КОМІТЕТ - це група всередині організації, якій делеговані повноваження для виконання будь-якого завдання або комплексу завдань. Іноді комітети називають радами, цільовими групами, комісіями або командами. Але у всіх випадках тут мається на увазі групове прийняття рішень і здійснення дій, що відрізняє комітет від інших організаційних структур.
СПЕЦІАЛЬНИЙ КОМІТЕТ - це тимчасова група, сформована для виконання певної мети. Керівник відділення банку може утворити спеціальний комітет для виявлення проблем в обслуговуванні клієнтів, а також альтернативних способів їх коригування.
ПОСТІЙНИЙ комітет-це перманентно діюча група всередині організації, що має конкретну мету. Найчастіше постійні комітети використовуються для надання організації консультацій з питань невиліковним важливості. Відомий і часто приводиться приклад постійного комітету - це рада директорів (правління фірми). Рада директорів великої компанії може бути поділений на постійні комітети, такі як ревізійна комісія, фінансова комісія і виконавчий комітет. Президентові великої компанії часто бувають підпорядковані такі комітети як комісія з вироблення політики, група планування, комісія з розгляду скарг співробітників і т.п.
Коли використовувати комітети? Фахівці в галузі управління радять вдаватися до цієї форми управління, коли група може виконати цю роботу краще, ніж один керівник, або коли організація, передаючи всю владу в руки однієї людини, піддає себе ризику. Розглянемо ситуації, коли управління за допомогою комітетів може бути кращим.
2. Коли пропоноване рішення напевно виявиться досить непопулярним в організації, використання комітету для прийняття рішення може призвести до ослаблення невдоволення щодо дій конкретних відповідальних осіб ..
3. Коли колективне прийняття рішення піднімає дух організації, комітет може залучити підлеглих до участі в процесі вироблення рішень. Іноді, якщо рішення нав'язане співробітникам зверху, і ніхто з керівників не поцікавився їхньою думкою з цього приводу, це може привести до підриву морального стану підлеглих.
4. Коли є необхідність координувати роботу різних підрозділів організації, комітет може з'явитися форумом для висловлення точок зору керівників і допомогти їм зрозуміти своє місце в загальній справі.
5. Коли небажано зосереджувати всю владу в руках однієї людини, комітет може розподілити повноваження між кількома особами. Це допоможе організації уникнути помилок в найважливіших питаннях і послабити тиск на вище керівництво. Страхові компанії часто користуються цим інструментом для оцінки та схвалення капіталовкладень, якщо вони пов'язані з великими сумами і необхідністю використовувати консервативну тактику.
Своєю сумної популярністю неефективного інструменту комітети часто зобов'язані їх неправильного використання. Саме вони страждають через некомпетентного управління. Нижче наведені характерні помилки, які можуть призвести до зниження ефективності роботи комітету.
1. Відсутність чіткого опису прав і обов'язків комітету. Перед тим як утворити комітет, керівництво повинно точно вирішити, з якою метою він створюється.
2. Неправильно певна чисельність комітету. Оптимальна чисельність - від 5 до 10 осіб. Якщо в комітеті буде менше 5 осіб, то цього може виявитися недостатньо для одержання вигоди з різниці думок, а комітет, що складається більш ніж з 10 осіб, обмежує участь кожного в обговоренні питання.
3. Втрати часу. У комітетів спостерігається тенденція витрачати більше часу на зрозумілі всім членам питання, ніж на ті, що відрізняються більшою складністю. Комітети іноді ведуть нескінченні суперечки на тривіальні теми, а рішення з найважливіших питань приймають за кілька хвилин. Паркінсон назвав це законом тривіальності: «час, витрачений на будь-який пункт порядку денного назад пропорційно сумі, яка за ним стоїть».
4. Уповільнений прийняття і виконання рішень. Жодна група не в змозі діяти так само швидко і рішуче, як компетентна особистість.
5. Компроміс породжує посередність. Яке б питання ні обговорювалося в групі, голосування рідко буває одноголосним. Якщо розбіжність у думках дуже велике, то влаштовує всіх компромісне рішення буде характеризуватися найменшим коефіцієнтом згоди в групі.
6. Надмірні витрати. Якщо рішення приймаються групою, витрати на її роботу набагато перевершують витрати на прийняття рішень однією особою. Тому, перед тим як передавати питання на розгляд комітету, вище керівництво повинне підрахувати, в які суми це виллється.
7. Однодумність. Таке явище як конформізм може перешкодити комітету критично проаналізувати всі альтернативні пропозиції. Група може з легкістю виявити надмірний ентузіазм з приводу одного проекту і надмірну обережність з приводу іншого. При такому ентузіазмі окремі особи можуть посоромитися висловити вголос свої сумніви чи підтримку щодо непопулярного проекту, боячись, що колеги вважатимуть їх «нелояльними членами команди». Крім усього сказаного вище, необхідно пам'ятати, що комітети - це групи, тому всі характеристики, процеси і проблеми груп відносяться також і до них.
Повернутися в зміст: