Постарайтеся спланувати час для ревізії своєї системи. Тут існують два шляхи, а саме: шлях «великого стрибка» і шлях внесення незначних, але частих змін. Перший з них має на увазі проведення ретельної ревізії системи, скажімо, раз на три місяці. Другий - пересортовування декількох папок в кінці кожного робочого дня. Обидва шляхи мають свої недоліки. Якщо ви перевантажені роботою, а хто зараз не перевантажений, то «великий стрибок» може постійно відкладатися на невизначений час, поки в системі насправді не виникне серйозна проблема. Недолік другого способу полягає лише в тому, що на вироблення звички по проведенню таких заходів у вас піде значна кількість часу.
Як би там не було, в будь-якому випадку ви повинні бути безжальні по відношенню до сміття, але при цьому не давати собі загрузнути в трясовині раптово виникаючих побічних завдань. Якщо в процесі роботи ви виявите, що деякі матеріали були неправильно розміщені або одну папку слід об'єднати з іншою, надсилайте матеріали туди, куди вони повинні бути відправлені, але утримайтеся від спокуси відразу взятися за пересортовування відповідної папки, якщо ця папка ще не проходила обробку . Всьому свій час.
В організаціях все більшого поширення завойовує спільне використання картотек, створених в паперовому та електронному вигляді. Переваги такої системи полягають в тому, що вона економить час і простір в порівнянні з традиційною системою реєстрації і зберігання документів, а також в значній мірі полегшує їх пошук.
Обговорення питання систем зберігання документів в масштабах компанії виходить за рамки даної книги, але, хочу сказати, що в даний час такі системи недорогі, а методи їх використання прості. Ви можете використовувати їх в стандартних персональних комп'ютерах для роботи з маломасштабної персональної системою реєстрації і зберігання даних. Крім комп'ютера, ви повинні мати відповідне програмне забезпечення і два елементи апаратних засобів: засіб введення документів в пам'ять комп'ютера (сканер) і пристрій зберігання великого обсягу інформації, таке, наприклад, як пише дисковод компакт-дисків. Такі пристрої в даний час недорогі і продаються, найчастіше, разом з безкоштовним комплектом програмного забезпечення, що дозволяє створити систему реєстрації та зберігання даних. На компакт-диску ви можете зберігати великі обсяги інформації, а за допомогою друкарської апаратури записувати, стирати і переписувати її по багато разів майже таким же чином, як ви робите це зі звичайною дискетою (рис. 7. 1).
комп'ютер, то при їх подальшого запису на компакт-диск ви виявите, що диск заповнюється в повному обсязі швидше, ніж ви б того хотіли.
