BPMS (Business Process Management Suite) - це клас програмного забезпечення для управління бізнес-процесами та адміністративними регламентами (вживаються також терміни BPM-система і просто BPM). Використання BPMS дозволяє організувати еффектіность взаємодія між управлінцями та ІТ-фахівцями, краще використовувати існуючі і прискорити розробку нових інформаційних систем. Основні функції BPMS - моделювання, виконання і моніторинг бізнес-процесів. Грунтуючись на даних моніторингу, організації виявляють вузькі місця і вдосконалять свої бізнес-процеси. Цикл управління замикається, коли за допомогою BPMS змінені бізнес-процеси оперативно впроваджуються в експлуатацію.
Рішення в області Business Process Management (BPM) дозволяють компанії провести оптимізацію бізнес-процесів, використовуючи існуючі програми. Як правило, рішення BPM - це комплекс відкритих, заснованих на стандартах компонентів для моделювання, виконання, управління та оптимізації бізнес-процесів, а також інтеграції корпоративних додатків.
Створювані в рамках інтеграції додатків сервіси є «цеглинками», з яких можна будувати послідовність виконання в інтегрованій системі «наскрізних» бізнес-процесів, які об'єднують процеси різних функціональних областей. Система BPM забезпечує формування послідовності автоматично виконуваних кроків бізнес-процесу і правил взаємодії додатків (передачі інформації) на кожному з цих кроків. Модулі BPM провідних виробників інтеграційних платформ надають можливість проектування, розробки, тестування, виконання, відстеження та управління бізнес-процесами. Додатки класу BPM служать зручним інструментом модифікації інтегрованої інформаційної системи в умовах зміни (реінжинірингу) бізнес-процесів підприємства.
Малюнок 8.5 - Бізнес-схема підприємства
Основна ідея BPM-системи гранично проста.
Беремо опис бізнес-процесу (на зразок тих, що давно і успішно створюються фахівцями з реінжинірингу бізнес-процесів) і відстежуємо його виконання за допомогою спеціалізованої комп'ютерної програми.
Традиційний спосіб автоматизації бізнес-процесів - розробка або придбання готового прикладного програмного забезпечення. Однак на практиці прикладні програми автоматизують тільки частина кроків бізнес-процесу, а головне - внесення навіть невеликих змін в схему бізнес-процесу означає необхідність перепрограмування і великі витрати часу. В результаті прикладні програми не встигають оновлюватися в тому темпі, який диктують умови, що змінюються бізнесу і потреби самого підприємства. Спочатку BPM-системи з'явилися як рішення саме цієї конкретної проблеми.
Суть BPM-рішення полягає в тому, що бізнес-процес описується на мові, який може безпосередньо виконуватися спеціалізованою програмою.
Складові частини BPMS. Типова BPM-система складається з стандартного набору компонент, відповідних добре відомим стадіях життєвого циклу бізнес-процесу: проектування, виконання, моніторингу.
Проектування. Під проектуванням розуміється розробка схеми бізнес-процесу. До складу BPM-системи зазвичай входять:
1. Графічний дизайнер для малювання схеми бізнес-процесу
2. Сховище для її зберігання та організації спільного доступу
Процедура створення моделі бізнес-процесу мало чим відрізняється від звичної для бізнес-аналітиків процедури малювання схем. Намалювати кроки, описати бізнес-логіку, визначити групи користувачів і перелік вводяться на кожному кроці реквізитів.
Результат зберігається на сервері, після чого процес може бути ініційований. При необхідності в схему можна вносити зміни, не вдаючись до допомоги програмістів. Альтернативно, схема бізнес-процесу може розроблятися в будь-якому з традиційних засобів моделювання бізнес-процесів і переноситися в BPM-систему за допомогою імпорту-експорту.
Виконання. Ядром BPM-системи є його «движок» (BPM Engine). Він стартує екземпляри бізнес-процесів, відстежує зміну їх станів, зберігає значення реквізитів, виконує бізнес-правила. Якщо порівняти схему бізнес-процес з нотами, гра за якими виробляє приємну для слуху мелодію, то BPM Engine - це механічне піаніно, грає за цими нотах.
Ядро BPM-систем надає також інтерфейси для стикування із зовнішніми додатками - спеціальні адаптери, Вебсервіс, драйвери для доступу до реляційних баз даних або до інших джерел даних. Використання цих інтерфейсів залежить від типу бізнес-процесу:
1. Відносно невелику частку складають бізнес-процеси, які BPM-система може виконати повністю автоматично, запустивши ряд спеціалізованих програм. Наприклад, інтернет-провайдер при активації нового клієнта повинен створити для нього обліковий запис на сервері, додати інформацію в системну службу імен, в конфігураційні файли веб-сервера і електронної пошти і нарешті, сформувати рахунок і відправити його користувачеві разом з повідомленням про активацію сервісу. Кожна операція виконується окремою програмою (в ідеалі через стандартизований інтерфейс - Вебсервіс), а BPMS грає роль планувальника.
