У найширшому сенсі мета комунікацій на підприємстві - здійснення змін, вплив на діяльність таким чином, щоб досягти процвітання підприємства.
Існує дві основні функції комунікації: інформаційна та особистісна. Перша здійснює процес руху інформації, друга - взаємодія особистостей. Ці дві функції найтіснішим чином пов'язані один з одним. Взаємодія особистостей в значній мірі здійснюється завдяки руху інформації, але повністю до інформаційних процесів не зводиться, тому що комунікація будується не тільки за фактом передачі і отримання інформації, а й полічностним її оцінками і індивідуальним інтерпретаціям.
3. Комунікаційний процес.
Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома або більш людьми.
Основна мета комунікаційного процесу-забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування брали участь в обміні людей. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати уявлення про стадії процесу, в якому беруть участь двоє або більше число людей.
4. Елементи і етапи процесу комунікацій.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи.
1. Вантажовідправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.
3. Канал, засіб передачі інформації.
4. Одержувач, обличчя, якому призначена інформація і яке інтерпретує її.
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Зазначені етапи такі:
ьЗарожденіе ідеї.
ьКодірованіе і вибір каналу.
ьПередача.
ьДекодірованіе.
Ці етапи проілюстровані на малюнку 1 у вигляді простої моделі процесу комунікацій.
4.1. Зародження ідеї.
2. Робітники повинні зрозуміти, чому потрібні ці зміни, інакше вони можуть зробити висновок, що компанія намагається вичавлювати з них побільше, а платити поменше, і збунтуватися.
3. Робітники повинні зрозуміти, Яким чином слід здійснити зміни - якість продукції і рівень шлюбу не повинні змінитися внаслідок приросту обсягу виробництва, інакше ефективність може знизитися, а не зрости, як того вимагає у своєму повідомленні вище керівництво.
Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки стосовно них саме так діє вище керівництво. Справа в тому, що керівники вищої ланки часто служать рольовою моделлю для поводження підлеглих. Якщо наші керівники схильні до примусу або не відверті в обміні інформації з нами, ми цілком можемо повестися подібним чином, обмінюючись інформацією зі своїми підлеглими, проте ви перебуваєте в іншому становищі, ніж ваше начальство. Тому зовсім необов'язково діяти в тому ж стилі, навіть якщо цей стиль ефективний. Що насправді необхідно, так це усвідомити - які ідеї призначені до передачі до того, як ви відправляєте повідомлення, і впевненість в адекватності й доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.
4.2. Кодування і вибір каналу.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, які багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.
Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його.
Декодірованіе- це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея.