Пересорт товару - це випадок одночасної недостачі і надлишків товарно-матеріальних цінностей, які мають одне і те ж найменування, але при цьому відносяться до різних сортів. Подібне часто відбувається помилково комірників торгового представника або ж збирачів постачальника.
як проявляється
Приклад, що демонструє, що означає пересорт товару, виглядає наступним чином. За документами на складі повинно залишатися борошна вищого гатунку 10 кг, і муки 1 сорту теж 10 кг. Але при перевірці було встановлено, що насправді на складі залишилося борошна вищого сорту 9 кг, а борошна 1 сорту - 11 кг. Якщо проаналізувати підсумки перевірки, то можна сказати наступне:
- Перевірявся залишок товару одного найменування - мука.
- Борошна вищого сорту не вистачає 1 кг. Такий стан відноситься до недостачі.
- Борошна 1 сорту більше на 1 кг. Цей випадок носить назву надлишків.
Слід зазначити, що пересортицу можна виявити тільки тоді, коли на складі збереглися залишки товару одного найменування.
Законодавством не врегульовано дії працівників у разі виникнення пересорта. В даний час це визначається Інструкцією по інвентаризації основних засобів №69.
як відбувається
Причин виникнення пересортиці може бути кілька. Ось деякі з них:
- Робота з персоналом на низькому рівні. Тобто він не навчається. До самостійної роботи допускається непрофесійний персонал.
- У період надходження товару комірник неправильно оприходував товар.
- Були неправильно виписані накладні документи при видачі товару зі складу.
- Слабкий контроль над веденням діловодства на складі.
- Порушення інструкцій, що визначають порядок зберігання і обліку матеріально-товарних цінностей на складі.
- Помилки, яких припускаються касирами в торгових залах, при відпустці товару покупцям.
- Порушення порядку маркування продукції.
- Несумлінне ставлення до виконання своїх обов'язків працівників, що мають справу з матеріально-товарними цінностями.
- Є випадки зловживань матеріально відповідальних осіб.
- Документи оформлялися різними працівниками. Так, прибутковий ордер може бути зроблений начальником цеху, а накладну на відпуск зі складу виписує комірник. У ці документи може бути вписаний товар одного найменування, але сорт зазначений інший або зовсім не проставлено.
- Неякісне розслідування виникла пересортиці. Винні не виявляються, і на них не накладаються стягнення.
наслідки
Керівники не завжди звертають увагу на наявність пересортиці, не вникають в причини її виникнення. Багато хто вважає, що не може принести великі збитки або ж буде перекрито надлишками незначний пересорт товару.
Це далеко не так! Справа в тому, що такий підхід породжує зловживання окремими матеріально відповідальними особами. А з іншого боку, при великому товарному обороті пересортиця може привести до значних збитків. Виходячи з цього, керівнику підприємства слід організувати контроль над переміщенням матеріалів, а також розробити заходи, що знижують її розмір.
Які ж небезпеки таїть в собі пересорт товару? Ця подія може провокувати такі проблеми:
- з'являється недостача деяких товарів, яку неможливо перекрити утворилися надлишками;
- може виникнути ситуація, яка призведе до великих збитків;
- виникає плутанина в бухгалтерських документах, і, щоб її усунути, необхідні додаткові людські ресурси;
- може порушитися система замовлення товару, тому що вона буде ґрунтуватися на перекручених даних про залишки;
- можуть виникати непорозуміння з покупцями.
У названій ситуації складається відповідний документ. Зразок акту пересорта товару ми пропонуємо в статті.
заходи запобігання
Практика показує, що пересортиця зазвичай виникає на підприємствах, де не приділяється увага стандартизації торгових процесів. В результаті пересортиця може істотно знизити фінансову стабільність фірми.
Багато хто задається питанням, а як можна мінімізувати виникнення пересортиці? На кожному підприємстві розробляються свої заходи по недопущенню цієї події. Однак є і спільні дії, виконання яких призводить до мінімізації пересорта. До них відносяться:
- Розробка місцевої нормативної документації, в якій відображаються правила обліку та відпуску матеріальних цінностей. Це можуть бути різні технологічні допомоги, положення, посадові інструкції або стандарти.
- Організація дієвого контролю над виконанням всієї нормативної бази на складах, а також на інших ділянках і цехах, в яких здійснюється товарообіг.
- Регулярне проведення роз'яснювальної роботи з персоналом.
- Впровадження автоматизованих процесів прийому і видачі товару на базі спеціальних систем комп'ютерних технологій. Для цього широко слід впроваджувати персональні АВМ.
- Залучення для роботи з автоматизованими системами обліку матеріальних цінностей спеціально навченого персоналу. Бажано, щоб для цих робіт використовувався тільки постійний штат.
- Організація частих міні-перевірок наявності залишків товару.
- Найчастіше проводити атестацію співробітників. Це сприяє постійному підвищенню їх кваліфікації. Такі працівники менше допускають помилок.
Таким чином, наявність пересортиці може привести до виникнення чималих проблем. Однак від неї повністю позбудеться неможливо. Як же слід враховувати і оформляти наявність пересортиці?
Як складається акт про пересорте товару
Наявність пересортиці може бути виявлено в процесі прийому товару або під час інвентаризації. Якщо вона була виявлена при отриманні товару від постачальника, то матеріально відповідальна особа або комісія, яка була організована на період прийому товару, складає відповідний документ.
Акт пересорта товару, бланк якого за уніфікованою формою № М-7 носить назву «Акт про прийом товару», повинен затверджуватися керівником підприємства.
Якщо пересортиця виявлена в період проведення інвентаризації, то спеціальна комісія повинна скласти протокол, в якому відображаються всі виявлені недоліки і надлишки товару.
Перед тим як прийняти рішення - зарахувати чи ні, необхідно встановити природу появи недостачі. Якщо вони сталися не за рахунок природного убутку запасів, а за рахунок матеріально відповідальних, то слід встановити, що це за особи.
Після установки винних в протоколі інвентаризаційної комісії описуються подробиці того, як виник пересорт товару. Це означає, що з винних в ньому повинні бути взяті пояснення, які додаються до протоколу. Пояснення беруться як від матеріально відповідальних осіб, так і, якщо це необхідно, від членів інвентаризаційної комісії.
Потім складений протокол протягом п'яти днів має бути розглянутий і затверджений керівником підприємства.
Крім складеного протоколу, пересортицю слід обов'язково відобразити в бухгалтерських документах. У них робиться залік як по лишків, так і по недостачу товару. Такі проводки виробляються за рахунком 28. Якщо товар в надлишку, то це фіксується в дебетової його частини. Якщо в недостачі, то проводки робляться в кредитової області рахунку.
висновок
Таким чином, первинним документом, на підставі якого підсумки інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку, є протокол засідання спеціальної комісії. Цим документом встановлюються причини пересортиці, винні особи, визначаються суми недостач і надлишків. До цього протоколу додаються всі переліки товарів, пояснювальні всіх відповідальних і розрахунки вартості матеріальних цінностей, яких і надлишків.