2. Найбільш поширений тип бізнес-процесів, що передбачає як стикування зі спеціалізованими додатками, так і участь живих людей. Наприклад, співробітник фінансового відділу повинен зареєструвати факт оплати в ERP-системі як крок бізнес-процесу реалізації товару. Цей сценарій вимагає розробки інтерфейсних програм, які працюють і з контекстом бізнес-процесу (тобто з його реквізитами), і з зовнішньої прикладної програмою або базою даних. В контексті бізнес-процесу зберігаються посилання - номер платіжки, код контрагента - за якими розгорнуту інформацію можна отримати з зовнішнього застосування або бази даних на наступних кроках бізнес-процесу. Розробка таких комплексних програм зазвичай - найбільш трудомістка частина проекту BPM.
3. Нарешті, існують кроки бізнес-процесів, автоматизувати які неможливо або дуже складно. (Наприклад, бізнес-процес може включати риття канави - ясно, що це завдання не для комп'ютера.) У такій ситуації BPM-система подасть користувачеві сигнал про те, що йому доручено певне завдання, і буде чекати від нього підтвердження про виконання.
Ключовий елемент інтерфейсу користувача BPM-системи - т.зв. «Персональний список завдань», перелік кроків запущених екземплярів бізнес-процесів, призначених даному конкретному користувачеві або рольової групи, до якої він належить:
Завдяки такій організації роботи виконавцю за комп'ютером не доводиться думати, з якою функцією і якого саме зовнішнього застосування йому пора працювати: він бачить перелік призначених йому завдань, і коли він бере чергове завдання собі на виконання, потрібна програма запускається автоматично.
BPM-системи надають доступ через веб-інтерфейс, що дозволяє максимально легко залучати до колективну роботу співробітників територіально віддалених підрозділів і організацій-контрагентів.
Моніторинг. BPM-система здійснює контроль бізнес-процесів двома шляхами:
1. Менеджеру не доводиться з'ясовувати «на кого стрілка» - для кожного екземпляра бізнес-процесу це наочно показує динамічно формується графічне зображення. Наприклад, ось як може виглядати графічне зображення екземпляра процесу, схема якого розглядалася вище.
2. Зеленим кольором позначені кроки процесу, які виконуються в даний момент; в розглянутому прикладі паралельно виконуються два кроки, один з яких відповідає основній послідовності робіт, а другий служить для контролю процесу його ініціатором. Червоні стрілки показують пройдений маршрут.
3. BPM-система накопичує цінну статистику про параметри виконання примірників бізнес-процесів: інтенсивність (число екземплярів в тиждень або місяць), тривалість (час від запуску до завершення), навантаження на окремих фахівців (число і тривалість виконаних завдань).
BPM-системи, як правило, надають базовий набір звітів за показниками бізнес-процесів. На їх основі можуть бути сконструйовані т.зв. «Ключові показники ефективності» (KPI, Key Performance Indicators), які, в свою чергу, можуть бути пов'язані з «системою збалансованих показників» (BSC, Balanced Scoreсard).
Архітектура типового BPMS. Рішення BPM використовують інжиніринг закритого циклу для виявлення розривів в процесах, що дає Вашої компанії можливість контролювати повний життєвий цикл бізнес-процесів. В результаті Ви отримуєте швидку і гнучку платформу, засновану на існуючих програмах, яка дозволить вам оперативно реагувати на нові вимоги бізнесу і підвищувати продуктивність.
Системи управління бізнес-процесами забезпечують істотні переваги на двох рівнях. Перший рівень - стратегічний, він включає такі переваги, як зв'язок між повсякденною діяльністю компанії і її стратегічними установками. Другий рівень - кількісний: це ті переваги, які можна порахувати чи виміряти, наприклад, економія мільйонів доларів або скорочення термінів, наприклад, введення і узгодження договорів з днів до декількох хвилин. І ще одна перевага, може бути, найважливіше - зміна атмосфери в колективі, орієнтація співробітників на підвищення ефективності їх праці, інформованість про те, як їх дії впливають на загальний результат і в цілому на стан компанії на ринку, а також більш швидка і активна реакція на зміни в конкурентному середовищі.
Області застосування. В основі систем управління бізнес-процесами лежить процесний підхід, і вони найкращим чином підходить в першу чергу для автоматизації процесів орієнтованих на клієнта і наскрізних бізнес-процесів Компанії.
Найчастіше системи управління бізнес-процесами застосовуються при автоматизації складних наскрізних бізнес-процесів, що включають кілька підрозділів компанії і функції багатьох існуючих інформаційних систем, підпорядкованих одній загальній меті.
Іншим поширеним випадком є автоматизація тих областей, для яких немає готових, добре зарекомендували, або щодо доступних готових рішень.
Також системи управління бізнес-процесами стануть у пригоді при необхідності швидкої (від одного до декількох місяців), точкової автоматизації будь-якого крітіческіважного бізнес-процесу Компанії.