Яке призначення ГОСТ Р 6.30-97
4.1 Вимоги до оформлення реквізитів на полі кутового штампа.
Державний герб РФ розміщують на бланках документів відповідно до постанови про Державний герб РФ.
Гріб суб'єкта РФ поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів РФ.
Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту. Емблему не відтворювався на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб РФ.
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій.
Код форму документа проставляють по загальноросійському класифікатору управлінської документації.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності повна назва вищестоящої організації.
Найменування організацій суб'єктів РФ, що мають поряд з російською мовою як державної національний мову, друкують на двох мовах.
Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті. Найменування іноземною мовою розміщують нижче реквізиту російською мовою.
Найменування виду документа складеного або виданого організацією, регламентується статутом і повинно відповідати видам документів, передбачених УСОРД.
У листі назву виду документа не зазначають.
Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна заповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ.
Місце складання документа вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами.
Оформлення реквізитів, розміщених на робочому полі документа.
Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок на першій сторінці документа, і його можна доповнити даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до державної таємниці та конфіденційної інформації.
Якщо документ відправляється в кілька однорідних організацій, то їх слід вказувати узагальнено.
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа.
Документ затверджується посадовою особою або спеціально видаваним документом.
Резолюцію рекомендується наносити з деяким нахилом, пастою, що відрізняється за кольором від основного тексту документа.
До тексту документів оформлених на бланках А5 заголовок годі й составлять.
Текст документа складають російською або національною мовою відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.
Тексти документів пишуть тільки російською мовою при направленні їх:
- в федеральні органи державної влади, органи державної
влади суб'єктів РФ;
- на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться в
веденні даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших
Тексти документів оформляються у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу. Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями ознак.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з 2-х частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину.
У тексті документа підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити:
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо. То його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини.
У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини.
Текст протоколу викладають від третьої особи множини.
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів, а також містять опис, оцінку фактів або висновку використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини.
У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини;
- від першої особи однини;
- від третьої особи однини.
При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказується.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності відповідає займаній посаді.
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.
У документах складених комісією вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу.
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища, при цьому не допускається ставити прийменник «за», напис від руки «зам» чи косу риску перед найменуванням посади.
Гриф узгодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, яка погоджує документ, особистого підпису, розшифрування підпису і дата узгодження.
Узгодження документа оформляють візою яка включає підпис візує, розшифрування підпису і дату, а при необхідності - посаду візує.
Візи проставляють на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа, на копії документа. Можливо оформлення віз розпорядчого документа на окремому аркуші.
Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти пов'язані з фінансовими засобами.
Документи завіряються печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту «підпис» проставляють:
- завершительную напис «вірно»;
- посада особи, яка засвідчує копію;
Допускається завіряти копію документа печаткою, яка визначається за рішенням організації.
4.3 Вимоги до оформлення реквізитів на службовому полі документа.
Відмітка про контроль - це відмітка про контроль за виконанням документа, яку позначають буквою «до», словом або штампом «контроль».
Відмітки про виконання документа і направлення його до справи включає такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або короткі відомості про виконання: слова «до справи»; номер справи, в якій буде зберігатися документ; підпис; дата.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу в якому виконаний документ.
Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа.
Допускається проставляти позначку про наявність документа в у вигляді штампа.
Відмітка для автоматичного пошуку документа може включати ім'я файлу, код оператора, а також інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
4.4 Перелік документів, що підлягають затвердженню.