Проекти конфіденційних документів, як і проекти документів, друкуються або з чернетки, на якому вони складені, або з тексту, нанесеного на інший носій інформ а- ції, або без використання того й іншого. Чернетки і проекти (чистовик) відкритих документів не реєструється, реєструється вже готовий підписаний (затверджений) документ, а його чернетку (при наявності) знищується виконавцем (упорядником) документа без відображення в реєстраційних формах факту знищення. На деяких підприємствах надходять таким же чином і з чернетками конфіденційних документів, в кращому випадку в облікових формах робиться відмітка про знищення чернетки, представленого виконавцем, як це передбачено "Положенням про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення". Однак це нерідко призводить до того, що при складанні декількох варіантів чернетки з відміткою в облікових формах знищується тільки варіант, з якого друкувався проект документа, інші варіанти просто викидаються в кошик для сміття або зберігаються у виконавця. Трапляється, що і єдиний варіант чернетки помилково викидається разом з чернетками відкритих документів. Це може привести і приводить до того, що безоблікового, а тому і безконтрольні чернетки потрапляють в чужі руки. Але ці чернетки містять конфіденційну інформацію, і в результаті такого поводження з ними відбувається витік інформації, що завдає шкоди її власнику. Пошук неврахованих чернеток часто не досягає по - ложітельних результатів. Тому всі носії, призначені для складання чернеток і проектів конфіденційних документів, слід враховувати попередньо, до внесення в них записів. Все сказане в рівній мірі відноситься і до віддрукованим проектам конфіденційних документів незалежно від того, з чернетки вони друкувалися або без його використання, оскільки може бути кілька варіантів проекту, окремі листи проекту можуть передруковувати, може змінюватися і кількість примірників проекту, безоблікове циркулювання варіантів, передрукованих аркушів, примірників проекту також створює можливість для витоку міститься в них інформації. Отже, повинні враховуватися і проекти конфіденційних документів на стадії їх виготовлення. Облік чернеток і проектів дозволяє запобігати неправомірне поводження з ними і, крім того, забезпечувати контроль за підготовкою документів і їх відповідністю списками видаються конфіденційних документів. Облік носіїв, які використовуються для складання конфіденційних документів, здійснюється підрозділом конфіденційного діловодства. Найпоширенішими носіями документованої конфіденційної інформації є паперові та машинні носії. Паперовими носіями можуть бути: - для текстових документів - спецблокноти, окремі аркуші паперу, типові форми документів, стенографічні і робочі зошити; -для креслярсько-графічних документів - ватман, калька, міліметрівка (координатна папір). Спецблокнот призначений для складання чорнових варіантів документів. Він являє собою зброшуровані і пронумеровані аркуші паперу з лінією відриву і контрольним листом, в якому проставляються номери аркушів блокнота. Стенографічний зошит використовується для стенограм, робочий зошит (зброшуровані аркуші паперу без лінії відриву) - як правило, для різних робочих довідкових записів, хоча в ній допускається складати чернетки окремих великих за обсягом документів. Решта носії можуть використовуватися як для складання чернеток, так і для друкування або рукописного виготовлення проектів документів. При цьому типові форми документів - бланки з трафаретним текстом - повинні містити тільки відкриту інформацію та мати у відповідних місцях пропуски для подальшого внесення конфіденційної інформації, як правило, кількісного характеру. Перед взяттям на облік носії повинні бути оформлені таким чином. На обкладинках спецблокнотов співробітник підрозділу конфіденційного діловодства пише або проставляє штампом (якщо не проставлено друкарським способом) слово "Спецблок- нот" і в правому верхньому куті гриф конфіденційності. Якщо листи спецблокнота НЕ пронумеровані друкарським способом, то вони нумеруються співробітником підрозділу конфіденційного діловодства. На обкладинках робітників і стенографічних зошитів вказуються вид носія, гриф конфіденційності, ініціали та прізвище виконавця. Листи зошитів нумеруються, на звороті останнього аркуша складається підписується співробітником підрозділу