Пам'ятка щодо заповнення паспорта архіву організації,
зберігає управлінську документацію
1. Введення
1.1. Справжня пам'ятка розроблена з метою вдосконалення державного обліку документів архівного фонду України та інших архівних документів, що знаходяться на зберіганні в архівах організацій - джерел комплектування державного і муніципальних архівів Республіки Карелія.
1.2. Пам'ятка визначає порядок заповнення паспорта архіву організації, що зберігає управлінську документацію (додаток № 4 до регламенту).
1.3.Памятка призначена для працівників архівів організацій та інших осіб, відповідальних за облік, зберігання і використання документів, що утворюються в діяльності організації, а також для працівників державних і муніципальних архівів, які здійснюють організаційно-методичне керівництво діяльністю архівів організацій.
2. Загальні положення
2.2. Паспорт архіву заповнюється в 2-х примірниках. Перші екземпляри паспорта спрямовуються до відповідного державний чи муніципальний архів. Другі примірники паспорта зберігаються в організації до її ліквідації (реорганізації).
2.3. Організації включають в паспорт облікові відомості по документам постійного терміну зберігання та з особового складу, які перебувають на зберіганні в архіві організації, в тому числі що утворилися в їх діяльності, діяльності організацій - попередників, а також підвідомчих організацій, якщо документи на зберігання надходять в архів головної організації .
2.4. Недержавні організації, що зберігають документи державної та недержавної форм власності, тобто документи, створені до і після приватизації або акціонування, складають два окремих паспорта.
3. Порядок заповнення та оформлення бланка паспорта архіву організації
3.3. У розділі 1. «Загальні відомості» по рядку 101,
графа 1 - вказується кількість фондів, що знаходяться на зберіганні в архіві
графа 2 - площа архівосховища в квадратних метрах
графа 3 - завантаженість архівосховища в процентах.
Ступінь завантаженості архівосховища розраховується шляхом ділення кількості справ, які перебувають на зберіганні в архіві, на показник місткості і множення на 100.
Для визначення показника місткості слід провести розрахунок середньої кількості одиниць зберігання, розташованих на одному погонному метрі архівних полиць. Даний показник залежить від параметрів стелажного обладнання (висота, кількість, довжина полиць стелажа і т.д.).
Приклад: В архівосховище зберігається 7500 ед.хр.
Протяжність архівних полиць, займаних документами, становить 100 погонних метрів. Кількість одиниць зберігання ділиться на кількість погонних метрів
7500: 100 = 75 ед.хр.
Отже на 1 погонному метрі полиць знаходиться 75 ед.хр.
Для розрахунку показника місткості кількість одиниць зберігання, що знаходяться на 1 погонному метрі, множиться на число загальної протяжності архівних полиць (в т.ч. вільних)
Приклад: Загальна протяжність полиць складає 120 п.м.
75 х 120 = 9000 п.м. (Показник місткості)
Для розрахунку відсотка завантаженості кількість одиниць зберігання ділиться на показник місткості і множиться на 100
7500. 9000 х 100 = 83,3%
Відсоток завантаженості архівосховища становить 83,3%
В архіві зберігається 25560 ед.хр. протяжність архівних полиць, займаних документами 300 п.м. загальна протяжність полиць - 400 п.м.
25560. 300 = 85 ед.хр.
85 х 400 = 34000 ед.хр. (Показник місткості)
25560. 34000 х 100 = 75,2%
3.4. Розділ 2 «Відомості про документи»
Графа 1 - наводяться відомості про документи постійного терміну зберігання та з особового складу. Кількість одиниць зберігання у відповідних графах розділу вказується після поедінічно їх підрахунку, в тому числі на підставі облікових документів.
Графа 2 вказується дата самого раннього з зберігаються в організації документів постійного зберігання та з особового складу (у відповідних рядках).
Графа 3 - вказується кінцева дата документів, що знаходяться на зберіганні в архіві.
Графи 4, 5, 6 - заповнюються в тому випадку, якщо в звітує був проведений відбір управлінської документації постійного зберігання та з особового складу та на них складені описи, які затверджені і погоджені з ЕПК архівної установи.
Графа 4 - вказується кількість одиниць зберігання, внесених до опису.
Графи 5 і 6 - вказується початкова і кінцева дати документів, внесених в опис.
б) документів з особового складу, записів нотаріальних дій, погосподарських книг і стосуються приватизації житлового фонду документів - 75 років.
Терміни тимчасового зберігання документів Архівного фонду України в недержавних організаціях визначаються в договорі між архівом і власником або власником зазначених документів.
Якщо недержавна організація зберігає документи державної організації - попередника, то документи, віднесені до державної власності слід вважати як документи, що зберігаються понад термін.
3.5. Розділ «Кадри» - зазначаються відомості про кількість працівників архіву організації згідно зі штатним розкладом.
3.6. У розділі «Умови зберігання документів» слід підкреслити показники, що характеризують приміщення, в якому зберігаються архівні документи. обладнання сховища, які підтримуються в ньому нормативні режими зберігання. Якщо спеціалізованого архівосховища в організації немає, то відповідні відомості повинні відображати характеристики місць реального зберігання документів (робочих кімнат, коридорів, підвалів і т. П.)
3.7. Для уточнення відомостей про наявність локальних нормативних актів організації з питань організації відомчого архіву і діловодства заповнюється додаток
3.10. До паспорта додається пояснювальна записка, в якій наводяться відомості про зміни в найменуванні, підпорядкованості, організаційно-правовий статус або формі власності організації, вказуються причини зміни показників відбулися протягом звітного періоду, дані про попередні передачах документів на державне або муніципальне зберігання (найменування архіву, види, обсяги і крайні дати переданих документів і рік передачі), подаються відомості про наявність науково-довідкового апарату до документів. Пояснювальна записка підписується відповідною посадовою особою.
відділу комплектування Г.Н. Федорова