Процес прийняття управлінських рішень заснований на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні документи: акти, довідки, зведення, доповідні записки, листування та ін.
Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручення, не зобов'язують діяти строго певним чином, як розпорядчі документи, але подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливість цих документів є те, що йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчих організацій до вищої.
Акт - це документ, який складається групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти або події.
Приводи складання акта можуть бути різними, звідси і велика кількість їх різновидів:
· Акти ліквідації (установ, підприємств, організацій);
· Акти прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.);
· Акти прийому об'єктів;
· Акти проведення випробувань;
· Акти знищення справ;
· Акти зіпсованих товарів;
· Акти розслідування нещасних випадків, аварій та ін.
Дата і місце складання акту повинні відповідати даті актіруемого події і місця його складання.
Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації і пропозиції).
Акт може мати гриф погодження.
Акт оформляють на загальному бланку організації.
Текст акту складається з двох частин - вступної та констатуючої.
У вступній частині вказується:
· Підставу для складання акта (розпорядчий документ, нормативний документ, договір і т.п.);
· Особи, що становлять акт.
У констатуючій частині викладають цілі, завдання і істота роботи, поробиш укладачами акту, встановлені факти і результати. Реєстрація розірвання може бути оформлена у вигляді таблиці.
У заключній частині акта роблять висновки або дають рекомендації. На акт може закінчуватися і констатацією фактів.
Кількість примірників акта визначається наявністю зацікавлених в цьому документі сторін або нормативними документами, що регламентують його складання.
Акт підписують голова і всі укладач. Якщо хто-небудь з укладачів не згоден з актом, він підписує його із застереженням про свою незгоду. Його особлива думка оформляється на окремому аркуші і додається до акта.
Акт затверджується і завіряється печаткою.
Формуляр-зразок АКТУ складається з реквізитів:
· Назва структурного підрозділу - АКТ;
· Місце видання (місто);
· Грифи затвердження та погодження (якщо необхідно);
· Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, ділових зустрічах.
Протокол відображає діяльність по спільному прийняттю рішення колегіальним органом або групою працівників.
Протоколи діляться на:
· Протоколи засідань, створюваних в управлінській діяльності організації;
· Слідчі протоколи, які створюються деякими адміністративними органами і органами громадського порядку (протокол санітарного інспектора, пожежного інспектора, протокол дорожньо-транспортної пригоди та ін.);
· Протоколи договірного типу (протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей, протоколи узгодження ціни та ін.).
Протоколи по роботі колегіальних органів або групи працівників оформляються на підставі чорнових записів ходу засідань, стенограми засідання або звукозапису, а також матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списків запрошених тощо) .
Якщо засідання стенографуватися, то після засідання стенограму розшифровують, оформляють і докладають до протоколу.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках організації, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на стандартних аркушах паперу формату A4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу включає постійну і змінну інформацію.
Постійна інформація містить слова - «Голова», «Секретар», «Були присутні». Ці слова пишуться від початку лівого поля з великої літери.
До змінної інформації відносяться ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх.
Прізвища членів колегіального органу мають у своєму розпорядженні в алфавітному порядку через кому в рядок, через один інтервал.
Якщо членів колегіального органу більше 15-ти осіб, то вказують загальну кількість, а в дужках - позначку «список присутніх додається».
До прізвищами запрошених дописують найменування їх посади та організації.
Вступна частина протоколу включає всі питання порядку денного, які будуть вирішені або будуть обговорюватися на цій нараді.
Питання порядку денного формулюють в місцевому відмінку, відповідаючи на питання «про що?».
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ) пишуться прописними буквами, від початкового (лівого) поля, без розділових знаків (відкрита пунктуація).
Перед словом СЛУХАЛИ ставлять порядковий номер питання в порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
Якщо виступаючий надає текст виступу, то після тире вказують - «Виступ додається».
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа і в цьому випадку має посилання на дату і номер документа, а сам документ додається до протоколу.
