Однак якщо говорити відверто, є у PDF-документів і недоліки. Найсерйознішим з них є складність або навіть неможливість їх редагування. Здавалося б, це нікому не заважає. Ну навіщо, наприклад, вносити якісь зміни до інструкції до принтера? І це дійсно так, якщо користувач буде тільки переглядати файл на своєму комп'ютері. Ну а якщо він, припустимо, захоче роздрукувати його, прибравши звідти заради економії картинки, змінивши форматування або зменшивши шрифт? Можна навести й інший приклад. Припустимо, у нас є PDF-документ з результатами якогось дослідження. І нам необхідно взяти звідти статистичні дані і обробити їх, наприклад, в Excel. Невже хтось захоче вручну набирати сотні цифр, ризикуючи помилитися і спотворити вихідну інформацію? Крім того, не можна забувати, що чим поширеніший стає формат PDF, тим частіше перед користувачами виникає потреба в створенні таких файлів. Таким чином, для повноцінної роботи з електронними документами розглянутого стандарту необхідно спеціальне програмне забезпечення, яке, з одного боку, має вміти створювати такі документа, а з іншого - отримувати від них придатну для обробки інформацію. Саме таким продуктом і є нова, друга, версія утиліти ABBYY PDF Transformer, про яку ми з вами, шановні читачі, і будемо сьогодні говорити. Ця програма фактично складається з двох частин. Перша відповідає за створення PDF-документів, а друга - за вилучення інформації з них. Давайте розглянемо кожну з них докладно.
У програмі ABBYY PDF Transformer реалізовано відразу ж два інструменти для створення PDF-документів. Перший з них - спеціальний модуль. Робота з ним здійснюється наступним чином. Відразу ж після запуску перед користувачем з'являється вікно з настройками процесу перетворення. У ньому необхідно встановити чотири важливі фактори. Перший - це назва та місцезнаходження створюваного PDF-документа. За замовчуванням він буде збережений в ту папку, де знаходиться вихідний файл. Другий параметр визначає розмір файлу. Тут є три варіанти: невеликий, середній і максимальний. Різниця в розмірах між ними досягається за рахунок різної якості графіки в документі. Тому чим менше файл, тим гірше його якість. Таким чином, перший варіант оптимальний для розміщення PDF-документів в Інтернеті або при пересиланні їх по електронній пошті, другий підходить для використання на комп'ютері або для звичайної роздруківки, третій оптимальний для поліграфічного виробництва.
Другим інструментом для створення PDF-документів в програмі ABBYY PDF Transformer є віртуальний принтер. Що це таке? Після установки утиліти в операційній системі з'являється ще один принтер - PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0. Користувач може вибирати його в будь-яких додатках, як звичайнісіньке пристрій. Тільки на відміну від реальних принтерів документ буде роздрукований нема на аркуші паперу, а в зазначеному PDF-документі.
Конвертація PDF-документів в інші формати здійснюється за допомогою технологій OCR (Optical Character Recognition - оптичне розпізнавання символів), зазвичай використовуються для розпізнавання сканованих з паперових носіїв текстів. Саме вони дозволяють перетворювати PDF-документ в текст, таблиці і окремі ілюстрації. Схема процесу конвертації дуже проста. Спочатку користувач відкриває файл у форматі PDF, потім встановлює параметри процесу і запускає його. У разі якщо результат його не задовольнив, два останні пункти повторюються (настройки змінюються на більш якісні).
Здійснює процес конвертації спеціальний модуль з дуже простим інтерфейсом. У першій частині єдиного вікна ABBYY PDF Transformer відображається відкритий в даний момент файл. А в другій - список доступних опцій. На верхнє місце серед них винесено, звичайно ж, список доступних форматів (документи Microft Word, Excel, HTML, звичайний текст, RTF, PDF з можливістю повнотекстового пошуку). На друге - ім'я кінцевого файлу і папка, в якій він буде зберігатися. Далі користувачеві необхідно вказати сторінки PDF-документа, які йому потрібні (все, список номерів, інтервали). Наступним йде розділ "Збереження оформлення". Для кожного формату кінцевого файлу він свій. Наприклад, при збереженні інформації в стандарті Microsoft Word користувач може включити або відключити запис графіки, а також вибрати ідентичне вихідному оформлення тексту або ж просто його розміщення в одну колонку. Ну а для текстових документів настройки простіше. Тут є тільки дві опції: поділ сторінок символом кінця сторінки і поділ абзаців порожніми рядками.
Наступним пунктом йде список мов документа. При цьому користувач повинен пам'ятати, що розробники не рекомендують використовувати одночасно більше двох або трьох мов. Якщо ж у файлі їх більше, то краще процес конвертації проводити поетапно. Далі користувачеві пропонується вибрати режим роботи програми: "Звичайний" або "Як зображення". Перший з них забезпечують більшу швидкість, але не дозволяє розпізнавати деякі спеціальні символи і символи нестандартних шрифтів: замість них будуть виводитися різні значки. Другий режим дозволяє обробляти PDF-документ як картинку із застосуванням технологій OCR. Це, звичайно, уповільнює процес конвертації, але зате робить його більш якісним.
Після установки всіх необхідних параметрів користувачеві залишається тільки запустити процес перетворення. Протягом його програма ABBYY PDF Transformer самостійно розіб'є PDF-документ на різні області (текст, графіка, таблиця) і обробить кожну з них в залежності від встановленого типу. Втім, користувачам не завжди подобається автоматична розбивка. У таких випадках у них є можливість самостійно вручну вказати програмі все області та їх типи.
Запускатися розглянутий модуль може по-різному. Перший варіант - зі стандартного меню "Пуск" Windows. Другий - за допомогою додаткової панелі в різних додатках Microsoft Office. При цьому вибір формату кінцевого файлу обмежується тією програмою, звідки був зроблений запуск ABBYY PDF Transformer. Є і ще один варіант - контекстне меню, яке викликається натисканням правої клавіші миші на PDF-документі в "Провіднику".
Сьогодні ми з вами, шановні читачі, досить докладно розглянули програму ABBYY PDF Transformer і з'ясували, що вона володіє як мінімум двома достоїнствами: потужністю і простотою. І дійсно, її можливостей цілком достатньо як для створення PDF-документів, так і для вилучення з них інформації для подальшої обробки. При цьому програма має інтуїтивно зрозумілим багатомовним інтерфейсом, з яким не виникне ніяких складнощів навіть у початківців користувачів ПК. Також варто відзначити наявність короткої, але дуже інформативною довідкової системи російською мовою. Все це дозволяє буквально відразу ж після установки продукту ABBYY PDF Transformer почати повноцінну роботу з ним.