У роботі кожної організації рано чи пізно настає момент, коли необхідно позбутися від старих документів і звільнити місце для нових. Але поняття «старі документи» в архівній справі немає. Є тільки документи, у яких закінчився термін зберігання. Від них можна позбутися, але не відразу і не від усіх. Спочатку доведеться переглянути документи і виділити ті, які можна безбоязно знищити.
Як би не було великою є спокуса вивезти все «старі» документи куди завгодно з очей геть, робити цього ні в якому разі не можна - відповідальність за порушення вимог законодавства про зберігання документів ніхто не відміняв. Відповідно до ст. 13.25 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення (далі - КУпАП РФ) штраф для юридичної особи може скласти від 200 до 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. На практиці відповідальність для організації може наступити, якщо вона не надасть будь-якої документ за запитом контролюючого органу, пославшись на те, що він втрачений або знищений. Саме тому бездумно знищувати документи ризиковано.
Які документи можна знищити?
Приймаючи рішення про знищення документів, необхідно керуватися головним критерієм - строком зберігання. Якщо він минув, то документ можна відправити в шредер (або в піч) за умови, що ви правильно визначили закінчення строку зберігання.
Відразу виділити документи на знищення неможливо. Спочатку необхідно провести експертизу цінності. При цьому термін зберігання стане визначальним, але не єдиним критерієм відбору. Документ з простроченим терміном зберігання може стати в нагоді в подальшій роботі. Не виключено, що він може представляти наукову, навіть історичну цінність. Встановити це, а значить, і продовжити термін зберігання, може тільки експертиза цінності (ЕЦ), яку проводить експертна комісія (ЕК).
Експертна комісія: склад і функції
ЕК з'являється в організації відразу після того, як керівництво приймає рішення створити архів. Секретарем ЕК завжди є архіваріус, а головою - або топ-менеджер, якому підпорядковані діловоди (наприклад, адміністративний директор), або, як у нашому прикладі, директор із загальних питань. Якщо такого не виявиться - сам генеральний директор, який підписує наказ про створення комісії (Приклад 1). Цим же наказом можна затвердити положення про новий колегіальному органі і запросити план його роботи. Якщо дата створення ЕК в наказі не зазначена, вважається, що комісія працює з дати підписання наказу.
1 Чи не наводиться.
ЕК є колегіальним дорадчим органом при генеральному директорові організації. «Колегіальний» означає, що в комісію входять кілька посадових осіб з числа працівників організації, «дорадчий» - посадові особи не приймають рішення, а лише рекомендують генеральному директору зробити ту чи іншу операцію над документами і узгодять її.
Діловод або архіваріус добре знають документи управління, але в архіві організації є ще величезний пласт документів кадрового діловодства, бухгалтерської та податкової звітності, документів, супроводжуючих профільну діяльність організації. Оскільки це самостійні системи документації, оцінити їх можуть тільки фахівці. Для цього і створюється експертна комісія - збори компетентних (кожен у своїй галузі) посадових осіб.
Основна функція ЕК в організації, яка не є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, - організувати щорічний відбір справ для зберігання і знищення.
В організаціях, які є джерелами комплектування державного архіву, функціонал ЕК ширше: комісія активно взаємодіє з експертно-перевірочною комісією архівної установи, представляє їм на узгодження проекти номенклатур справ, архівні описи, вносить пропозиції щодо зміни строків зберігання документів.
Незалежно від сфери діяльності компанії, в ЕК необхідно включити:
• начальника відділу кадрів;
• головного бухгалтера;
• начальника юридичного відділу;
• посадова особа за профілем діяльності компанії (начальника виробництва, начальника будівництва, головного технолога і т.д.), завдання якого - оцінити документи по основній діяльності організації.
Кожне засідання ЕК оформляється протоколом (Приклад 2).
Якщо експертиза цінності проводиться вперше
# 9632; Крок 1: виділяємо документи, для яких буде проводитися експертиза цінності.
На цьому етапі експертизи члени ЕК не беруть участь. Це зона відповідальності архіваріуса (діловода, секретаря) і працівників структурних підрозділів компанії. Вони відокремлюють документи, закінчені діловодством до початку поточного року, від тих, які поки в роботі.
Перше, з чого починають наводити порядок, - поділяють документи за роками. Можливо, працівники, які відповідали за ці документи, робили це раніше. Якщо ні - доведеться займатися цим зараз. Відповідальними як і раніше є архіваріус і працівники підрозділів, членів ЕК залучати поки рано.
# 9632; Крок 3: проводимо експертизу. На цьому етапі головну роль в експертизі грають члени ЕК, які переглядають підготовлені до оцінки і розділені по роках документи і виносять вердикт: представляють вони практичну (наукову, історичну) цінність чи ні. Після цього ту частину документів, що отримала статус «можуть бути знищені», перевіряє архіваріус. Він з'ясовує, минули строки зберігання у цих документів.
# 9632; Крок 4: оформляємо результати експертизи. Результати експертизи цінності фіксуються, по-перше, в опису справ і документів, а по-друге - в акті про виділення документів до знищення.
# 9632; Крок 5: узгоджуємо та затверджуємо опису і акти. Після того, як документи, які фіксують результати минулої експертизи цінності, будуть складені, проводиться засідання експертної комісії. На ньому члени ЕК узгодять опису і акт, після чого їх затверджує генеральний директор.
# 9632; Крок 6: оформляємо документи на зберігання і знищення. Ті справи і документи, які залишаються в організації, оформляються на зберігання. Для тих, які вирішено знищити, організовується процес утилізації.
Процес знищення документів
Знищення документів зазвичай проводять одним з двох способів: шляхом спалювання або подрібнення. Останнє - тільки за умови, що документи відновити буде неможливо. Не можна відправляти документи на найближчу смітник, рвати на частини або використовувати в якості чернеток.