Протоколи бувають двох видів: повні і короткі. Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні.
У кратному протоколі відсутній пункт «Виступили».
При необхідності за будь-якого питання порядку денного може проводитися виписка з протоколу.
За змістом доповідні записки поділяються на ініціативні, інформаційні та звітні.
Інформаційна доповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі або методах виконання роботи.
Звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапу, виконання вказівок, розпоряджень і т.п.
Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату A4. Підписує їх керівник організації.
Датою документа вважається дата її підписання.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.
Реквізити внутрішньої доповідної записки:
· Назва структурного підрозділу - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;
· Додаток (якщо є);
· Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Реквізити зовнішньої доповідної записки:
· Назва структурного підрозділу - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;
· Додаток (якщо є);
· Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Пояснювальні записки, як додаток до основного документа, що пояснюють і доповнюють його, оформляють на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.
Пояснювальні записки, де пояснюються причини поведінки, вчинки, ситуації, становлять окремі працівники. Як і внутрішні доповідні записки, вони можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Підписують такі записки укладачі.
Реквізити пояснювальній записці:
· Назва структурного підрозділу - Пояснювальна записка;
· Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Службові записки служать для передачі інформації з одного рівня управління на інший і часто є підставою для видання розпорядчих документів.
Текст службової записки зазвичай складають з двох частин. У першій частині викладають факти, що послужили приводом до її написання, в другій - роблять висновки і дають пропозиції щодо викладається питання.
Датою службової записки є дата її підписання.
Довідка - документ, що містить текстову інформацію по якогось певного питання.
Довідки ділять зазвичай на дві групи - з інформацією про факти та події службового характеру і видаються зацікавленим громадянам і установам, які засвідчують будь-якої юридичний факт.
Довідка з інформацією про факти та події службового характеру
Відображають різні ситуації. Їх складають на запит і подають у встановлені терміни.
Тема довідки може містити період часу або дату, на яку припадають наведені в довідці дані.
Підписують довідку особи, її складові і несуть відповідальність за надані дані.
Довідка, що засвідчує юридичний факт. (Підтвердження місця роботи, навчання, займаної посади, місця проживання і т.д.)
Видається або за запитом установи, або для зацікавлених громадян.
Це найбільш численна і щодня составляемая група довідок. Як правило, при складанні таких довідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату A5.
У тексті не повинно бути архаїчних зворотів, непотрібних слів: «справжня довідка», «дійсно вчиться». Текст запевняють підписом і печаткою.
· Назва структурного підрозділу - ДОВІДКА;
· Відмітка про наявність додатків (якщо є);
· Друк (при необхідності).
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Вона служить засобом спілкування з установами, приватними особами, дозволяє повідомляти різні відомості, повідомляти про події.
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що вимагають відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Реквізити формуляра-зразка ЛИСТИ:
· Відмітка про наявність додатків;
· Друк (при необхідності);
Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату A4 і A5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, його оформляють на бланку A5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1,5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.
Текст листа будують за схемою: вступ (наводяться мотиви складання листа, посилання на події, факти, рішення вищестоящих установ та інші фактори, які послужили підставою для складання листа); докази (обгрунтування питання, викладеного в листі); висновок (викладаються висновки, пропонуються рішення). В окремих випадках листи можуть містити одну заключну частину тексту без пояснень.
До тексту листа пред'являються вимоги: ясність, чіткість, стислість викладу, так як мета складання та надсилання листів зводиться, як правило, до спонукальних мотивів.
Телеграма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в зв'язку в особливим способом передачі тексту - по телеграфної мережі загального користування.
Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - в різні пункти.
Телеграму будують з двох частин, розділених рисою. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу (під рискою) - по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина ТЕЛЕГРАМИ містить такі реквізити:
· Прізвище посадової особи, яка підписала телеграму (може бути вказана його посада);
Друга частина ТЕЛЕГРАМИ містить такі реквізити:
· Підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка посади);