Співробітник організації (м.Москва) направлений у відрядження по території РФ. Під час відрядження він користувався послугами таксі, щоб дістатися з аеропорту до готелю і назад. За користування послугами таксі видана квитанція, в якій вказані номер, серія, дата виконання замовлення, маршрут прямування, сума, стоять підпис касира і печатка, касовий чек відсутній. В організації є положення про відрядження, згідно з яким працівнику відшкодовуються витрати на проїзд в аеропорт (з аеропорту) або на вокзал (з вокзалу) в місцях відправлення, призначення чи пересадок, в тому числі на таксі, на провезення багажу.
Чи може організація взяти квитанції за послуги таксі під час відрядження в якості первинних документів? Чи може організація зменшити витрати з податку на прибуток на послуги таксі згідно квитанції, якщо касовий чек відсутній?
Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
З метою оподаткування прибутку організацій квитанція в формі бланка суворої звітності з необхідними реквізитами є документальним підтвердженням витрат працівника на таксі від аеропорту до готелю і назад.
При обчисленні ПДФО вказаний документ є також підставою для виключення вартості послуг таксі з оподатковуваної бази.
Податок на прибуток організацій
ТК РФ надає роботодавцям (за деякими винятками, передбаченими частинами другою та третьою ст. 168 ТК РФ) право самостійно визначати в колективному договорі або локальному нормативному акті порядок і розмір відшкодування додаткових витрат, пов'язаних з необхідністю виконання трудових функцій поза місцем постійної роботи.
Витрати на відрядження, в тому числі вартість проїзду працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, враховуються у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При цьому для цілей глави 25 НК РФ витратами організації визнаються обгрунтовані і документально підтверджені витрати, здійснені (понесені) платником податків (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Згідно п. 1 ст. 252 НК РФ під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами , побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу в с відно до договором). Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.
Відповідно до пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ витрати організації на відрядження, зокрема на проїзд працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і (або) реалізацією. Датою здійснення витрат визнається дата затвердження авансового звіту (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Тобто витрати на відрядження враховуються на підставі затвердженого в установленому порядку авансового звіту та інших документів, які свідчать про фактично здійснені витрати і які засвідчують фактичний термін перебування працівника у службовому відрядженні, оформлених відповідно до критеріїв ст. 252 НК РФ.
В силу ст. 11 НК РФ інститути, поняття і терміни цивільного, сімейного та інших галузей законодавства Російської Федерації, використовувані в НК РФ, застосовуються в тому значенні, в якому вони використовуються в цих галузях законодавства, якщо інше не передбачено НК РФ.
При цьому згідно з п. 111 Правил фрахтувальник видає фрахтувальника касовий чек або квитанцію в формі бланка суворої звітності, що підтверджують оплату користування легковим таксі (далі - квитанція).
Зазначена квитанція повинна містити обов'язкові реквізити, передбачені в додатку N 5 до Правил, а саме:найменування, серію і номер квитанції на оплату користування легковим таксі;
дату видачі квитанції на оплату користування легковим таксі;
вартість користування легковим таксі;
прізвище, ім'я, по батькові та підпис особи, уповноваженої на проведення розрахунків.
У квитанції на оплату користування легковим таксі допускається розміщення додаткових реквізитів, які враховують особливі умови здійснення перевезень пасажирів і багажу легковими таксі.
Відмова від видачі підтверджують надану послугу документів тягне за собою адміністративну відповідальність, встановлену частиною 2 ст. 14.5 КоАП РФ.
Тобто, якщо пред'явлений співробітником документ відповідає вищезгаданим критеріям, витрати по оплаті таксі можуть бути враховані при оподаткуванні прибутку.
Таким чином, якщо прикладені підзвітною особою квитанції таксі відповідають зазначеним в попередньому розділі вимогам, то такі квитанції є документами, що підтверджують цільове витрачання коштів на проїзд в цілях застосування п. 3 ст. 217 НК РФ. Якщо ж зазначеним вимогам ці квитанції не відповідають, то прийняття їх в якості документального підтвердження понесених співробітником витрат тягне за собою істотні податкові ризики, в тому числі в частині ненарахування ПДФО за п. 3 ст. 217 НК РФ.
Пропонуємо Вам ознайомитися з матеріалами:
- Енциклопедія рішень. Облік витрат на відрядження по території РФ;
- Енциклопедія рішень. Облік відшкодування витрат на проїзд до місця відрядження і назад.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
професійний бухгалтер Молчанов Валерій
Відповідь пройшов контроль якості
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.