конфіденційного діловодства засвідчувальний напис із зазначенням кількості аркушів у зошиті. Листи типових форм документів нумеруються виконавцем, на першому аркуші проставляється гриф конфіденційності. На окремих аркушах паперу, ватману, міліметрівки, кальки у відповідних графах основних написів штампів або інших встановлених місцях виконавцем проставляються: - на всіх носіях - гриф конфіденційності, номери аркушів; - додатково на носіях, призначених для креслярсько -Графічний документів - кількість лисів, підрозділ і прізвище виконавця. На будь-якому носії призначеному для складання одного конкретного документа, вказується найменування цього документа. Паперові носії враховуються в журналах або картках, мають такі графи. Уче ний номер і гриф конфі- денці- ально- сти носія Так та реєстрації Ви д носія Найменування або призначення носія Ко ли кість листів Прізвище особи, яка отримала носій Підпис за отримання і дата Підпис за повернення і дата Відмітка про знищення носія 1 2 3 4 5 6 7 8 9 При взятті носіїв на облік заповнюються графи 1 -5. У графі 1 поруч з номером носія початковими буквами (абревіатурою) проставляється його гриф конфіденційності: 1 КТ (комерційна таємниця), 1ДСП (для службового користування). Якщо видаються документи мають тільки один гриф конфіденційності, то в найменуванні графи 1 слова "та гриф конфіденційності" опускаються, поруч з номерами носіїв гриф непроставляється. У графі 2 дата проставляється арабськими цифрами: в картонці зазначенням числа, місяця і року, в журналі - числа і місяця (рік проставляється перед початком реєстрації носіїв за цей рік). У графі 3 пишеться: спецблокнот, листи, типова форма, робочий зошит та ін. В графі 4 вказується найменування документа, який буде складатися на носії, якщо носій призначений для складання конкретного документа, або призначення носія, якщо в нього буде вноситися різна інформація, наприклад, по спецблокноту - "для чернеток", по робочому зошиті - "для робочих записів". Одночасно на самих носіях проставляється: - на спецблокнотах: у верхньому лівому куті лицьового боку обкладинки штамп Уч.
№ Кількість листів із зазначенням облікового номера та кількості аркушів, на кожному аркуші у верхньому лівому кутку - обліковий номер; - на робочих і стенографічних зошитах: у верхньому лівому куті лицьового боку обкладинки (а при неможливості - в верхньому лівому кутку форзац) такий же штамп із зазначенням облікового номера та кількості аркушів; - на окремих аркушах паперу, типової форми документа, ватману, кальки, міліметрівки: у верхній частині лівого поля першого аркуша такий же штамп із зазначенням облікового номера та кількості аркушів (на носіях креслярсько -графічної інформації - тільки облікового номера); на лівому полі інших листів штамп "До Уч. №" із зазначенням номера. Після взяття на облік носій передається виконавцю із заповненням граф б, 7 журналу обліку паперових носіїв. При необхідності взяття на облік додаткових аркушів носія (при нестачі раніше взятих листів для складання чернетки документа або для заміни зіпсованих аркушів) вони нумеруються від останнього листа раніше врахованого за цим номером носія, реєструються в журналі обліку паперових носіїв за тим же номером, що і раніше взяті листи, окремим рядком під ними (при цьому заповнюються графи 2,5), на лівому полі кожного аркуша проставляється штамп "до Уч. №" із зазначенням номера, а на першому аркуші всього носія колишню кількість листів зачерка ается і проставляється нове з урахуванням додаткових аркушів. Виправлення засвідчується підписом співробітника підрозділу конфі - денціального діловодства. Видача додаткових листів проводиться під окрему підпис в графі 7 журналу обліку паперових носіїв. Машинні носії інформації необхідні при виготовленні проектів документів за допомогою друкувальних пристроїв ЕОМ (незалежно від того, з чернетки друкуються проекти або без його використання), оскільки роздруківка документа проводиться з машинного носія. До машинним носіям документованої інформації відносяться: - жорсткі (тверді) магнітні диски; - гнучкі магнітні диски (дискети); - магнітні стрічки; - магнітооптичні диски; - оптичні диски. ЕОМ, що використовуються для виготовлення конфіденційних документів враховуються службою безпеки підприємства. Магнітні і оптичні носії, призначені для відображення (фіксування) конфіденційної інформації, повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства до нанесення на них інформації в журналах (картках) обліку машинних носіїв конфіденційної інформації, в які доцільно включати такі графи: Уч Д Ві Ті На Від Від Від від від етний ата д носи п носи имено мітка про мітка про мітка про мітка мітка про номер і регі теля теля вання перено відправ повер про знищити гриф стра інфор се ін лении ті але знищити жении до фи- ції мации, форма носія носія жении носія денці- нано ції на (пральні ально- сімою інший ванні) сти на але носи інфор носите СІТЕЛ тель мации ля 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Журнал обліку машинних носіїв, на які заноситься інформація, що становить комерційну таємницю, ведеться окремо від журналу обліку машинних носіїв, призначених для занесення інформації, що становить службову таємницю. Заповнення граф 1, 2 проводиться таким же чином, як і в журналі обліку паперових носіїв. У графі 3 проставляється: магнітний диск, дискета, оптичний диск і ін. В графі 4 пишеться назва (марка) носія. У графі 5 вказується найменування інформації, яка буде заноситися на носій, якщо вона заздалегідь відома, якщо невідома, то графа заповнюється в міру нанесення інформації. У графі 6 Але найменування відповідної інформації проставляються типи носіїв, на які перенесена інформація ^ спечатаа, дискета тощо.), І їх облікові номери. У графі 7 проставляються найменування підприємства, на яке спрямований носій, найменування, номер і дата супровідного документа. У графі 8 вказуються номер і дата супровідного листа, якщо носій повернутий із супровідним листом, або порядковий номер і дата надходження пакета з носієм, проставлені в журналі обліку пакетів (див. Розділ 4), якщо носій повернутий без супровідного листа. Білі підприємство не здійснює відправлення машинних носіїв, то графи 7, 8 опускаються. У графі 9 робиться запис "інформація знищена шляхом стирання", заверяемая підписом працівника, який проводив стирання, з проставленням дати. Такі записи повинні здійснюватися в міру стирання інформації та проставлятися навпаки її найменування, зазначеного в графі 5. Графа 10 заповнюється в тому випадку, якщо носій в силу різних причин знищується. При цьому вказується спосіб знищення. Відмітка про знищення носія завіряється підписами двох працівників підрозділу конфіденційного діловодства з проставленням дати знищення. На самих машинних носіях проставляються їх облікові номери і грифи конфіденційності (абревіатурою). Облік паперових і машинних носіїв проводиться по кожному виду таємниці окремо. Залежно від кількості і тривалості зберігання носіїв облік може здійснюватися в межах року або декількох років. В останньому випадку облікові номера кожного року продовжують номери попередніх років. Після закінчення безперервного обліку заводиться новий облік за новими номерами. Значаться (не знищені) за попереднім обліку носії перереєстровуються за новим обліку з відміткою про перереєстрацію кожного носія в попередньої облікової формі, яка проставляється в такий спосіб: "Перереєстрований в журнал (або картотеку) за рік під №" із зазначенням року журналу і номера носія. Відмітка проставляється в графі 9 журналу обліку паперових носіїв і в графі 10 журналу обліку машинних носіїв. У формах обліку носіїв не повинні проводитися підчищення і виправлення з застосуванням коректує рідини. Помилковий запис закреслюється однією рисою. Внесені виправлення завіряються підписом співробітника підрозділу конфіденційного діловодства з проставленням дати. Листи журналів обліку носіїв повинні бути перед закладом пронумеровані, прошнуровані та опечатані печаткою підрозділу конфіденційного діловодства. На зворотному боці останнього аркуша журналу проставляється засвідчувальний напис із зазначенням кількості аркушів, підписується співробітником, відповідальним за ведення журналу. Засвідчувальний напис на картотеку обліку носіїв із зазначенням кількості карток в картотеці складається після закінчення року на окремій картці і поміщається в кінці картотеки. Якщо містяться в облікових формах відомості за сукупністю є конфіденційними, журналам і картотеками повинен присвоюватися гриф конфіденційності. На картках обліку гриф конфіденційності непроставляється. Порядок обліку самих журналів і картотек викладено в розділі 7. 3.2.2.