Одне або декілька полів (стовпців), комбінація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці, називається первинним ключем. Ключове поле дозволяє уникнути виникнення помилок при введенні даних, так як вони в цьому полі не можуть повторюватися. В якості ключового поля можна використовувати ідентифікаційний номер, який присвоюється громадянам податковою службою, серія і номер паспорта співробітника. Ключове поле може містити число або послідовність символів, що дозволяють ідентифікувати кожну запис і уникнути дублювання. Ключове поле використовується для швидкого пошуку і зв'язку даних з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів. Первинний ключ не може містити порожніх значень (Null) і завжди повинен мати унікальний індекс. У будь-якій таблиці бажано мати одне або кілька ключових полів. Значення Null означає, що в полі немає ніяких даних, наприклад, тому, що вони невідомі. Значення Null не можна прирівнювати до рядка, що містить прогалини. У спеціальному полі Лічильник (AutoNumber) кожного запису присвоюється унікальний для цього поля номер, який автоматично збільшується з кожною новою записом. Його можна використовувати для нумерації записів по порядку.
Складовою ключ (composite primary key) являє собою комбінацію з декількох полів. Він використовується в тих випадках, коли неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для скріплення двох таблиць щодо «багато до багатьох».
Дані ключового поля використовуються для індексування таблиці, що прискорює пошук і обробку інформації. Якщо не задана сортування таблиці, то записи розташовуються за значенням ключа. При включенні нових записів або видаленні старих записи таблиці не переміщаються, змінюється тільки місце розташування кожного індексу. Первинний ключ використовується для зв'язування однієї таблиці з іншого ..
Для відображення на екрані таблиці в вікні бази даних перейдіть до імені таблиці в списку і виберіть команду Відкрити в меню Файл або натисніть кнопку Відкрити на панелі інструментів. Клацніть клітинку, в яку необхідно ввести дані. Введіть дані і натисніть клавіші Enter або Tab. Для переходу до порожньої записи натисніть клавіші Ctrl + (символ «плюс») або натисніть кнопку переходу по записах Новий запис. Зміна значень полів, додавання або видалення даних і пошук даних виконується в режимі таблиці. Введення нових даних в виділене поле автоматично замінює старі. Кількість символів, що вводять залежить від розміру поля, а не від ширини стовпця. Текст не може бути розірваний усередині осередку. В одній комірці можна відобразити кілька рядків тексту. Щоб ввести одні й ті ж дані в кілька осередків, виділіть комірки, наберіть дані, а потім натисніть Ctrl + Enter. Для видалення даних у виділеному полі натисніть клавішу Delete.