Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них скачайте бланк і зразок заповнення

Ви переглядаєте розділ Книга обліку руху трудових книжок. розташований у великому розділі Трудова книжка

Документообіг на підприємстві будь-якої форми власності повинен вестися відповідно до певним правилам і нормам: мають реєструватися рух документів, що приходять ззовні і вихідних, обмін паперами між відділами та департаментами і т. П.

І ці правила стосуються не тільки канцелярських або бухгалтерських відділів, але і HR департаменту, або відділу кадрів (ОК). Тут головними об'єктами, що підлягають взяттю на облік, є трудові книжки (вкладиші) співробітників.

Як тільки громадянин влаштувався на роботу, на нього тут же заводиться особова справа з даними і відомостями, що стосуються трудового досвіду і стажу, тоді як в його трудову книжку (ТК) заносяться відомості про рух по службі, навчанні, нагороди і заохочення. Будь-який такий документ і вкладиш, який додається до нього, проходять обов'язкову реєстрацію в книзі обліку.

Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Що собою являє книга обліку і які завдання виконує?

В даний час реєстр обліку - це стандартизована форма для відображення руху трудових книжок, що включає в себе тринадцять граф на кожному розвороті, заповнення яких доручено співробітнику відділу кадрів або іншій відповідальній особі.

Кожна з граф має чітке призначення, а в цілому і загальному вони відображають процеси прийому, створення, видачі, пересилання і передачі документів, що підтверджують реальний трудовий стаж громадянина. Реєстрація здійснюється при постановці співробітника на кадровий облік, і кожен запис, будь то сама книжка (або вкладиш), отримує номер в порядку черговості надходження.

Придбати книгу обліку руху ТК можна в тих місцях, де зазвичай продають подібного роду продукцію - різні бланки, журнали та ін. Видані на підприємствах, що мають відношення до ФГУП "Гознак".

Вкладиші: що це таке?

Вкладиш - це продовження ТК. в якій заповнені всі листи і розділи. Має стандартну форму, але менший розмір: 9 розворотів для фіксації відомостей про місце роботи, 8 - для нагороджень. Реєстрація вкладишів - бланків суворої звітності - здійснюється точно так же в реєстрі, але, крім того, в ТК ставиться ще й штамп про видачу такого бланка.

Якщо працівник прийшов на підприємство з уже існуючим вкладишем, то останній не підлягає реєстрації, обліковий запис проводиться тільки в разі видачі нового формуляра.

Прибутково-видаткова книга

Подібного роду реєстр ведеться для обліку придбання бланків і формулярів, т. Е. Нових ТК і вкладишів, які були отримані від виробників або розповсюджувачів, і видачі їх співробітникам.

Головне призначення прибутково-видаткового журналу - контроль витрат підприємства на подібного роду продукцію. Придбати можна там, де поширюється продукція ФГУП "Гознак". Журнал вважається дійсним, якщо має повний комплект водяних знаків.

Відповідальність за внесення записів несе особа, певне керівником. Реєстр повинен бути прошитий, за місцем прошивки на тильній сторінці наклеюється аркуш паперу, на якому знаходиться засвідчувальний напис і підпис відповідальної особи, як правило, керівника підприємства.

Шнурівка пломбируется, і номер з відбитка заноситься на титульну сторінку книги. Зберігається реєстр в сейфі, до якого обмежений доступ третіх осіб.

До роботи з прибутково-видаткових журналом має допуск відповідальну особу, яка регулярно реєструє руху формулярів по приходу і по видачі. Якщо формуляр було видано на руки, то в журналі має бути присутня підпис особи, яка отримала його. Відповідальний щомісяця звітує про витрати коштів і залишках в наявності невикористаних бланків.

Адміністративні стягнення у вигляді штрафних санкцій накладаються на підприємство, якщо прибутково-видатковий реєстру не заведений, а також якщо були порушені правила внесення записів до реєстру.

Хто призначає відповідальну особу?

Уповноважена особа, яка несе відповідальність за ведення реєстрації в книзі обліку руху ТК, призначається керівником підприємства. Видається наказ, де називається ім'я відповідального, вказується дата, з якої повноваження стають дійсними.

Як тільки уповноважений приймає на себе такі обов'язки, ніхто крім нього і керівника більш не має доступ до журналу обліку трудових книжок, який носить статус документа суворої звітності.

Як правило, таким уповноваженим стає та людина, яка працює з ТК, т. Е. Працівник відділу кадрів або HR-департаменту. У скромного розміру організаціях з цим обов'язком справляється бухгалтер або секретар.

У разі зміни відповідальної особи складається акт, де фіксується кількість ТК дійсно працюючих співробітників, непередані і незатребувані книжки тих, хто звільнився і залишок чистих формулярів.

форма книги

Форма реєстру обліку має стандартний вид, який відповідає затвердженим Урядом РФ. Якщо на підприємстві перш записи здійснювалися в книгу, яка не відповідає вимогам, то вона повинна бути закрита. Існує прописана процедура припинення ведення записів в такому реєстрі.

Полягає вона у внесенні підсумкової записи, в якій вказується причина закриття, кількість внесених до реєстру записів і зареєстрованих ТК і вкладишів із зазначенням дати закриття та підписом уповноваженої особи. В подальшому журнал передається в архів. де продовжує зберігатися. Користуватися реєстром дозволено, але заборонено вносити і коригувати будь-які записи.

Реєстрація трудових книжок, а також вкладишів, ведеться в одному журналі до його закінчення, а не до закінчення календарного року.

