Хороший секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину.
Секретар - одна з головних фігур в безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.
Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря.
Основу вимог до організації секретарської діяльності становлять повага до людей, уважність і чуйність до їхніх потреб, раціональне використання праці і часу працівників, підвищена відповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально бюрократичних елементів, у праці. Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності: здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника; виконання функцій тільки секретаря керівника.
Між цими типами секретарської діяльності немає принципової відмінності. Однак завдання і коло обов'язків секретаря-універсала в підприємстві значно відрізняються від завдань і обов'язків секретаря, покликаного обслуговувати тільки керівника.
Секретар невеликого підприємства здійснює діловодне обслуговування апарату управління, виконує друковані роботи, нерідко є особою, яка відповідає за архів, обслуговує телетайп, телефакс, забезпечує працівників канцелярським приладдям, веде облік явки працівників на роботу, виконує функції кур'єра, а також інші операції, в тому числі з обслуговування керівників.
Секретар, зайнятий виключно або головним чином обслуговуванням керівника, виконує інші функції.
Європейська асоціація професійних секретарів так визначає їх основну роль: знати сутність діяльності свого керівника, вміти значну частину його роботи брати на себе.
У зв'язку з цим, перед секретарем керівника поставлено такі завдання:
- всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника, від виконання нетворчих, рутинних операцій;
- поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, які сприяли б високопродуктивної та ефективної праці керівника;
Деякі керівники недооцінюють ту допомогу, яку може надати секретар. Його функції нерідко зводяться до машинопису, передачі документів і усними вказівками, «охорону» дверей кабінету керівника. Це можна пояснити, з одного боку, низьким рівнем ділової кваліфікації, з другого - недовірою до можливостей секретаря і тому недостатнім вимогою до його діяльності.
Наведемо перелік напрямків діяльності секретаря, реалізація яких дасть йому можливість надати найбільшу допомогу керівнику. При цьому слід сконцентрувати увагу не на технології роботи секретаря (як робити), оскільки ці питання розглядаються в спеціальних посібниках з організації праці секретаря, а на структурі секретарських операцій (що робити).
Виходячи з уміння секретаря, довіри, до нього, можливості підвищення його кваліфікації і інших чинників, кожен керівник формулює вимоги до свого секретаря.
Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об'єднати в такі групи:
- робота з документами;
- контроль за станом робочого місця керівника;
- організація зв'язку керівника;
- організація прийняття відвідувачів;
- участь у підготовці та проведенні нарад; організація робочого часу керівника;
- підготовка та оформлення відряджень керівника;
- оперативне довідково інформаційне обслуговування керівника;
- виконання особистих доручень керівника; підтримування робочих контактів з підлеглими;
- дії в екстрених випадках.
Секретар може виконувати інші роботи і доручення, потреба, в яких пов'язана з умовами діяльності підприємства, стилем роботи керівника, характером відносин, між керівником і секретарем та іншими факторами.
При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж чи не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.
Ці вимоги відображають стиль роботи керівника, його досвіду і звички. Секретар зобов'язаний якомога краще враховувати їх у роботі. Інструктуючи секретаря, слід звернути його увагу на встановлений порядок, традиції, які склалися, і особливості роботи і поведінки керівника. Всі ці деталі істотно впливають на відносини керівника і секретаря, сприяють кращому взаєморозумінню і їх взаємодії.
При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги:
1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар повинен вміти друкувати на двох мовах, а бажано на трьох, стенографувати, виконувати всі діловодних операції (реєстрація, контроль, складання та оформлення документів, формування справ, розробка номенклатури, підготовка справ, до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів, які використовують в канцелярської роботи, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці.
2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен вміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління.
3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності. Робота секретаря повинна характеризуватися високим ступенем надійності при виконанні поставлених керівником завдань, готовністю приймати па себе відповідальність за їх реалізацію.
4. Самостійність, ініціатива. Секретар повинен вміти в необхідних ситуаціях приймати самостійні рішення, виходячи із загальних установок керівника. Ініціативу, яку при цьому виявляє секретар, слід підтримувати, проте не виходити за певні межі: неприпустима підміна керівника секретарем.
5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність.
6. Комунікабельність. Уміння спілкуватися, тактовно вступати в контакт, розуміти присутніх і викликати їх підтримку; бажання бути корисним; запропонувати свою допомогу.
7. Уміння поводити себе з людьми. Витримка, тактовність, уміння зберігати службові та особисті таємниці, чуйність.
Робота секретаря з документами, які надходять керівнику Частина документів надходить керівнику для розгляду, прийняття рішень, оформлення резолюції. При роботі з цими документами секретар може надати допомогу керівнику таким чином.
2) вибором матеріалів, які можуть допомогти керівнику при розгляді документів, які надходять, правильно оцінити ситуацію і прийняти необхідне рішення.
3) вибором і передачею керівнику документів, які потребують невідкладного прийняття рішень (виконання).
Можна стверджувати, що участь секретаря в створенні документів - один з найефективніших шляхів надання допомоги керівнику. Його завдання полягає в тому, щоб постійно підвищуючи вимоги до кваліфікації секретаря, досягти самостійного виконання ним відповідних робіт і операцій.
Організація прийому відвідувачів
Допомога керівнику в організації і проведенні прийому відвідувачів - одне з основних завдань секретаря. Можна виділити три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні ділові контакти: співробітники підприємства; представники інших підприємств; громадяни, яких керівник приймає з питань, які належать до компетенції очолюваної ним організації.
Загальна вимога до секретаря під час прийняття відвідувачів полягає в тому, щоб частина осіб, які прийшли до керівника, направляти до інших працівників. При цьому, безумовно, не повинні страждати інтереси справи і дотримуватися права громадян.
Організовуючи прийом співробітників, доцільно стримувати такі рекомендації.
Якщо співробітник наполягає на зустрічі з керівником у не відведених для прийому час, секретар зобов'язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище співробітника і суть питання, яке його цікавить; в подальшому секретар діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.
Ряд керівників стримує зовні демократичного принципу «кожен може прийти до мене в будь-який час», яке приваблює своєю демократичністю. Однак з точки зору організації управління та роботи керівника це не можна визнати правильним. Завжди відчинені двері кабінету, постійне огиду уваги керівника не сприяють продуктивної праці, дисципліни співробітників, зберігання працездатності керівника.
Організовуючи прийом працівників інших організацій, секретар зобов'язаний з'ясувати, чи узгоджена попередньо зустріч певної особи з керівником; якщо так - секретар інформує керівника про прибуття цієї особи; якщо необхідно, нагадує йому про майбутній візит і надалі діє відповідно до його вказівок. Якщо попередній домовленості не було, секретар, з'ясувавши суть питання, назву організації, з якої прибула особа, і його прізвище, оцінює отриману інформацію і, якщо можливо, направляє цю особу до відповідного структурного підрозділу. Якщо це неможливо, секретар доповідає керівнику і діє надалі відповідно до вказівок.
Ні в якому разі секретар не повинен направляти особи, які прибули, до керівника без попереднього його повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар чітко називає його прізвище, посаду, організацію. Ні за яких умов відвідувач не повинен заходити в кабінет керівника без доповіді секретаря.
Якщо керівник відсутній в раніше призначений час для прийому з причин, відомих секретарю, останній зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримання) і узгодити чає | наступної зустрічі.
Як правило, керівник приймає відвідувачів один на один. Однак на його прохання секретар може бути присутній під час розмови і робити необхідні керівнику записи. Закінчивши прийом відвідувача, керівник або за його проханням секретар фіксує в журналі або картці рішення. Якщо необхідно, встановлюють контроль за його виконанням.
Зв'язок між керівником і секретарем під час прийому можна підтримувати засобами візуальної та звукової сигналізації. Наприклад, відвідувач дуже наполегливий, безтактний і в разі незадоволення рішенням керівника, не залишає кабінет, знову і знову повертається до свого запитання, здійснює тиск на керівника, погрожуючи йому. В цьому випадку умовним сигналом керівник може викликати секретаря, індикатором помітить, що час прийому вичерпано, керівник зайнятий, на нього чекають інші відвідувачі.
