Ведення касової книги в електронному відевиполняется сиспользованием комп'ютера. Програми, встановлені на ПК, дозволяють здійснювати ведення цього реєстру в електронному вигляді з його роздруківкою або збереженням на сервері.
Що з себе являє касова книга в електронному вигляді
Касову книгу в електронному вигляді ведуть на персональному комп'ютері із застосуванням програмного забезпечення. Він має не тільки відображати книгу на моніторі комп'ютера, але і давати можливість роздруковувати її за допомогою принтера. Відображення касової книги на моніторі і її паперовий варіант повинні збігатися (форма КО-4 постанови Держкомстату від 18.08.98 № 88). На її листах вказують усі реквізити, передбачені формою КО-4 касової книги.
Як вести касову книгу із застосуванням ПК
Існує 2 варіанти ведення касової книги в електронному вигляді.
1. Ведення книги в електронному вигляді зі збереженням її на паперових носіях.
Касову книгу заповнює касир. У своїй діяльності він керується вказівкою Банку Росії від 11.03.14 № 3210-У. Основна вимога - дотримання ліміту грошових коштів по касі. Заповнення касової книги касир робить при отриманні від бухгалтерії касових ордерів (ПКО та ВКО), на підставі яких виробляє отримання і видачу грошей.
Касир заповнює касову книгу протягом робочого дня. В кінці дня він перевіряє записи з поданими первинними документами і визначає залишок грошей в касі. Після цього роздруковує листи касової книги в 2 примірниках, ставить свій підпис і відносить бухгалтеру для перевірки разом з первинними документами (ПКО, РКО та іншими). Нумерація аркушів повинна бути наскрізною з початку року.
Один з примірників аркушів касової книги з оригіналами ПКО та ВКО залишається у бухгалтера, а на іншому бухгалтер ставить свій підпис і передає касирові. Ці дії можна проводити в програмі 1-С Бухгалтерія (вкладний лист і звіт касира). До кінця року касова книга, роздрукована з електронної версії, повинна бути пронумерована, зшита і опечатана.
Правильність заповнення касової книги контролює головний бухгалтер.
2. Ведення касової книги повністю в електронному вигляді.
При роботі з електронною касовою книгою використовують бухгалтерські програми (1-С, Інфо-бухгалтер, Платник податків ЮЛ і інші). При електронному оформленні касової книги потрібно передбачити захист інформації від:
- доступу третіх осіб (застосування паролів при вході в програму і електронного підпису на самому документі);
- втрат і спотворень (використання резервного копіювання на накопичувач інформації або збереження її на сервері).
Касову книгу на ПК касир запевняє електронним підписом. Електронний підпис до касовій книзі оформляється на основі положень закону від 06.04.11 № 63-ФЗ. Електронний підпис - це приєднується до електронного документа інформація, яка використовується для ідентифікації підписала його особи. Справжність електронного підпису перевіряють сертифікатом ключа, що видаються підтверджуючий центр. Після підписання касової книги електронним підписом касира виправлення в ній не допускаються (п. 4.7 вказівки Банку Росії від 11.03.14 № 3210-У).
При дотриманні перерахованих вище вимог забезпечується збереження документа в електронному вигляді. В цьому випадку електронний документ визнається рівноцінним паперовому (п. 1 ст. 6 закону від 06.04.11 № 63-ФЗ). Зберігання документів в електронному вигляді забезпечує керівник фірми.
Де скачати безкоштовно касову книгу?
Касову книгу можна завантажити безкоштовно на нашому сайті.
Для роботи з касовою книгою досить програми Microsoft Office (Word і Excel).