1. За своїм призначенням документи бувають:
a. розпорядчі документи
Вони містять вказівки на виконання господарської операції. Як приклад - розпорядження, чек (грошовий), наказ
b. виконавчі документи
Вони складаються в момент здійснення операції або відразу ж після неї. Наприклад, акт на списання матеріальних цінностей, накладна, видатковий ордер по складу
c. комбіновані документи
Вони містять розпорядження на виконання операції, а також факт про її скоєнні. Як приклад можна вказати - платіжні доручення, видатковий касовий ордер
d. Документи бухгалтерського оформлення
Вони служать для оформлення бухгалтерських записів з метою подальшого використання в обліковому процесі. Сюди можна віднести - бухгалтерська довідка, бухгалтерська довідка-розрахунок по нарахуванню зносу (амортизації) основних засобів
2. За місцем складання документи бувають:
a. внутрішні документи
Документ оформляється і використовується в межах організації. Як приклад можна вказати - накладна на внутрішнє переміщення товарів, видатковий касовий ордер, вимогу на відпуск продукції
b. зовнішні документи
Документ надходить з іншої організації або направляється з даної організації в іншу. Як приклад можна вказати - рахунок-фактура, платіжне доручення
3. За обсягом змісту документи бувають
a. Первинні документи
Вони вперше реєструють господарську операцію. Ці документи становлять основу поточного обліку. Як приклад можна вказати - накладні, касові прибуткові та видаткові ордери, накази, розпорядження, акти на списання, акти виконаних робіт, табель обліку робочого часу і т.д.
b. Зведені документи - це вторинні документи, які складаються на основі первинних і узагальнюють їх. Як приклад можна вказати - авансовий звіт підзвітної особи про відрядження, звіти касира, звіт комірника про рух матеріальних цінностей по складу
4. По порядку складання документи бувають:
a. разові документи
Вони складаються в один робочий прийом. До них відносяться, наприклад, квитанція, вимога на відпуск матеріальних цінностей зі складу, прибуткові, видаткові касові ордери.
b. Накопичувальні документи
Вони складаються в кілька робочих прийомів і відображають однорідні операції за певний період. Наприклад, особова картка або рахунок працівника по заробітній платі, лімітно-забірна карта, накопичувальна відомість
5. За способом виконання документи бувають:
a. Документи, виконані ручним способом
b. Документи, виконані машинним способом
i. Виконані за допомогою ЕОМ
ii. Виконані на друкарській машинці
6. За змістом господарських операцій документи бувають
a. матеріальні документи
Вони призначені для оформлення операцій по руху товарно-матеріальних цінностей. Наприклад, накладна, акт про приймання матеріалів, акт приймання-передачі матеріальних цінностей
b. грошові документи
Вони використовуються для оформлення операцій з готівкою і безготівковими коштами. Як приклад - платіжне доручення, прибутковий касовий ордер
c. Розрахункові документи
d. Вони використовуються для оформлення розрахункових взаємовідносин організацій зі своїми контрагентами по виниклих зобов'язаннями. Як приклад - рахунок-фактура
7. За кількістю врахованих позицій
· Однорядкові, тобто документи, які містять одну облікову позицію (прибутковий касовий ордер)
· Багаторядкові - вони містять дві і більше облікові позиції (авансовий звіт)
8. За змістом господарських операцій:
· Матеріальні - вони використовуються для оформлення операцій по руху товарно-матеріальних цінностей (Накладна, акт приймання-передачі основних засобів, акт про приймання матеріалів)
9. За якісними ознаками:
· Повноцінні (доброякісні) - це документи, які повинні відповідати наступним вимогам:
ü Правильно оформленими, тобто повинні бути складені за формою, встановленою для даного документа і мати всі обов'язкові (необхідні) реквізити.
ü Повинні відображати законні за змістом операції
ü Вони повинні відображати дійсно скоєні операції
ü Вони повинні відповідати всім передбаченим вище вимогам одночасно
v Неправильно оформлені: недооформлені. в яких відсутні необхідні реквізити (без підпису, без дати); документи, що мають неналежні реквізити (чек на отримання грошей, підписаний неправомочною особою); Документи, які мають зайві реквізити (накладна з гербовою печаткою); документи, оформлені на бланках невстановленої форми.
v Документи, що відображають незаконні операції (акт на списання матеріалів з завищенням їх вартості), тобто дані документи складаються на господарські операції, які за існуючими правовими номам не повинні відбуватися.
v Підроблені документи - це документи, які відображають вигадані операції, які насправді не здійснювалися:
Ø Документи, які містять матеріальний фальсифікація або фальсифіковані.
Ø Документи, які містять завідомо неправдиві відомості, тобто містять інтелектуальний підроблення: без грошей і безтоварні (видатковий касовий ордер - безгрошовий документ, так як гроші за цим касовим ордером насправді не видавалися, безтоварними називаються документи, які містять всі реквізити документа, але по яким насправді передача товару не здійснювалася - накладна, рахунок-фактура). Оформлення безтоварних документів може здійснюватися з метою:
ü Видача стороннім організаціям свідомо фіктивних документів для прикриття і протизаконних дій
ü Складання фіктивних документів або зміна справжніх документів з метою приховування нестачі матеріальних цінностей, яка утворилася в наслідок розкрадання
ü Подання підроблених даних про фактичне витрачання сировини і матеріалів на виробництво продукції, робіт, послуг з подальшим їх розкраданням
v Документи, що містять випадкові помилки, пов'язані з неуважністю, недосвідченістю матеріально відповідальних осіб, а так само незнанням ними основ облікової роботи (неправильно вказаний обсяг виконаних робіт, дати здійснення господарської операції) Це помилка, яка відбулася один раз, якщо повторюється, то вже не випадкова помилка.
· Документів не офіційного обліку - не передбачені діючими нормативними актами, проте в порушенні правил ведуться матеріально відповідальними особами у вигляді неофіційних карток, книг чорнових схилів, двосторонніх записів товарних і грошових коштів. В ході огляду в приміщенні у матеріально відповідальних осіб можна виявити чорнові записи товарних або грошових документів, акти не офіційного зняття залишків.
Бухгалтерські документи мають істотне значення при виявленні і розслідуванні економічних злочинів в зв'язку з тим, що вони є носіями юридично значимої інформації.
З документацією тісно пов'язаний документообіг. Документообіг - це рух документів всередині організації від моменту їх створення або отримання від інших організацій до передачі цих документів в архів.
1. Створення або отримання бухгалтерського документа від іншої організації
2. Перевірка, виконання та прийняття до обліку бухгалтерського документа
3. Бухгалтерська обробка облікового документа
4. Передача документа в архів
Згідно ФЗ «Про бухгалтерський облік» первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями та органами внутрішніх справ на підставі їх постанов. Головний бухгалтер або інша посадова особа організації вправі з дозволу і в присутності представника органів, які проводять вилучення документів зняти з них копії із зазначенням підстави і дати вилучення.
Порядок вилучення бухгалтерських документів до порушення кримінальної справи:
1. Акт вилучення складається на підставі ФЗ «Про міліцію», а так само на підставі ФЗ «Про бухгалтерський облік» (ст. 9)
2. Складається протокол виїмки або витребування документа (НК ст. 93, 94)
3. Протокол витребування або запит документів
4. Вилучення документів може відбуватися під час огляду місця події
Порядок вилучення після порушення кримінальної справи:
1. Протокол обшуку, виїмки
2. Вилучення документа при огляді місця події
3. Подання документів учасникам процесу