Пархачева М.А. ген. директор Консалтингової групи "Екон-Профі"
член Науково-експертної ради Палати податкових консультантів
Однак, на нашу думку, покупцеві не слід одночасно видавати і чек і прибутковий касовий ордер оскільки наведений вище порядок прийому готівки касиром організаціями не стосується випадків, коли грошові розрахунки здійснюються із застосуванням контрольно-касової техніки.
Справа в тому, що Порядок ведення касових операцій, а відповідно і порядок оформлення касових документів (прибуткових і видаткових ордерів) поширюється на випадки, коли мова йде про касира, що здійснює операції з готівковими коштами в спеціально обладнаному ізольованому приміщенні, спеціально призначеному для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки. При цьому приміщення каси має бути ізольовано, а його двері під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку 1. Зазвичай таке приміщення називають центральної касою.
Касир центральної каси зобов'язаний приймати грошові кошти за прибутковими касовими ордерами і видавати їх за видатковими касовими ордерами 2. які оформляються за спеціальними правилами, зазначеним у Порядку ведення касових операцій. Одночасно цей же касир все надходження і видачі готівки реєструє в пронумерованій, прошнуровані і опечатаних касовій книзі, яка існує в організації в єдиному екземплярі.
Одночасно з центральною касою в організаціях можуть існувати і операційні каси, в яких грошові кошти приймають касири-операціоністи із застосуванням контрольно-касової техніки. Зазвичай такі каси знаходяться в торговому залі організації чи іншому місці, що дозволяє відвідувачам отримувати до неї необмежений доступ. Місце касира-операціоніста не можна віднести до розряду спеціального сховища, призначеного для постійного зберігання грошових коштів і забезпечує дотримання Єдиних вимог щодо технічного укріплення і обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств, що пред'являються ЦБ Росії до центральної касі.
Обов'язки касира-операціоніста також інші, вони встановлюються не Порядком ведення касових операцій, а Законом про ККТ і прийнятими відповідно до нього іншими нормативними документами (зокрема, постановами Уряду Росії, що регулюють порядок застосування контрольно-касової техніки). Однією з таких обов'язків, встановлених в ст. 5 Закону про ККТ є обов'язок видавати покупцям (клієнтам) при здійсненні готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт в момент оплати видрукувані контрольно-касової технікою касові чеки. Іншим обов'язком касира-операціоніста є ведення обліку грошових розрахунків шляхом оформлення журналу касира-операціоніста та інших документів, пов'язаних із застосуванням контрольно-касової техніки.
Таким чином, порядок оформлення розрахунків з покупцями (клієнтами) оформляється різними документами залежно від того, застосовується чи ні контрольно-касова техніка при здійсненні тих чи інших операцій. У першому випадку гроші отримує касир-операціоніст і видає покупцеві касовий чек, а в кінці робочої зміни він підсумки гроші здає в центральну касу за прибутковим касовим ордером. У другому випадку грошові кошти надходять в центральну касу організації, і покупець отримує квитанцію до прибуткового касового ордеру. У будь-якому випадку покупець отримає тільки один документ, який підтверджує оплату товарів (робіт, послуг): або касовий чек або корінець прибуткового касового ордера.
Відзначимо, що позиція про те, що покупцеві слід видавати відразу два документи (чек і пріходнік), що підтверджують оплату товарів (робіт, послуг), призведе до того, що одна і та ж операція буде оформлена двічі, і перед бухгалтером постане питання: який з двох документів слід заносити в касову книгу при обліку коштів, що надходять і що робити з іншим документом 3.
Більш того, видавши корінець прибуткового касового ордера (одночасно пробивши ту ж суму на контрольно-касової техніки), організація навряд чи зможе в разі перевірки довести, що та ж сума пробита на касовій машині, оскільки всі суми в ній, як правило, знеособлені. Це дасть податковим органам можливість "покарати" організацію за незастосування контрольно-касової техніки. Процес доведення зворотного (швидше за все, в суді) може стати болісним і довгим.
До того ж зверніть увагу на те, що станеться в такій ситуації з контрагентом, представник якого матиме на руках і касовий чек, і корінець прибуткового касового ордера. Оскільки для складання авансового звіту йому досить одного документа, недобросовісний працівник може "використовувати" отриманий касовий чек і придбати собі особисто якісь товари. Звичайно, ми перебільшуємо ситуацію, але в якихось випадках можлива вона цілком імовірна.
Виходячи з викладеного, на наш погляд, організаціям при готівкових розрахунках з юридичними особами слід пробивати касовий чек без складання прибуткових касових ордерів. І тим більше без видачі корінця.