Якщо керівник відсутній, секретар повинен попередити тих, хто записався на прийом. Якщо це зробити неможливо, він від імені керівника просить вибачити його і пропонує інший час прийому.
Необхідно створити сприятливі умови для відвідувачів, які очікують прийому. У приймальні повинні бути зручні стільці або крісла, вішалки, столик, з газетами і журналами, письмове приладдя, графин з водою та ін.
Разом з організацією свого робочого місця керівнику слід звернути увагу і на інтер'єр приймальні, обладнати її сучасними меблями, підібрати квіти, зелені рослини, художні твори (малюнки, фотографії, художньо виконані схеми, макети та ін.), Стилізовані зображення предметів, які стосуються діяльності підприємства.
Від секретаря залежить, в якому настрої буде відвідувач, вступаючи в контакт з керівником. Тому секретар повинен докласти всіх зусиль до того, щоб очікування прийому було спокійним, доброзичливим, виконувати відносно прості прохання відвідувачів, не створювати штучні труднощі в прийомі громадян.
Участь секретаря в підготовці і проведенні нарад
Нарада - один з відповідальності і трудомістких елементів в роботі керівника. Вітчизняна практика свідчить про те, що активна і участь секретаря в підготовці і проведенні наради є скоріше винятком, ніж правилом. Тим часом закордонний досвід свідчить про те, що значна частина роботи з підготовки та проведення нарад може бути виконана секретарем.
Для досягнення цієї мети керівник повинен вимагати, а секретар бути готовим виконати такі операції:
- здійснювати контроль за підготовкою та забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) та канцелярським приладдям, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;
- зареєструвати тих, хто прибув на нараду, і керувати цією роботою; доповідати керівнику перед початком наради про чисельність тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;
- підготувати ілюстративний матеріал згідно з поданою керівником інформації (графіка, схеми, таблиці, тощо);
- вести протокол наради;
- виконувати по ходу наради оперативні вказівки керівника;
- оформити протокол або стенограму, розмножити їх, розіслати матеріали наради;
- встановити контроль за виконанням прийнятих рішень і інформувати про це керівника.
Організація зв'язку керівника
Секретар повинен бути добре поінформований, хто, коли і з яких питань може бути з'єднаний з керівником. Тактичний відмова розмови з керівником - необхідне вміння секретаря.
Керівник повинен повідомити секретарю про час відсутності і місця перебування; той, якщо необхідно, може дати вичерпну довідку або з'єднати з керівником.
Організація робочого часу керівника
Належним чином організована робота з секретарем дасть можливість керівнику скоротити витрати праці, підтримати бажаний ритм роботи, уникнути запізнень, підвищити рівень організації діяльності підлеглих.
Спільна праця керівника і секретаря буде ефективним, якщо вони удвох будуть стримувати певні рекомендації. Так, керівник повинен ознайомити секретаря з планами заходів, в яких він братиме участь (на рік, квартал, місяць, тиждень); чітко сформулювати свої вимоги до секретаря; розробити та затвердити його посадову інструкцію; ознайомити секретаря з графіком своєї роботи або, якщо його немає, спільно з секретарем розробити його.
Секретар повинен нагадати керівнику про призначені зустрічі, переговори, участь в різних заходах і вживати заходів щодо кращої їх організації; чітко стримувати встановленого графіку роботи керівника (наприклад, передавати і отримувати документи, здійснювати прийом підлеглих тільки у встановлений час); не допускати втрат часу керівника (керівник не повинен очікувати співробітника, абонента, документи, машину та ін.); з повагою ставитися до праці керівника (звертатися до нього слід лише тоді, коли ніхто інший вирішити проблему, яка виникла, не може).
Особисті плани керівника і секретаря слід узгоджувати.
Підтримка ділових контактів керівника
Секретар зобов'язаний сприяти діловому контактам керівника, їх організованості і культури.
З цією метою він повинен: