Якщо ви підійшли до того періоду життя, коли бухгалтер стає її невід'ємною частиною, вас можна привітати: ви ростете і розвиваєтеся. Тепер уявіть собі ситуацію. Фірма найняла бухгалтера на часткову зайнятість: приємна зовнішність, відмінне резюме, хороші рекомендації, і бере недорого. Хіба що місце роботи змінювала раз на півроку, ну з ким не буває.
Бухгалтер запитує первинку, хитає головою, але заспокоює: все поправимо. Через 10 місяців вона перестає відповідати на дзвінки і листи, обриває всі контакти, а після цього приходить штраф з податкової тисяч на 17. Фірма залишилася без первинки, без бухобліку, заплатила штраф і найняла штатного бухгалтера на повний робочий день. Директор, ясна річ, вже насторожі і більше не довіряє бухгалтерам як виду.
Як убезпечити себе від недобросовісних бухгалтерів?
Добре, якщо ви взяли на себе обов'язок розібратися в питаннях бухгалтерії та податків самі, коли починали бізнес, - вам буде легше. Якщо ви цього не зробили, то краще витратити трохи часу з тим же бухгалтером на податковий лікнеп. До речі, фахівець, який зможе вам пояснити по-простому, по-людськи основи відносин вашого бізнесу з державою, - це вже хороший бухгалтер.
Отже, кілька нескладних порад, які допоможуть вам мати дружньо-довірчі відносини до працівника центру проводочков.
Будьте уважні з бухгалтерами на дому
На старті бізнесу часто виявляється, що вам вигідніше працювати з бухгалтером, який приїжджає до вас раз-два в тиждень або на місяць, забирає документи, відвозить їх і привозить вам звітність. Або сам здає звітність за дорученням в податкову і Фонди.
Не полінуйтеся укласти з таким бухгалтером договір. Візьміть з нього всі можливі контакти, навіть близьких родичів, а в разі чого не соромтеся подзвонити їм. Раптом раптово зник бухгалтер потрапив до лікарні? Тоді наїжджати треба не з докорами, а з фруктами і квітами.
Якщо договору немає, то буде корисно брати розписки в отриманні документів. І, про всяк випадок, право підпису платіжних та податкових документів залишайте за собою.
Дивіться банківську виписку
Якщо є можливість і необхідність, то попросіть бухгалтера кожен день розшифровувати вам кожен запис по виписці. Коротенько, щоб було зрозуміло. Якщо побачите щось дивне, попросіть підтверджуючі документи. Особливий інтерес можуть уявити суми, що знімаються на виплату зарплати, на відрядження або господарські потреби.
Добре б для себе завести табличку в Excel: залишок на початок дня - прихід за день - витрата за день - залишок на кінець дня. Залишок на кінець дня повинен завтра збігтися із залишком у виписці на початок дня.
Чи не випускайте з поля зору готівку
Часто (я особисто з цим стикалася кілька разів) бухгалтери опускають оформлення касових документів - прибуткових і видаткових касових ордерів. Але ж за недотримання касової дисципліни податкова може оштрафувати фірму на 40 000. ІП трохи легше - іноді простіше заплатити штраф в 5 000, аніж копатися в папірцях.
Тому раз на місяць було б непогано попросити у бухгалтера показати вам касову книгу, журнал прибутково-видаткових касових документів і всі витратні матеріали (причому за витратами потрібен особливий контроль) за місяць. Копій чеків тут недостатньо. Якщо бухгалтер не зможе цього зробити - тут щось не так.
Звертайте увагу на дати в документах. Потрібно, щоб вони відповідали періоду, який ви перевіряєте. Далі дивіться, кому видавалися гроші, з якою метою, як прописані суми - розбірливо чи ні. Звірте залишки на початок і кінець дня, парафії і витрати за день по журналу прибутково-видаткових касових документів та касової книзі. Вони повинні збігатися.
Точково перевіряйте залишки на складі
Можливо, у вас поки що не дуже великий бізнес, тому перевірити залишки можна тільки по головах і прибутково-видаткових складськими документами - накладними або актами на надходження від постачальника або на відвантаження покупцеві. Буде корисно запитати звіт про складські залишки, і, якщо потрібно, відомість руху товарів. Також потрібно визначитися з періодом перевірки і з тим, що будете перевіряти, якщо ваш асортимент складається не з 1-5 товарів.
