Основні поняття
Працівник повинен дати свою згоду на обробку його персональних даних
По предмету персональної інформації працівника існують такі поняття:
- обробка - це збір, накопичення, систематизація, поширення або передача, використання, уточнення, блокування, знеособлення, знищення персональних даних співробітника компанії>
- конфіденційність - це недопущення без згоди працівника поширювати або передавати його особисті персоналії стороннім особам>
- поширення - це передача, ознайомлення з даними необмежена кількість осіб>
- використання - дії, що здійснюються керівником компанії, щодо персональних даних>
- блокування - припинення обробки інформації на деякий час>
- знеособлення - це дії, результатом яких є неможливість визначити, чия саме ця інформація>
Що таке згоду?
Деякі роботодавці наполягають, щоб працівник, працевлаштовуючи, підписав дозвіл використовувати його особисту інформацію. Постає питання: «Чи зобов'язаний роботодавець при прийомі на роботу брати заяву про обробку персональних даних?» У злагоді з Законом № 152-ФЗ ст.6.1 будь-які дії з персональними даними співробітника можуть проводитися виключно за його згодою, виданого в письмовому вигляді.
Згода на обробку персональних даних при прийомі на роботу має містити такі дані про працівника:
- ПІБ співробітника, який отримує від працівника згоду>
- з якою метою проводиться обробка особистої інформації>
- перелік тих документів, які можна обробляти за згодою співробітника>
- точні список тих дій, які можуть проводитися з особистими даними>
- термін, під час якого дійсно згоду на обробку персональних даних.
Слід знати, що при прийомі на роботу, іноді згоду обробку персональних даних не потрібно. До таких випадків належить:
Що включають персональні дані
Особисті дані людини - це сукупність документів про паспортні дані, про освіту, місце проживання, військові обов'язки, про сімейний стан, стан здоров'я, інформація з попередніх місць роботи, інше. Всі ці документи необхідні для працевлаштування. Поряд з таким пакетом документів роботодавець запросить заяву про згоду працівника на обробку персональних даних при прийомі на роботу.
Вся особиста інформація повинна задокументована і, на підставі письмової згоди, прикладена для оформлення трудового договору, подальшого використання і внесення до особової картки працівника. Які дані відображає особова картка форми Т-2:
- загальні дані про працівника, як-то дата і паспортні дані, професія, освіта, трудовий стаж, дані про сімейний стан, інше.
- дані про ставлення до військового обліку>
- дані про попередні роботи.
У процесі трудових відносин в картку додають:
Вся особиста інформація про співробітника повинна бути отримана безпосередньо від нього. У тому випадку, коли інформацію можна отримати виключно від третіх осіб, то співробітника необхідно повідомити про це заздалегідь і він повинен в письмовій формі дати свою згоду на обробку персональних даних.
Доступ до персональних даних
Відповідальна особа роботодавця має повідомити співробітника про те, для яких цілей потрібні ці дані, а також попередити про наслідки, якщо співробітник відмовиться дати згоду на обробку персональних даних при прийомі на роботу.
До особистої інформації співробітника мають доступ:
- директор підприємства, організації>
- фахівці відділу кадрів>
- бухгалтер>
- начальник безпеки>
- секретар керівника (в обмеженій кількості)>
- керівники підрозділів (мають доступ тільки до даних своїх підлеглих).
Згідно ст. 5.27 і ст. 5.39 КоАП РФ введена адміністративна відповідальність за порушення норм, що стосуються отримання, зберігання і обробки особистих даних. Керівництво організації, внаслідок порушення законодавства, має відшкодувати працівникові матеріальні збитки, завдані незаконним використанням особистої інформації.