Етап 2. Організація Домашньої Канцелярії.
Важливими складовими будь-якого менеджменту, в тому числі і домашнього, є планування, облік і контроль. Для них на добре організованих підприємствах створюється безліч різноманітних документів. І робиться це не тільки з метою задоволення різних контролюючих органів, але і для полегшення своєї роботи.
Графіки поставок і закупівель, інвентарні списки, посадові інструкції, описи бізнес-процесів, журнали обліку виконання робіт і обліку робочого часу, техкартою, дані про клієнтів, особисті справи співробітників, графіки та плани навчання персоналу, плани розвитку бізнесу тощо.
Також і в домашньому менеджменті. У кожному організованому будинку повинна бути своя «канцелярія». Вона служить для тих же цілей, що і на виробництві, але в масштабах сім'ї: для обліку матеріальних і фінансових ресурсів, для планування розвитку домашнього господарства і підтримки його життєздатності, для контролю виконання планів і поточної діяльності. Здається, що складання різних планів і численних контрольних списків забирає багато часу - але, в кінцевому підсумку, подальша економія часу перевищує всі початкові витрати.
Виглядати він може як завгодно. Вірніше, як тобі зручно. Це може бути щоденник, блокнот, загальний зошит або папка з кільцями і змінними листами. Або ж у вигляді контрольного центру на стіні або дверцятах холодильника. У будь-якому вигляді користь Домашньої Канцелярії важко переоцінити.
Домашній довідник: як зібрати і організувати необхідну родині інформацію?
Ця спільно написана членами сім'ї книга містить корисні дані про членів сім'ї і домашнім господарстві та повсякденному житті сім'ї, які будуть необхідні протягом тривалого терміну. Вони можуть доповнюватися і частково зміняться, але не дуже часто, і, як правило, в повному обсязі. Кожен з членів сім'ї зможе звертатися до цього довідника по будь-якої домашньої та сімейної потреби, не розшукуючи відомості в різних джерелах. До нього ж можна часом відсилати приходять в будинок рідних, близьких і найманих працівників.
Ось які дані для тривалого використання можуть вам стати в нагоді.
Деякі сім'ї віддають перевагу більш детально контролювати своє харчування і тому створюють для всього, що стосується закупівлі продуктів, дієти і готування, окрему «домашню кулінарну книгу». У цьому є своя логіка: кулінарна книга може зберігатися на кухні, окремо від інших даних - тоді в основному довіднику буде легше зорієнтуватися.
Вся сім'я і кожен з її членів може обмежити доступ до якихось конфіденційних даних, але в той же час зробити їх доступними в екстрених випадках. До таких даних можуть ставитися, наприклад, паролі для електронної пошти і гаманців, дані для доступу до ваших веб-ресурсів, форумів, зашифрованим папок комп'ютера, пін-коди мобільників і банківських карток. Що ж, крім общесемейного довідника можна додатково створити індивідуальні і домовитися про те, хто і в яких випадках до них може звертатися.
Домашній довідник не створюється в один день. Турботи по складанню частини списків подружжя може розділити, консультуючись тільки на останньому етапі, інші ж складати разом. Основу для деяких списків - наприклад, речей, необхідних в дорозі - можна знайти готової на тематичних сайтах.
У будь-якому випадку, не варто робити більше одного пункту за день - але, якщо вже взялися, то і переривати це заняття більше ніж на день не варто. Інакше вона ризикує ніколи не бути закінченим.
Домашній планувальник: як зробити домашній побут раціональніше за допомогою списків, графіків і планів?
Якщо домашній довідник описує поточний стан сім'ї і домашнього господарства, ваші загальні ресурси, то домашній планувальник - діяльність домочадців з підтримки загального комфорту. Він складається зі списків, що регламентують стандартні справи, і з планів і графіків, що охоплюють певні проміжки часу.
Розділ стандартних алгоритмів може включати:
- Стандартні ранкові справи по дому.
- Стандартні вечірні справи по дому.
- Стандартні справи після роботи \ після повернення дитини зі школи і садочка.
- Розклад стандартних справ для кожного дня тижня (більшість організованих сімей виділяють, як мінімум, день для загальних зборів та обговорення планів на тиждень, день для інвентаризації холодильника, день для планування меню, день для закупівель провізії на тиждень).
- Таблиця з розкладом підтримуючого прибирання по чотирьом територіальним зонам житла. Ідея (найбільш яскраво сформульована в системі Флайледі) в тому, щоб день у день, по п'ятнадцять хвилин наводити порядок в одній з територіальних зон протягом тижня. Наприклад, в перший тиждень місяця - на кухні, в другу - в передпокої і ванній, в третю - в вітальні і дитячій, в четверту - в інших кімнатах. Таким чином знімається необхідність в рідкісних виснажливих збиральних авралах, і будинок міститься в пристойному вигляді.
- Алгоритм послідовної прибирання кожної територіальної зони.
- Алгоритм щотижневої косметичної прибирання всього житла.
- Список «гарячих точок» житла, які потребують регулярному уваги. До цього списку домочадці звертаються, коли хочуть присвятити дому п'ять-десять хвилин часу, і не бачать місця для докладання зусиль.
Розділ планування актуальних завдань може включати в себе
- Сімейний календар.
- Графік домашніх робіт.
- Прибутково-видаткову книгу.
- Листи обліку оплати за електрику, газ, воду.
- План найближчих покупок для облаштування будинку.
- Виш-листи кожного з членів сім'ї.
- План харчування на тиждень.
- Список для продуктового магазину.
- Опис вмісту холодильника.
- Графік догляду за садом, городом, домашніми рослинами.
- Розклад прийому ліків, вітамінів, харчових добавок і т.д.
- Режим дня для дітей.
- Список взятих напрокат і даних в борг речей, в т.ч. книг, дисків і т.д.
Як все встигати Домогосподарці?