Вибирайте або найбільш ходові товари, або дефіцитні (на них є попит на ринку), або просто цінна сировина і матеріали. Перевірте, щоб, наприклад, одиниці виміру і кількість товару в прибуткових документах були адекватні тим, що в витратних. І збігалися з тими, що вказані в звіті про залишки і в відомостях рухів товарів.
Це може звучати трохи суворо, але треба розуміти, що хоча б раз на місяць таку операцію потрібно проводити. Якщо звичайно ви не сам собі комірник і продавець, а усі товари лежать у вас за фіранкою в сусідній кімнаті.
Шпигунські ігри для тих, кому не вистачає драйву
Контроль руху грошей і товарів - це класичні способи моніторингу діяльності бухгалтера (та й будь-якої людини, якій ви довіряєте турботу про артеріях вашого бізнесу).
Шпигунські ігри - це не жарт. Невеликі компанії, які не завжди ведуть бухгалтерію «по білому», страждають від дій недосвідчених або недобросовісних бухгалтерів навіть більше, ніж бухгалтерії великих підприємств. Все тому, що зазвичай в таких фірмах багато будується на довірі, надії на людську порядність і здоровий глузд.
Бухгалтер таки вас покинув: що робити?
Якщо у вас забрали документи і / або гроші, зверніться із заявою в поліцію;
Візьміть в поліції довідку, що підтверджує прийом заяви і віддайте в податкову. Тоді можна уникнути штрафів за несвоєчасну сплату податків і здачу звітності;
Не поспішайте звільняти, поки неясно, чи зможете ви залучити бухгалтера адміністративно або кримінально;
Проведіть звірки з податковою і фондами;
З новим бухгалтером перевірте всі періоди, за які відповідав втік бухгалтер.
І на останок
Пам'ятайте, що ці поради більшою мірою знадобляться на початку вашого знайомства. Якщо бухгалтер виявиться порядною і компетентним фахівцем, то у вас не виникне бажання загинати куточки на документах або копатися в кожному платежі по виписці. Миру і гармонії вам і вашим бухгалтерам!
ТОВ / на ССО, 5 чол / взяла на роботу бухгалтера / студента / - що можна довірити на початку її роботи.
Доброго дня. Приймати на роботу новачка - це завжди ризик. Але відповісти на це питання можете тільки ви, будь-яких рекомендацій який фронт роботи довірити студенту-бухгалтеру просто немає. Все залежить від специфіки роботи організації, налагодженості процесів в організації і людських відносин.
Втомилися від підприємницької рутини?
5 способів простежити за своїм бухгалтером
Якщо ви підійшли до того періоду життя, коли бухгалтер стає її невід'ємною частиною, вас можна привітати: ви ростете і розвиваєтеся. Тепер уявіть собі ситуацію. Фірма найняла бухгалтера на часткову зайнятість: приємна зовнішність, відмінне резюме, хороші рекомендації, і бере недорого. Хіба що місце роботи змінювала раз на півроку, ну з ким не буває.
Бухгалтер запитує первинку, хитає головою, але заспокоює: все поправимо. Через 10 місяців вона перестає відповідати на дзвінки і листи, обриває всі контакти, а після цього приходить штраф з податкової тисяч на 17. Фірма залишилася без первинки, без бухобліку, заплатила штраф і найняла штатного бухгалтера на повний робочий день. Директор, ясна річ, вже насторожі і більше не довіряє бухгалтерам як виду.
Як убезпечити себе від недобросовісних бухгалтерів?
Добре, якщо ви взяли на себе обов'язок розібратися в питаннях бухгалтерії та податків самі, коли починали бізнес, - вам буде легше. Якщо ви цього не зробили, то краще витратити трохи часу з тим же бухгалтером на податковий лікнеп. До речі, фахівець, який зможе вам пояснити по-простому, по-людськи основи відносин вашого бізнесу з державою, - це вже хороший бухгалтер.
Отже, кілька нескладних порад, які допоможуть вам мати дружньо-довірчі відносини до працівника центру проводочков.
Будьте уважні з бухгалтерами на дому
На старті бізнесу часто виявляється, що вам вигідніше працювати з бухгалтером, який приїжджає до вас раз-два в тиждень або на місяць, забирає документи, відвозить їх і привозить вам звітність. Або сам здає звітність за дорученням в податкову і Фонди.
Не полінуйтеся укласти з таким бухгалтером договір. Візьміть з нього всі можливі контакти, навіть близьких родичів, а в разі чого не соромтеся подзвонити їм. Раптом раптово зник бухгалтер потрапив до лікарні? Тоді наїжджати треба не з докорами, а з фруктами і квітами.
