Після проведення закупівлі на руках у замовника залишається велика кількість документів: план-графіків, планів, протоколів, контракту і так далі. Їх необхідно заархівувати і відправити на зберігання. Це робиться на випадок виникнення претензійних суперечок або перевірки контролюючих органів. Але постає резонне питання, скільки років слід зберігати у себе ці документи.
Однозначної відповіді на питання 44-ФЗ не дає. Але в ньому можна знайти вказівки на строки зберігання документів, що залишилися після окремих процедур. Так, відповідно до статті 53 заявки на участь в конкурсі, протоколи, вся конкурсна документація та зміни до неї підлягають зберіганню протягом трьох років. Після цього замовник на свій розсуд може продовжити її зберігання або передати на знищення.
Відповідальність за зберігання документації, пов'язаної з електронними аукціонами покладається також і на електронні торгові майданчики. Це встановлено пунктом 10 статті 60.
Трирічний термін зберігання документів підтверджується і статтею 196 Цивільного кодексу. Саме такий період вважається терміном позовної давності. Відповідно, більш тривале зберігання з точки зору дозволу претензійних ситуацій не має сенсу.
Одночасно з цим Міністерство культури видало наказ за номером 273, в якому затверджується перелік документів, які підлягають тривалому зберіганню. З цього наказу випливає висновок, що всю документацію, що має відношення до закупівель державних установ, необхідно зберігати протягом п'яти років. Відомості про великі закупівлі повинні зберігатися не менше 10 років.
Що ж робити замовнику?
- Наказ Міністерства культури йде в розріз з 44-ФЗ. Відповідно до російського законодавства федеральні закони мають пріоритет над наказами окремих міністерств. У зв'язку з цим, щоб уникнути конфліктних ситуацій замовнику варто керуватися наступними правилами:
- Документи, які відносяться до закритих аукціонів і конкурсів, зберігати протягом мінімум трьох років.
- Документи по всім іншим видам закупівель зберігати протягом п'яти років.
- Всю документацію, яка стосується великих закупівель, зберігати не менше 10 років. А по закінченню цього терміну передавати в архів.
Дотримання таких правил допоможе в майбутньому уникнути конфліктних ситуацій при перевірці контролюючими органами.