Як відомо, в кожній організації виконується два види діяльності: операції і проекти. Операції - це рутинні регулярно виконуються дії, виконання яких призводить до стандартного результату, тоді як проекти - це тимчасові заходи, в результаті виконання яких створюється унікальний продукт або послуга.
Операційна діяльність - це ті процеси, які налагоджені в організації і працюють (конвеєр, виробничі процеси, бухгалтерія тощо). Завданням цих процесів є забезпечення життєдіяльності організації в її нинішньому стані.
Проекти з'являються тоді, коли організація розвивається. Висновок на ринок нової торгової марки, продукту, розробка нової послуги або відкриття нового магазину - це приклади проектів. В результаті виконання проектів організація оптимізує операційні процеси, розширює асортимент або набуває конкуруючі організації.
Зростаючий інтерес до управління проектами в Росії безумовно викликаний активним ростом російських компаній, і якщо перша хвиля фірм, що впровадили управління проектами, були великі компанії, то тепер ці технології починають впроваджувати компанії меншого розміру. Керівники компаній, що розглядають управління проектами як управлінську технологію, часто запитують про те, що це може дати підприємству, і в цій статті ми коротко розглянемо основні вигоди від впровадження управління проектами.
Досягнення результатів проектів
Згадайте, скільки разів Вам доводилося зупиняти або навіть закривати проект через те, що поставлені Вами завдання були неправильно інтерпретовані командою проекту? Чи траплялося таке, що при завершенні проекту Ви як замовник проекту отримували не зовсім ті результати, заради яких починався проект?
Впровадивши систему управління проектами, керівництво організації отримує гарантію того, що завдання будуть чітко ставиться перед проектними командами, і в результаті виконання проекту організація буде отримувати саме ті результати, які були потрібні. Не менш важливо і те, що всі члени команди проекту, включаючи і керівника організації, який замовив проект, будуть однозначно розуміти критерії успішності проекту - тобто, при дотриманні яких умов проект буде визнаний успішним, в якому випадку - не буде.
Контроль термінів і бюджетів проектів
Важливо не тільки отримати потрібний результат проекту, але і укластися в узгоджені заздалегідь терміни і бюджет при його реалізації. Як часто при старті проекту у Вашій організації керівник повідомляє команді проекту про існуючі в проекті обмеження тривалості і бюджету? А як часто замовник проекту визначає пріоритети цих обмежень ( «терміново, за будь-які гроші» або «бюджет фіксований, терміни будь-які», або «зробити до першого числа, але можна зробити не всі» і т.д.)?
Систематизація проектного управління дає організації єдиний підхід до управління проектами, забезпечуючи, що, наприклад, неможливо запустити проект без затвердженого календарного плану. Крім того, в організації з'являються єдині принципи планування термінів і бюджетів проектів, наприклад, з урахуванням ризиків, з урахуванням типових для проектів операцій і т.д. Все це робить плани більш реалістичними і реалізованими і, відповідно, призводить до того, що в середньому проекти виконуються в рамках виділених термінів та бюджетів.