Проспав, забув, не встиг - люди схильні вигадувати безліч виправдань, хоча зазвичай справу просто в тому, що вони не вміють розподіляти свій час. Якщо з усього запланованого на день ви не робите і половини, у вас явно щось не так з розстановкою пріоритетів. «Практика» пропонує розібратися, як впустити тайм-менеджмент в своє життя, почати встигати і перестати звинувачувати себе.
будуємо плани
Щоденне планування не тільки звільняє час, а й орієнтує, як по карті, за розпорядком дня. Існує навіть правило шести «П»: правильне попереднє планування запобігає погані показники.
У вашого дня повинна бути певна мета, яку ви записуєте на папері і складаєте для себе список завдань. Робота зі списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%: якщо з вечора ви підготуєте список справ на завтра, то вже з ранку будете знати, чим потрібно зайнятися. Протягом дня для кожної об'ємної задачі також складайте покроковий список - що потрібно зробити, щоб її виконати. Тоді ви точно не заплутаєтеся.
Намагайтеся планувати від більшого до меншого і від довгострокового до короткострокового, але до кожного завдання ставте свій дедлайн. І пам'ятайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу при її вирішенні.
розставляємо пріоритети
Якщо грамотно виділити головні справи і відсікти другорядні, це допоможе заощадити масу часу і досягти пріоритетних цілей. Пріоритети завданням можна розставляти декількома способами. Наприклад, намалювати квадрат і розділити його на чотири частини. У лівій верхній частині вписуємо найважливіші справи, у верхній правій - важливі, але які можна відкласти, в лівій нижній частині - важливі довгострокові завдання, якими можна зайнятися, коли немає термінових завдань, а в останній частині - другорядні довгострокові цілі. У міру надходження справ вписуємо їх в цей квадрат - і наочно демонструємо собі, де потрібно поквапитися і натиснути, а де - можна розслабитися.
їмо жабу
«З'їсти жабу на сніданок» - розхожий вислів: це означає зробити з ранку найнеприємніше справа, яке стоїть в розпорядку дня. Не відкладайте те, що не хочеться робити, на потім - все одно рано чи пізно потрібно буде «здерти пластир». Якщо вранці відразу закінчите з цим, весь день пройде приємніше і продуктивніше.
Говоримо «ні»
Ви здивуєтеся, але найефективніший слово в роботі - «ні». Уміння відмовляти допоможе уникнути непотрібних проектів і, відповідно, завдань і зобов'язань.
Приручаємо слона
Напевно, у кожного з нас є таке грандіозне справа, до якого ми вже давно шукаємо підхід. Саме воно і є «слон»: ми ніби тупцюємо поруч, але ніяк не можемо на нього піднятися, знайти вірний підхід. Можна замість слона придумати і більш приємне порівняння - великий-великий пиріг. Як ви будете його їсти? Звичайно, розрізати на шматочки - так варто вчинити і з великою метою: як тільки ви розіб'єте її на окремі етапи, працювати над нею стане простіше.
Додатки для тайм-менеджменту
Наприклад, Time Planner дозволяє планувати завдання і контролювати час. Ви самі встановлюєте час початку і завершення, звукове нагадування і періодичність повторення завдання.
SelfControl - незамінний додаток для тих, хто прокрастінірует в соцмережах. Додаток дозволяє відключити певні сайти на час - ви самі встановлюєте таймер. В цей час доступ, наприклад, до Facebook або поштою відсутня, але ви все ж можете користуватися інтернетом. Важливо, що доступ до заблокованих сайтів не відновиться ні після видалення програми, ні після перезавантаження комп'ютера - ви все одно повинні почекати певний час.
Якщо ви не знаєте, які саме сайти поїдають ваш час, то вам допоможе додаток ManicTime. Воно відстежує, на що ви витрачаєте час, коли сидите за комп'ютером. Програма вважає, які програми ви використовуєте найчастіше і на яких сайтах проводите основний час. А потім надає звіт з графіком, на якому видно, де ви застрявали найдовше.
Не потонути в сумбурі завдань допоможуть два додатки - Nirvana і Chaos Control. Nirvana звільняє вас від необхідності запам'ятовувати багато завдань і допомагає концентруватися на одній. А Chaos Control позбавляє від стресу, який виникає в хаосі багатозадачності. Додаток визначає дії, які необхідні для досягнення цілей і контролює їх виконання.
Звертайтеся і до сайтів, які публікують поради щодо підвищення ефективності і допомагають досягати цілей: наприклад, «Стану краще». Тут можна знайти поради по тайм-менеджменту для різних видів діяльності - від вивчення іноземної мови до виховання дітей.
Слідкуйте за нами в Telegram. щоб бути в курсі важливих новин.