При переході до нового журналу встановленого зразка записи здійснюються під порядковим номером, наступним за тим, яким закінчилася попередня книга.

У журналі встановленої форми містяться додаткові довідкові матеріали на допомогу співробітнику, який здійснює ведення реєстру. Це правила, постанови Уряду РФ, додатки, приклади заповнення бланків, формулярів, звітів, заявок і актів, а також детальна інструкція щодо внесення записів до журнал.

Як здійснюються записи?

Тринадцять існуючих на розвороті журналу граф мають суворе призначення. Записи вносяться акуратно кульковою ручкою відповідальною особою. Прогалин в колонках не повинно бути: якщо відсутня необхідна інформація, ставиться прочерк.

У першій колонці проставляється порядковий номер реєстрованого документа (ТК або нового виданого вкладиша).

У три наступні графи вноситься інформація про дату прийняття на роботу, здачі книжки (вкладиша) в ОК. Між зазначеними датами може пройти термін в п'ять, а то й сім днів.

П'ята колонка - місце для внесення особистої інформації про власника трудової книжки.

У шостий вказуються номер і серія ТК, форма яких може відрізнятися в залежності від року видання формуляра.

Сьома графа - вказується посада співробітника або його функція на підприємстві згідно зі штатним розкладом, а в восьмий - найменування підрозділу (відділу, департаменту, цеху і т. П.), Де здійснюється трудова діяльність. У дев'ятій прописується документ, що дав підставу для прийому на роботу.

Згідно Правил ..., п. 45, десята колонка - це місце для особистого підпису уповноваженої особи, що приймає ТК.

11 графа - вартість нового формуляра трудової або вкладиша, який оформлюється вперше. Якщо працівником надана була вже використовувана книжка (вкладиш) або бланк був виданий безоплатно, то у відповідній графі ставиться прочерк.

12 і 13 - заповнюються при звільненні: в першій ставиться дата отримання на руки ТК, у другій - особистий підпис за книжку або вкладиш.

Облік бланків трудових книжок - бланк:

Як вносяться виправлення?

При внесенні відміток в журнал допускаються помилки, усуваються вони шляхом проставлення позначки «запис недійсна» в тій графі, де була є помилка, а в наступному рядку ставиться правильний запис.

Оформлення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Перед тим, як будуть внесені перші реєстраційні записи в журнал обліку руху трудових книжок, вона повинна бути оформлена належним чином. Послідовність дій така:

Книга обліку руху трудових книжок - зразок заповнення титульного аркуша:

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - завантажити бланк ви зможете нижче за посиланням. Чи не належним чином оформлений журнал реєстрації або його відсутність тягнуть адміністративну відповідальність: штраф, який накладається на керівника і підприємство. Розмір штрафу становить в першому випадку 500-5000 руб. у другому - 30 000 -50 000 руб.

Термін зберігання

Згідно з положеннями Росархіву термін зберігання журналу обліку ТК повинен зберігається протягом 50 років в архіві підприємства. Перед передачею на зберігання проводиться опис об'єкта.

Ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них вимагає дотримання інструкцій. Оформлення має проходити відповідно до встановленої процедури, а записи повинні вноситися коректно і акуратно. Прогалин в графах журналу не повинно бути.

Реєстр підлягає зберіганню в сейфі, до якого мають доступ керівник підприємства і яка відповідає за ведення реєстру особа. По закінченню журналу, він передається на зберігання в архівний відділ підприємства.

Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!

Коли я починала працювати в маленькому ТОВ, там не було книги обліку трудових книжок і вкладишів до них, я, звичайно ж, планувала її завесті.Но вважала її не дуже важливим документом і весь час відкладала її заклад в «довгий ящик» .Але коли до нас прийшов колишній працівник, який пішов ще до мого приходу, і сказав що ми наше ооо не видало йому трудову книжку, лякав прокуратурой.Я завела цей журнал в терміновому порядку! Проблеми з цим працівником ми до речі теж вирішили!

Нове в розділі

Отримайте безкоштовну консультацію прямо зараз:
+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург Інші регіони:
Онлайн консультант

Олена - Книга обліку руху трудових книжок (ТК): як заповнювати, підписувати і виправляти помилки 8
Тетяна - Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів 5
Ірина С. - Як і для чого проводиться опломбування журналу обліку трудових книжок (ТК)? 1
Олена - Освіта - це багатство, правильний запис про нього в трудовій - скарб 69
Фируз - Тонкощі заповнення титульного аркуша трудової книжки 10
Джуд - Як вуст рум'яних без посмішки, у нас не зустрінеш без помилки і пари книжок трудових. Як виправляти? 157
Юліанна - Чи можлива відмова від СНІЛС: як його зробити? 24
Ірина - Робимо дитині у віці від 14 до 18 років закордонний паспорт через портал державних послуг 14
Ірина - Немає нічого простішого: оформляємо закордонний паспорт дітям у віці від 14 до 18 років 5
Марія - Коли потрібно міняти дитячий закордонний паспорт і як це правильно зробити 28
Олена - Освіта - це багатство, правильний запис про нього в трудовій - скарб 69
Фируз - Тонкощі заповнення титульного аркуша трудової книжки 10

Юридична консультація Ваш персональний юрист

Інтернет-журнал, присвячений побутовим правових питань. Ми ставимо перед собою просту мету: безкоштовно, достовірно і простою мовою відповісти на більшість правових питань, що виникають у повсякденному житті.