Управління проектом більш не використовується тільки в будь-яких виняткових випадках, а, навпаки, все частіше і швидше стає стандартним способом ведення бізнесу. Все більша частка робіт в звичайних компаніях виконується як проекти. У майбутньому очікується збільшення важливості і ролі проектів для стратегічного орієнтування розвитку організацій. Впливовий вчений в галузі управління проектом Девід Клівленд оголосив про початок «Століття управління проектом»; деякі обставини, що підтверджують його правоту, наведені нижче (див. рис. 1-2).
Скорочення життєвого циклу продукту. Однією з основних причин, які роблять управління проектом життєво необхідним, є скорочення життєвого циклу продуктів, що виробляються. Миттєве поширення інформації по всьому світу знижує конкурентні преиму-
Мал. 1-2. Століття управління проектом.
щества нових продуктів, які до того ж легко підробити. Автоматизація проектування і виробництва також привели до радикальних змін в життєвому циклі продуктів. Наприклад, сьогодні в галузях високих технологій життєвий цикл продукту в середньому становить від півтора до трьох років. Всього 30 років тому цикли, як правило, тривали від десяти до п'ятнадцяти років.
При значно більш короткому життєвому циклі для компанії необхідно постійно мати на підході нову продукцію і встигнути виставити її на ринку раніше своїх конкурентів. Піврічна затримка проекту в сфері розробки продукції високих технологій, як правило, веде до втрати 33% потенційного доходу. Швидкість виведення на ринок нової продукції з коротким життєвим циклом стала вкрай важливою для всіх організацій через високу швидкість зміни технології. Швидкість стає конкурентною перевагою; все більше організацій використовують крос-функціональні проектні групи і методи управління проектами для якомога швидшого виведення на ринок нової продукції і послуг.
Глобальна конкуренція. Перехід від національних або регіональних економік до глобальної економіки в 1970-і роки привів не тільки до корінних змін в технології, а й зумовив надзвичайні вимоги до підвищення якості та зниження цін. Сучасні відкриті ринки вимагають не тільки більш дешевих товарів і послуг, але і товарів і послуг кращої якості. Це призвело до появи руху за якість ведення бізнесу через його міжнародну сертифікацію за системою ISO 9000. Система ISO 9000 - це система міжнародних стандартів управління і гарантії якості. Дані стандарти поширюються на процеси проектування, постачання, дотримання якості у всіх сферах - від банківської справи до промислового виробництва. Управління якістю і його поліпшенням неминуче призводять до управління проектом. Для багатьох працівників перше знайомство з методами управління проектом відбувається на практичних заняттях за якістю. Нагальна необхідність знижувати витрати може призвести не тільки до того, що виробництво з США переміститься в Мексику або країни Сходу, що вже само по собі є значним проектом, але і до змін в тому, як організація буде діяти в напрямку досягнення результатів. Все більше видів робіт розглядають як проекти. Працівники відповідають за виконання конкретної мети в рамках встановленої кошторису проекту до певного терміну. Управління проектом, що вимагає уваги до трьох основних моментів.
- часу, витрат і якості виконання роботи - доводить, що воно є ефективним і гнучким способом ведення справ.
Вибух обсягу знань. Зростання обсягу знань зумовив ускладнення проектів, так як проекти, як правило, ґрунтуються на останніх досягненнях науки і техніки. Наприклад, тридцять років тому будівництво дороги було досить простим процесом. Сьогодні кожна ділянка робіт має дуже високу ступінь складності з точки зору застосовуваних матеріалів, технічної документації, нормативів, вимог естетики, використовуваного обладнання та залучених фахівців. Не тільки основні вперше виконувані роботи стали більш складними, які вимагають більшої ступеня координації, а й вже існуючі продукти і послуги теж стали більш складними з технологічної точки зору. У наш електронно-цифровий вік все важче знайти нову продукцію, що не містить хоча б один мікрочіп Складність продукції зумовила необхідність інтегрувати несумісні технології. І для вирішення цього завдання саме управління проектом виявилося вкрай необхідним і своєчасним.
Зменшення розміру корпорацій. Після багаторічного прагнення до зростання та панування стереотипу «чим більше, тим краще» організації зіткнулися з неприємною реальністю, що «більше» означає і больцше витрати. За останнє десятиліття відбулися різкі зміни в житті багатьох організацій. Скорочення (або приведення кількості працюючих до норми і збереження тільки основних фахівців) стало необхідним для виживання багатьох фірм. Середньої ланки менеджерів більш не існує. У сучасних, набагато менш роздутих організаціях, де постійно відбуваються зміни, управління проектом замінює середню ланку управління. Зменшення розміру організацій закономірно призвело до зміни ставлення організацій до проектів. Сьогодні вкрай рідко великий проект проводиться силами однієї організації. Компанії намагаються вивести за свої рамки значні частини проектних робіт і менеджерам проектів доводиться керувати не тільки працівниками своїх компаній, але і колегами з інших організацій.
Більше уваги клієнтові. Усилившаяся конкуренція зробила прибуток компаній більш залежною від задоволеності клієнта. Клієнти ж більш не задовольняються товарами і послугами, виробленими з розрахунком на масове споживання. Їм потрібні товари і послуги, вироблені тільки для них і задовольняють конкретно їх потребам. Подібна вимога об'єктивно стимулює більш тісну співпрацю виробника зі споживачем. Керівники бухгалтерій та відділів продажів у все більшій мірі починають грати роль менеджерів проектів, працюючи в організаціях так, щоб забезпечити задоволення потреб і побажань кожного їх клієнта. Такі зміни на практиці призвели до виробництва товарів і послуг для конкретного клієнта. Наприклад, купити набір ключок для гольфу 10 років тому було досить простою справою. Ви робили вибір, грунтуючись на ціні і на те, чи зручні вам дані ключки. Сьогодні існують ключки для гравців високого і низького зросту, ключки для гравців, що намагаються підрізати м'яч, ключки для гравців, що намагаються підчепити м'яч, високотехнологічні ключки, що використовують останні досягнення в області металів і сплавів і гарантують таким, чином збільшення дальності кидка м'яча, і т. д. Управління проектом при цьому є вкрай важливим, для того щоб зуміти зробити подібного роду товари і послуги, орієнтовані на конкретного клієнта, і отримати прибуток.
Швидкий розвиток країн третього світу і країн із закритою економікою. Геополітичні зміни в світі за останні 15 років привели в багатьох країнах до вибуху попиту на споживчі товари і інфраструктурні послуги, який перш за довгий час залишався незадоволеним. Компанії ряду передових у технологічному відношенні країн Заходу відчайдушно борються за поставку саме своїх товарів і послуг на нові ринки, і багато хто з них використовують методи управління проектом для створення каналів експорту і своїх представництв за кордоном. Таким чином, зміни в світі, про які йде мова, створили величезний ринок для чисто проектної роботи в галузях капітального будівництва та телекомунікацій, так як ці країни намагаються пожвавити свою неефективну промисловість і застарілу інфраструктуру. З метою зниження ризику і максимального використання кращих працівників все більше і більше іноземних фірм створюють спільні підприємства з місцевими фірмами для виконання великих і малих проектів. Такі спільні підприємства на чільне місце висувають здатність фахівців в галузі управління проектами адаптуватися до національних особливостей і цінностей, стилю роботи і орієнтирів в інших країнах.
Маленькі проекти підносять великі проблеми. Швидкість змін, необхідних для того, щоб залишитися конкурентоспроможними або хоча б на плаву, створила такий організаційний клімат, в якому сотні проектів повинні виконуватися одночасно. У цьому кліматі виникла мультипроектного середу с.огромним кількістю нових проблем. Для керівників високого рівня однієї з основних проблем є необхідність спільного використання та пріоритетного розподілу ресурсів за проектами. Керівник невеликого проекту часто стикається навіть з великою кількістю найрізноманітніших проблем, ніж керівник одного гігантського проекту. Найчастіше в організаційній культурі відсутня підтримка невеликих проектів, а системи контролю відсутні зовсім. Тисячі компаній, що виробляють товари і послуги, стикаються з постійно розробляються безліччю проектів. Багато фірм взагалі не уявляють, які проблеми можуть виникнути в результаті неефективного керівництва малими проектами. Малі проекти, як правило, пов'язані з тими ж або навіть більшими ри ками що і великі. Помилково вважати, що малі проекти надають незначний ве вплив на основну роботу, так як вони не вимагають великого кіль кості завжди обмежених ресурсів і / або грошей. Через те, що малих проектів, як правило, дуже багато і всі вони виконуються одночасно, а сприйняття неефективності таких проектів дуже слабке, їх неефективність практично ніколи не вимірюється. На жаль, треба зауважити, що саме малі проекти дуже часто призводять до великих фінансових втрат. Щорічно на малих проектах організації втрачають багатьох клієнтів і мільйони доларів.
Багато малі проекти можуть відволікати людські ресурси підприємства і обумовлювати таким чином невидимі витрати, які не вимірюються системою бухобліку організації. Організації, що працюють одночасно над безліччю малих проектів, стикаються з найважчими проблемами і в галузі управління проектом. Ключовим стає питання: як створити організаційну середу, що підтримує управління безліччю проектів. Необхідний процес ра ^ раооткі і визначення пріоритетів в портфелі малих проектів, який би сприяв мети організації.
На закінчення відзначимо, що в світі бізнесу існує безліч найрізноманітніших чинників, що роблять хороше управління проектом все більш актуальним у всіх галузях і секторах промисловості. Очевидно, що управління проектом ідеально підходить до бізнесу, де необхідні підзвітність, гнучкість, інновації, швидкість і постійне вдосконалення. Однак люди не відразу і не просто усвідомлюють необхідність змін; в наступному розділі ми розповімо про те, як повільно і поступово приживаються в організації методи управління проектом.
ВИПАДОК ІЗ ПРАКТИКИ Виникнення e.Schweb.
Додаток, який вибрали інженери, виявилося дуже простий, заснованої на Web-сторінках, системою торгівлі цінними паперами. Їх програма дозволяла будь-якого сервера Schwab приймати замовлення з будь-якого Web-браузера будь-якого персонального комп'ютера, пропускати їх через всі складні системи підтримки і великі комп'ютери фірми Schwab, виконувати ці замовлення і посилати підтвердження про виконання назад, на персональний комп'ютер замовника. У той час найбільше, що могли існуючі системи торгівлі через Web, так це роздруковувати замовлення для їх подальшого внесення вручну в іншу систему, розбиваючи таким чином саму ідею автоматизованої торгівлі. Як виявилося згодом, програмістів Лепор найменше цікавила організація брокерської торгівлі в он-лайновому режимі, але вони дуже хотіли заручитися підтримкою Лепор для продовження своїх розробок в області створення програмного забезпечення, що виконує посередницькі функції між різними системами. Але Лепор і Шваб миттєво розпізнали, що може дати те, що їм тільки що продемонстрували. «Я ледве зі стільця не впав», - згадує Шваб.
Протягом наступних кількох тижнів була створена незалежна проектна група для створення системи торгівлі через Web і впровадження її в компанії Schwab. Команда складалася з менеджерів Schwab, в яку залучили також ізраїльського інженера Гідеона сесон, якого Ленор переманив з IBM, і той очолив в проектній групі напрямок технологічних розробок. Почавши працювати в обстановці повної секретності, команда розрослася до 30 осіб і поступово перетворилася в самостійний підрозділ електронного брокерства, назване е.Schwab, яке в обхід звичайної структурної ієрархії Schwab був підзвітний безпосередньо другому генеральному директору фірми Девіду Потруку.
Одночасно кілька інших сильно дисконтних брокерських фірм, таких як E
Trade і Ameritrade, намагалися довести до досконалості свої системи торгівлі через.
Web. «Нам довелося придумувати, як конкурувати з цими невеликими брокерськими конторами, - каже Потрук. - Тому нам потрібна була група, схожа на них: гнучка, мобільна, яка не залежить від бюрократії ». Справді, той час було насичене різного роду нарадами, куди кожен міг прийти і запропонувати будь-які ідеї.