Якщо договору немає, то буде корисно брати розписки в отриманні документів. І, про всяк випадок, право підпису платіжних та податкових документів залишайте за собою.
Дивіться банківську виписку
Якщо є можливість і необхідність, то попросіть бухгалтера кожен день розшифровувати вам кожен запис по виписці. Коротенько, щоб було зрозуміло. Якщо побачите щось дивне, попросіть підтверджуючі документи. Особливий інтерес можуть уявити суми, що знімаються на виплату зарплати, на відрядження або господарські потреби.
Добре б для себе завести табличку в Excel: залишок на початок дня - прихід за день - витрата за день - залишок на кінець дня. Залишок на кінець дня повинен завтра збігтися із залишком у виписці на початок дня.
Чи не випускайте з поля зору готівку
Часто (я особисто з цим стикалася кілька разів) бухгалтери опускають оформлення касових документів - прибуткових і видаткових касових ордерів. Але ж за недотримання касової дисципліни податкова може оштрафувати фірму на 40 000. ІП трохи легше - іноді простіше заплатити штраф в 5 000, аніж копатися в папірцях.
Тому раз на місяць було б непогано попросити у бухгалтера показати вам касову книгу, журнал прибутково-видаткових касових документів і всі витратні матеріали (причому за витратами потрібен особливий контроль) за місяць. Копій чеків тут недостатньо. Якщо бухгалтер не зможе цього зробити - тут щось не так.
Звертайте увагу на дати в документах. Потрібно, щоб вони відповідали періоду, який ви перевіряєте. Далі дивіться, кому видавалися гроші, з якою метою, як прописані суми - розбірливо чи ні. Звірте залишки на початок і кінець дня, парафії і витрати за день по журналу прибутково-видаткових касових документів та касової книзі. Вони повинні збігатися.
Точково перевіряйте залишки на складі
Можливо, у вас поки що не дуже великий бізнес, тому перевірити залишки можна тільки по головах і прибутково-видаткових складськими документами - накладними або актами на надходження від постачальника або на відвантаження покупцеві. Буде корисно запитати звіт про складські залишки, і, якщо потрібно, відомість руху товарів. Також потрібно визначитися з періодом перевірки і з тим, що будете перевіряти, якщо ваш асортимент складається не з 1-5 товарів.
Вибирайте або найбільш ходові товари, або дефіцитні (на них є попит на ринку), або просто цінна сировина і матеріали. Перевірте, щоб, наприклад, одиниці виміру і кількість товару в прибуткових документах були адекватні тим, що в витратних. І збігалися з тими, що вказані в звіті про залишки і в відомостях рухів товарів.
Це може звучати трохи суворо, але треба розуміти, що хоча б раз на місяць таку операцію потрібно проводити. Якщо звичайно ви не сам собі комірник і продавець, а усі товари лежать у вас за фіранкою в сусідній кімнаті.
Шпигунські ігри для тих, кому не вистачає драйву
Контроль руху грошей і товарів - це класичні способи моніторингу діяльності бухгалтера (та й будь-якої людини, якій ви довіряєте турботу про артеріях вашого бізнесу).
Шпигунські ігри - це не жарт. Невеликі компанії, які не завжди ведуть бухгалтерію «по білому», страждають від дій недосвідчених або недобросовісних бухгалтерів навіть більше, ніж бухгалтерії великих підприємств. Все тому, що зазвичай в таких фірмах багато будується на довірі, надії на людську порядність і здоровий глузд.
Бухгалтер таки вас покинув: що робити?
Якщо у вас забрали документи і / або гроші, зверніться із заявою в поліцію;
Візьміть в поліції довідку, що підтверджує прийом заяви і віддайте в податкову. Тоді можна уникнути штрафів за несвоєчасну сплату податків і здачу звітності;
Не поспішайте звільняти, поки неясно, чи зможете ви залучити бухгалтера адміністративно або кримінально;
Проведіть звірки з податковою і фондами;
З новим бухгалтером перевірте всі періоди, за які відповідав втік бухгалтер.
І на останок
Пам'ятайте, що ці поради більшою мірою знадобляться на початку вашого знайомства. Якщо бухгалтер виявиться порядною і компетентним фахівцем, то у вас не виникне бажання загинати куточки на документах або копатися в кожному платежі по виписці. Миру і гармонії вам і вашим бухгалтерам!