Порядок інвентаризації нафтопродуктів викладено в Інструкції «Про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нефти и нафтопродуктів на підпріємствах и організаціях України» № 281/171/578/155.
Інвентаризація проводиться в наступних випадках:
-на перше число місяця, наступного за звітним;
-при зміні матеріально-відповідальних осіб;
-при встановленні зловживань (крадіжок, псування, нестач і т.д.);
-за приписом судово-слідчих органів;
-після аварій і стихійних лих;
-при ліквідації підприємства;
-при передачі майна в оренду.
Основні етапи роботи при підготовці н інвентаризації:
Створення Інвентаризаційному комісії
Головний бухгалтер підприємства
Для проведення планової інвентаризації створюється робоча комісія, до складу якої включається працівник бухгалтерії, менеджер (ревізор), начальник і ст, оператор АЗС. У проведенні планової або позапланової інвентаризації можуть взяти участь інші співробітники підприємства.
Щомісяця в останні дні місяця.
Зупинити роботу АЗС
Голова комісії (начальник АЗС)
Перекривається в'їзд автотранспорту на АЗС, припиняється відпуск палива з ТРК, встановлюється інформація про технічну перерву, в якому вказується його час.
Персоналу АЗС необхідно виконати наступне: -Припинити продажу товарів, закрити зміну по РРО та в автоматизованій системі, -заполніть книгу обліку розрахункових операцій, -сформувати і роздрукувати в системі змінний звіт за закриту зміну. Інвентаризаційна комісія повинна виконати наступні процедури: • заміряти фактичні залишки нафтопродуктів всіх марок і у всіх резервуарах, визначити фактичні залишки обсягу і маси палива; • визначити наявність води в усіх резервуарах; • зняти показання лічильників ТРК; • перерахувати готівку, талони і звірити зі звітними даними.
Під час проведення інвентаризації
Підготовка документації за підсумками інвентаризації
Підсумки інвентаризації відображаються в двох документах; • Акті інвентаризації (форма № 25-НП) • порівнювальної відомості (форма № 27-НП). У порівнювальної відомості необхідно вказати допустиму похибку методу вимірювань, природне зменшення, остаточні розміри надлишків (недостач) як в літрах, так і в грошовому вираженні.
Під час проведення інвентаризації
Оформлення документів інвентаризації в автоматизованій системі
В автоматизованій системі необхідно сформувати документ інвентаризації, в який включити всі види нафтопродуктів. Вказати новий розрахунковий залишок з урахуванням виявлених надлишків або нестач. У бухгалтерію необхідно надати інвентаризаційний опис і слічітельнуювідомість, сформовані системою.
Під час проведення інвентаризації
Прийняття рішень за підсумками інвентаризації
Встановлює характер виявлених нестач або надлишків, перевіряє правильність складання документації і готує висновки і пропозиції про утримання недостач з матеріально-відповідальних осіб, списання з обліку або оприбуткуванні надлишків.
При наданні документів інвентаризації
Врегулювання виявленої нестачі нафтопродукту при інвентаризації на АЗС проводиться таким чином:
• Визначається гранична норма похибки вимірювання ТРК, в разі переливу дози відпуску нафтопродукту (в інструкції № 281 ± 0,5%) і при наявності відповідного обліку.
Складається порівняльна відомість за результатами інвентаризації та розрахунків граничних норм втрат і похибок вимірювання. Визначається остаточна недостача.
• якщо недостача перевищує суму граничних вищевказаних норм, тоді її кількість за вирахуванням норм похибки вимірювання частково списується по граничній нормі природного убутку, а по частині проводиться службове розслідування, за матеріалами якого наказом керівника підприємства недостача стягується з матеріально-відповідальних осіб або відноситься на збитки підприємства (за відсутності винних);
• якщо недостача не перевищує суму граничних вищевказаних норм, але більше норм похибки вимірювання, тоді фактичне її кількість за вирахуванням норм похибки вимірювання списується з обліку підприємства;
• якщо недостача менше граничної норм похибки вимірювання, тоді вона в бухгалтерському обліку не відображається і не списується;
Надлишки нафтопродукту, виявлені під час інвентаризації понад граничні норми похибки вимірювання, підлягають оприбуткуванню.