- реєстраційний номер документа;
- місце складання або видання документа;
- заголовок до тексту;
- позначка про виконавця;
- позначка про виконання документа і направлення його до справи;
- ідентифікатор електронної копії документа.
Факсимільний термінал (телефакс) - пристрій, що забезпечує перетворення графічної інформації на паперовому носії в електричні сигнали, їх передачу але мереж електрозв'язку та прийом - зворотне перетворення. При використанні комп'ютерів як факсимільні терміналів графічна інформація може бути представлена у формі файлів, що зберігаються на пристрої довготривалої пам'яті обчислювальної системи.
Факсимільний зв'язок дозволяє передавати тексти, таблиці, малюнки, креслення. Важлива перевага факсимільного зв'язку - відправка графічної інформації та її отримання на паперовому носії, що неможливо при використанні телеграфної чи телексного зв'язку.
По каналах факсимільного зв'язку можуть бути передані будь-які види документів. Вимоги до їх складання та оформлення визначаються видом відправляється документа - оригіналу (договору, протоколу, акту і т.д.). Однак в більшості випадків факсограми служать засобом оперативного ведення переписки та оформляються з урахуванням вимог, що пред'являються засобами факсимільного зв'язку.
В даний час в законодавстві і інструкціях з діловодства немає єдиного підходу до визначення юридичної сили факсограм. У законодавстві визнається принципова можливість їх використання при укладанні угод, поданні звітних і статистичних даних. Разом з тим в підзаконних актах і на практиці існує ряд обмежень на використання факсограм, які, зокрема, пов'язані з тим, що вони не містять справжніх підписів і відбитків печаток. У ряді випадків факсограми приймаються до виконання тільки за умови, що в подальшому піде посилка документа-оригіналу.
Існують певні вимоги до документів, що відправляються факсимільним зв'язком, що залежать від передавальної і приймаючої апаратури (телефаксу). Все, що підлягає передачі телефаксом (текст, фотографія, креслення і т.п.), повинна розміщуватись в межах обмежувальної рамки телефаксу. Сучасна телефаксного апаратура передає аркуші формату А4.
Відправляються документи повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом або написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом, пастою кулькової ручки, тушшю. Не рекомендується відправка документів, віддрукованих з використанням червоного, зеленого, жовтого кольорів; на червоній або сірому папері; а також надрукованих шрифтом слабкою контрастності або з недостатньою чіткістю. Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія відправляється документа. На лицьовій стороні оригіналу не повинно бути зморшок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці.
Приклад форми заявки, призначеної для передачі по факсу
Правила передачі і прийому документів з використанням факсимільного зв'язку закріплюються в інструкціях з діловодства і включають такі основні положення.
1. Апарати факсимільного зв'язку (телефакси), що мають офіційні номери організації, встановлюються в Службі документаційного забезпечення управління. Доставка факсограм в структурні підрозділи забезпечується співробітниками, відповідальними за діловодство цих підрозділів. Контроль за використанням апаратури факсимільного зв'язку, встановленої в підрозділах організації, здійснюється їх керівниками.
2. Документ для передачі по каналу факсимільного зв'язку здається з заявкою встановленого зразка, яка була підписана керівником підрозділу. Заявки зберігаються протягом одного року.
3. По каналах факсимільного зв'язку передаються документи, що вимагають термінової передачі інформації.
4. До передачі приймаються оригінали та завірені копії документів.
5. Обсяг переданого документа обмежується (відповідно до інструкцій з діловодства в різних організаціях це обмеження може становити від 2 до 10 сторінок).
Приклад оформлення факсограми
7. Забороняється передавати тексти документів з інформацією обмеженого доступу (секретні, з позначками "Для службового користування", "Не для друку" і т.д.).
8. У тому випадку, коли документ направляється в сторонні організації, на документі вказується номер факсу (з кодом країни, міста) одержувача. На переданій документі у верхньому правому куті проставляється відмітка "Факс з досилання" або "Факс без досилання". Якщо документ посланий па узгодження, то на першому аркуші документа вказується "Проект".
10. Реєстрація факсограм, призначених для відправки або надійшли в організацію, здійснюється в картотеках (журналах) встановленої форми.
а) абонентські факсимільні служби - Телефакс (служба реального часу) і Комфакс (служба з проміжним накопиченням);
б) клієнтська факсимільний служба - бюрофакс;
в) факсимільні служби, подача повідомлень в яких здійснюється з використанням служби бюрофакс, прийом - з використанням служби Телефакс і навпаки (бюрофакс - Телефакс, Телефакс - бюрофакс).
Служба Телефакс забезпечує з'єднання абонентських факсимільних терміналів як усередині країни, так і з абонентськими факсимільними терміналами, розташованими в інших країнах.
Клієнтська служба "бюрофакс" призначена, в першу чергу, для надання послуг факсимільного зв'язку споживачам, які не мають власних факсимільних засобів. Служба "бюрофакс" забезпечує передачу, прийом і доставку повідомлень за допомогою факсимільного термінального обладнання, наявного в так званих бюро загального користування (на базі служби доставки телеграм і відділень зв'язку). Служба "бюрофакс" забезпечує надання споживачам таких послуг:
- подачу документа для відправки через операційне вікно передавального відділення зв'язку;
- подачу документа з факсимільного установки відправника;
- доставку факсимільного повідомлення засобами електрозв'язку на факсимільний установку одержувача;
- доставку факсимільного повідомлення засобами пошти;
- видачу факсимільного повідомлення одержувачу без попереднього повідомлення (до запитання);
Спосіб доставки повідомлення одержувачу визначається відправником.
Абонентська служба "Комфакс" - факсимільний служба з проміжним зберіганням, забезпечує абонентам широкий набір додаткових сервісних послуг, в тому числі:
- передачу повідомлень в заздалегідь призначений час;
- автоматичне скидання повідомлень на термінал одержувача;
- отримання повідомлень в заздалегідь певний інтервал часу;
- організацію абонентських факсимільних поштових скриньок;
Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter