Зверніть увагу! Безпечніше складати окремий звіт на кожний прийом представників контрагентів. Інакше податківці можуть порахувати, що витрати документально не підтверджені.
Зверніть увагу! Із звіту повинно випливати, що представники компаній зібралися для досягнення конкретної бізнес-цілі, а не про- сто відпочити.
Що повинно бути в звіті
Щоб у податківців не було сумнівів в обгрунтованості витрат, звіт повинен бути максимально докладним. Наведіть в ньому всі основні дані про минулу зустріч. Якщо є окремий наказ про проведення заходу, зробіть на нього посилання. Це додатково доведе виробничу необхідність заходи. Готовий звіт повинен затвердити керівник компанії.
Мета ділової зустрічі (1). Вона повинна відображати виробничий характер заходу. Наприклад, намір сторін в результаті переговорів укласти договір, підписати угоду про знижки, укласти попередню угоду, домовитися про купівлю-продаж частки в статутному капіталі компанії і т. Д. Тобто мета може бути будь-який, головне, щоб вона була пов'язана з бізнесом. Не варто, наприклад, вказувати в звіті, що після офіційної частини представників сторін чекають розваги в оздоровчо-банному комплексі та інший розслабляючий або активний відпочинок. Інспектори точно визнають такі витрати необгрунтованими, оскільки вони прямо заборонені Податковим кодексом РФ (п. 2 ст. 264).
Дата заходу, як правило, повинна збігатися з датами, які стоять на первинному ринку. Наприклад, якщо касовий чек з ресторану буде пробитий раніше або пізніше того дня, коли проходила зустріч, інспектори знімуть витрати по ньому. Якщо захід оплачено по безналу, то на первинному ринку, звичайно, може бути інша дата, але тоді в ній повинна стояти застереження, що гроші перераховані в рахунок оплати заходу, який пройде в такий-то день.
Зверніть увагу! Якщо переговори тривають кілька днів, вкажіть у звіті конкретний період. Інакше інспектори можуть вимагати окремий звіт на кожен день.
Склад учасників (4). Наведіть в звіті дані, які раніше зазвичай включали в програму переговорів, зокрема, це склад учасників з обох сторін. За допомогою цих відомостей податківці зможуть переконатися, що сума витрат пропорційна кількості учасників. Не повинно бути в звіті такого, що в переговорах брали участь, наприклад, чотири людини, а витрати на їжу за витратами вийшли як на цілу армію. В такому випадку інспектори точно засумніваються в обгрунтованості витрат.
Зверніть увагу! Вкажіть в звіті, який договір компанія підписала за підсумками представницького заходу. Це відразу покаже інспекторам, що ділова мета досягнута.
Тому по можливості краще оформити за підсумками ділової зустрічі будь-якої спільний документ. Наприклад, в ньому можна зафіксувати попередні домовленості сторін. Незайвим буде також докладний протокол переговорів. З цього документа має бути ясно, з яких причин компанія не уклала договір або не виконала іншу мету заходів. Наприклад, в зв'язку з тим, що покупець зажадав занадто велику знижку.
Суми витрат (6). У звіті безпечніше привести не тільки загальну суму витрат, але і деталізувати їх за видами. Це покаже, що всі витрати, які фігурують в первинних документах, відносяться до представницького заходу і компанія їх затвердила.
Які документи додати до звіту
До звіту потрібно докласти первинні документи: товарні і касові чеки, накладні, акти по оплаченим послуг і т. Д. Можливо, менеджери вашої компанії оформляють і інші папери щодо заходу в маркетингових або управлінських цілях: наказ про проведення прийому представників контрагентів, кошторис витрат і програму заходу. І хоча вони для податкового обліку не потрібні, нехай в бухгалтерії залишаться копії. Адже на практиці податківці можуть запросити будь-які уточнюючі пояснення, і тоді додаткові документи можуть вам стати в нагоді.