Зовсім іншим питанням є питання про те, як "відстежити" взаєморозрахунки з юридичними особами та побудувати внутрішній документообіг так, щоб були "і вівці цілі і вовки ситі". Але вирішувати його настільки кардинальними заходами, як оформлення двох розрахункових документів, є просто небезпечним.
Проблема полягає в тому, що в загальному випадку продавцям товарів (робіт, послуг) слід відстежувати стан розрахунків за укладеними ними договорами, а касовий чек, як зазначалося вище, знеособлений. Може скластися така ситуація, що відвантаживши товар (і відбивши заборгованість покупця на рахунку 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками" в кореспонденції з рахунком 90 "Продажі") бухгалтер не знає, як закрити розрахунки без оформлення прибуткового касового ордера, оскільки надходження готівкових коштів торкається стан розрахунків між юридичними особами (в бухгалтерському обліку на підставі Z-звіту робиться проводка за дебетом рахунка 50 "Каса" і кредиту рахунку 90 "Продажі").
На нашу думку, в ситуації, що склалася для побудови внутрішнього обліку розрахунків з покупцями товарів (робіт, послуг) можна організувати відповідний документообіг в залежності від виду здійснюваної підприємницької діяльності і закріпити його в обліковій політиці. У найзагальнішому випадку можна запропонувати в якості документа, що дозволяє врахувати розрахунки з покупцями, використовувати дані бланка прибуткового касового ордера (без корінця). Наприклад, такий документ може мати наступний вигляд:
Додаток до касового чеку N ___ від "___" __________200__ р
Прийнято від __________________________________________________
(Найменування організації або індивідуального підприємця)
Підстава___________________________________________________
(Номер договору, накладної, акта або іншого документа, на підставі якого здійснюється оплата)
В тому числі ПДВ______________________________________________
Отримав касир _________ ___________________
підпис розшифровка підпису
Наведений документ може бути виписаний в декількох примірниках і видаватися всім зацікавленим особам. Зокрема, один екземпляр рекомендується видати покупцю товарів (робіт, послуг) 4. інший - залишиться у касира і буде зданий в бухгалтерію разом з Z-звітом. Це дозволить бухгалтеру (касиру) коректно обробити надійшли документи і провести розрахунки з юридичними особами в потрібному режимі (відбивши надходження готівкових грошових коштів за дебетом рахунка 50 "Каса" в кореспонденції з рахунком 90 "Продажі" в частині коштів, що надійшли від фізичних осіб, і в кореспонденції з рахунком 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками" в частині коштів, що надійшли від юридичних осіб).
Відзначимо, що ніяких проблем з точки зору ведення взаєморозрахунків з юридичними особами 5 не виникає в разі, коли відвантаження товарів (виконання робіт, надання послуг) і їх оплата готівкою (з застосуванням контрольно-касової техніки) відбуваються одночасно. Це пов'язано з тим, що в такому випадку зобов'язання сторін за укладеним договором виконані, відповідно, відсутня необхідність вести будь-які розрахунки 6.
Також не повинно бути проблем і в разі, коли покупець-організація вносить готівкові кошти в якості 100-відсоткової передоплати, оскільки надходження таких сум, на нашу думку, оформляється прибутковим касовим ордером в раніше діяв порядку.
Більш докладно про застосування контрольно-касової техніки можна прочитати до підготовлюваної до видання книзі "Контрольно-касова техніка: новий порядок застосування" Пархачева М.А. Шеленков С.Н. Камінська Н.Л. інформація про яку представлена на сайті www.econ-profi.ru
1 Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її діяльності, забороняється.
2 Видавати кошти касир може і по іншим документам (наприклад, на підставі платіжної відомості на видачу зарплати).
3 Прихильники позиції, яка передбачає оформляти два документа, пропонують наступний вихід з положення. Видані організацією прибуткові касові ордери відображати у касовій книзі з позначкою "організації з видачею касового чека". На кінець робочого дня суми денної виручки організації по Z-звіту зменшувати на суми, відображені в прибуткових касових ордерах, виданих юридичним особам.
4 Наявність такого документа виключить виникнення у покупця проблеми включення до складу податкових вирахувань сум ПДВ по придбаних і оплаченими товарами (роботами, послугами).
6 На додаток до видається покупцю-організації чеку, на його вимогу, можна оформити і рахунок-фактуру.
Пархачева М.А. ген. директор Консалтингової групи "Екон-Профі", член Науково-експертної ради Палати податкових консультантів