З організацією, яка займається знищенням документів, оформляється стандартний договір надання послуг. Типову форму договору підрядник запропонує ще на стадії переговорів. Все, що потрібно від архіваріуса - простежити, щоб у договорі присутній пункт про те, що виконавець зобов'язується забезпечити конфіденційність знищуваних документів, оскільки серед них можуть бути справи, які містять персональні дані, комерційну або інші види таємниць. Щоб не витрачати час на сортування секретних і несекретних документів, від яких невдовзі залишиться тільки стружка, підрядники забезпечують конфіденційність за замовчуванням.
Знищити документи можна і своїми силами, якщо дозволяють виробничі потужності, наприклад, в цехах підприємства працює піч або промисловий шреддер. Спроба позбутися від документів за допомогою звичайного кабінетного шредера приречена на провал, якщо обсяг паперів перевищує одну папку.
Акт про знищення документів
Знищення справ від моменту відбору до відправки в шредер оформляється одним документом - актом про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню. Форма затверджена Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях в додатку № 21 (Приклад 3).
Як видно з прикладу, акт про знищення документів умовно складається з двох частин. Перша являє собою перелік справ і документів, виділених для знищення, друга - інформує про те, як саме були знищені документи.
Пройдемося по акту і розглянемо основні правила заповнення його уніфікованої форми.
Перша частина акта: правила оформлення
1. Найменування організації може бути як повним, так і коротким. Головне, щоб найменування, заявлене в акті, відповідало статуту організації.
2. Акти про знищення документів необхідно реєструвати, як і інші документи. Акту привласнюють порядковий номер за відповідною реєстраційній формі. Дата акту повинна відповідати даті його твердження.
3. Акт стверджує генеральний директор.
5. Інформацію про знищуваних документах зводять в таблицю.
• Кожного запису в таблиці присвоюють порядковий номер.
• У другу графу поміщають груповий заголовок справи: «Рахунки-фактури» або «Накази ...». При цьому справи не потрібно розписувати по одиницям зберігання. Більш того, якщо знищується одне і те ж справа відразу за кілька років, то досить внести в акт всього одну запис (див. Запис № 3 в Прімері 3).
• У третій графі вказують роки, за які знищуються документи.
• Опис, як уже говорилося, - основний обліковий документ архіву. Якщо знищувані документи були внесені в опису, в четвертій графі вказують її номер, в п'ятій - порядкові номери знищуваних одиниць зберігання по цій опису (див. Запис № 1). Документи з п'ятирічними і меншими термінами зберігання не описують, тому в цих графах ставлять прочерки (див. Запис № 2). Якщо це перше знищення документів в організації, і опису поки не складені, то обидві графи (четверту і п'яту) можна прибрати з таблиці - вносити в них поки що нічого.
• Кількість знищуваних одиниць зберігання вказують по кожній справі.
• Графу «Примітка» традиційно застосовують для всякого роду позначок. Наприклад, про те, що справа електронне (див. Запис № 5).
6. Далі підводять підсумок: цифрами і прописом пишуть загальна кількість знищуваних одиниць зберігання, сумарно паперових і електронних носіїв.
7. Першу частину акта підписує працівник, відповідальний за архів, і подає на погодження експертної комісії. Потім оформляється віза з посиланням на протокол засідання ЕК, в якому зафіксовано узгодження.
Акт про знищення документів доцільно подати на затвердження генеральному директору саме зараз, незважаючи на те, що друга частина акта поки пустує. Керівник повинен знати, які документи незабаром будуть знищені. Тим більше саме він приймає рішення про знищення і фіксує це в грифі затвердження. Знищення документів - процес незворотний. Повернути паперу після того, як їх віддадуть на переробку, неможливо.
Друга частина акта: особливості оформлення
Якщо організація знищує документи сама, запис буде виглядати так, як показано в Прімері 4.
Зверніть увагу: документи знищувалися в присутності посадових осіб - членів ЕК. В цьому випадку окремий акт складати не потрібно, але і знищити папери без нагляду теж не можна.
Якщо знищуються тільки документи на паперовому носії, то фразу «на електронному носії» з акту виключають. Відмітка «Зміни в облікові документи внесені» означає, що після знищення документів архіваріус підняв опису, документи з яких були відправлені на знищення, і вніс відповідні позначки (Приклад 5).
Зверніть увагу: в описах, на відміну від акта про знищення, кожна одиниця зберігання представлена окремо. Окремо вони отримують і позначки. Якщо знищували документи, яких не було в описах, або при складанні акту було виключено 4 і 5 графи таблиці, відмітка в описи не проставляють.
Якщо експертної комісії немає
Трапляється, що ЕК в організації відсутній. З різних причин: посадові особи (потенційні учасники) не бачать необхідності створювати цей колегіальний орган, і їм вдалося переконати в цьому директора, або сам керівник не вважає це за потрібне. Проте, секретар отримує завдання організувати знищення накопичених документів.
1. Знищення підлягають документи:
б) пройшли оцінку експертної комісії.
2. За результатами експертизи цінності виділяються документи для подальшого зберігання та для знищення. Оформляються відповідно архівні описи і акт про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню.
3. Організація може знищити документи своїми силами (якщо дозволяють виробничі потужності) або звернутися до фахівця-підряднику.
4. Акт про знищення документів складається з двох частин. У першій наводиться список знищуваних документів (її має затвердити генеральний директор). У другій проставляються відмітки про знищення та внесення відповідних змін до облікових документів архіву.
5. За відсутності ЕК секретар не повинен брати на себе відповідальність і організовувати знищення самостійно. З кожним потенційним членом комісії слід спілкуватися окремо, а в іншому діяти так само, як якщо б ЕК існувала.