтримки транспортного сервера.
Страхувальник за свій рахунок купує у постачальника послуг ЗКЗІ і програмне забезпечення необхідні для підключення до системи для здачі електронної звітності, встановлює і забезпечує їх працездатність.
Порада 2. Вивчіть порядок передачі звітності по ТКС
При поданні звітності в електронному вигляді страхувальник повинен дотримуватися такої послідовності дій.
1. Сформувати файли звітності для відправки в територіальний орган ПФР за встановленим форматом.
2. Перевірити правильність підготовленої звітності перевірочної програмою ПФР (виявивши помилки, виправити їх); перевірити файли антивірусною програмою.
3. Підписати звіти КЕП у посадової особи, яка має право підпису звітних документів, або у його уповноваженого представника Надіслати звітність в зашифрованому вигляді до територіального органу ПФР.
4. Відстежувати протягом двох робочих днів з моменту відправки звітності отримання повідомлення про результати її розгляду. Якщо повідомлення в зазначений строк не надійде, з'ясувати причину (у постачальника послуг або в територіальному органі ПФР).
Фонд може відмовити в прийомі звітності, направити страхувальнику повідомлення про відмову в прийомі звітності із зазначенням причин. Страхувальнику належить усунути ці причини і повторно направити звітність до фонду. Якщо ж звітність представлена успішно, потрібно отримати повідомлення про її прийняття територіальним органом ПФР і зберегти його.
Повідомлення містить відомості про дату і час доставки файлів звітності, воно підтверджує факт подання звітності в електронному вигляді. Відправлена звітність вважається поданою вчасно, якщо дата її доставки до територіального органу ПФР буде не пізніше терміну, встановленого чинним законодавством РФ.
5. Відстежувати протягом чотирьох робочих днів з моменту отримання документів територіальним органом ПФР надходження протоколу контролю звітності. Такий протокол в зашифрованому вигляді, підписаний КЕП територіального органу ПФР надсилається страхувальнику за результатами перевірки звітності перевірочними програмами.
Протокол контролю, підписаний КЕП страхувальника, направляється в територіальний орган ПФР, тим самим підтверджується його отримання. Якщо ж у встановлений час протокол вступить, потрібно заявити про це в фонд, з'ясувати причину відсутності протоколу і при необхідності повторно подати звітність. Якщо в протоколі будуть відомості про помилки, їх слід усунути і повторно подати звітність в зазначені терміни. Підписаний КЕП територіального органу ПФР і підписом страхувальника протокол контролю зберігається в архіві.
Після направлення звітності в фонд і до отримання позитивного протоколу перевірки звітності потрібно щодня переглядати вхідну кореспонденцію, щоб при необхідності своєчасно провести коригування звітності. Краще за все не здійснювати всі названі дії в останній момент, а подбати про подання звітності завчасно.
Порада 3. Контролюйте відповідність електронного формату
Файли звітності повинні відповідати встановленим ПФР формату, який змінюється слідом за змінами в нормативних документах. Якщо організація використовує для підготовки звітності власне програмне забезпечення, то необхідно відстежувати ці зміни і вносити відповідні правки в програму. Якщо використовуються програми сторонніх розробників, то потрібно своєчасно оновлювати версії.
Рада 4. Перевіряйте склад пакета звітності
Перше, що перевіряється під час вступу звіту в ПФР, - це повнота комплекту. В електронному вигляді звітність за формою РСВ-1 подається у вигляді комплекту файлів документів:
- один файл з розділами 1-5 (може бути єдиним в пакеті, але не може бути відсутнім);
- один або кілька файлів з розділами 6 (файл являє собою одну пачку документів і може містити не більше 200 документів). Відправка розрахунку без розділу 6 допускається в разі подання нульового розрахунку.
Крім того, в пакет можуть бути включені файли з коригуючими (скасовують) відомостями за минулі періоди.
Імена всіх файлів, що містять індивідуальні відомості про застрахованих осіб, повинні бути вказані в розділі 2.5. При перевірці пакету звітності в ПФР можуть виникнути проблеми, якщо відсутній файл, вказаний в розділі 2.5, або, навпаки, в пакеті присутній файл, не зазначений в переліку пачок.
Щоб уникнути отримання негативного протоколу, потрібно ретельно відстежувати нумерацію файлів при формуванні - протягом розрахункового періоду номера повинні бути унікальні. Важливо також бути уважнішими при збереженні файлів в папку для відправки.
Рада 5. Правильно вказуйте номер коригування при виправленні розрахунку
Часто у страхувальників виникає проблема із зазначенням номера коригування, це пов'язано з багаторівневим автоматичним контролем у фонді.
Якщо з ПФР отримано негативний протокол, сформований програмою CheckPFR (рис. 1), то перший етап контролю не пройдений. Значить, після виправлення помилок потрібно заново відправити вихідний розрахунок з номером коригування 000.
Малюнок 1. Протокол CheckPFR
Страхувальник може отримати негативний протокол, сформований прийомним комплексом ПТК АСВ (рис. 2). Це означає, що запущений другий етап контролю і РСВ-1 завантажений в базу. У цьому випадку після виправлення виявлених помилок слід змінити номер коригування на 001, а при кожній наступній відправці вказувати номер, наступний далі по порядку (002. 003 та ін.).
Малюнок 2. Протокол ПТК АСВ
Якщо двічі відправити розрахунок з одним і тим же номером коригування, то у відповідь прийде негативний протокол з повідомленням від ПТК АСВ про те, що РСВ-1 з номером NNN вже присутній в базі.
До тих пір поки не буде отримано позитивний протокол, тип коригування повинен мати значення 2, а файли з розділами 6 повинні бути в комплекті. Відправка розрахунку без розділу 6 допускається в разі виправлення сум сплати (стор. 140-144) зі значенням 1
в поле «Тип коригування» або в разі виправлення реквізитів, що не зачіпають індивідуальні відомості застрахованих осіб, із значенням 3.
Зрозуміти з протоколу, в чому полягає помилка, часом непросте завдання. Найчастіше повідомлення неявно вказують на причину неприйняття звіту. Розглянемо кілька прикладів таких протоколів.
Це повідомлення говорить про те, що в файлі міститься документ, в якому відсутні відомості (виплати, внески і стаж) за останні три місяці або дані про донарахування в підрозділі 6.6. Для усунення помилки потрібно виключити зі звіту працівника, звільненого в попередньому звітному періоді.
Якщо отриманий такий протокол, це не означає, що файли насправді не вказані в розділі 2.5. Просто через порушення структури файлу з розділами 1-5 він вимикається з перехресних перевірок пакету, і перевірочна програма не бачить його вмісту. Для усунення помилки необхідно заповнити в розрахунку необхідний реквізит (в наведеному прикладі - П.І.Б. особи, що підтверджує відомості).
Олена Кулакова,
експерт системи Контур Екстерн компанії СКБ Контур