На підприємствах і в організаціях здійснюються найрізноманітніші господарські операції. Управління організацією забезпечується величезною кількістю документованої інформації. Всі документи, які звертаються в організації, поділяються на документні освіти (системи, підсистеми документації), види і різновиди документів. Документні освіти забезпечують здійснення певних функцій управління або видів діяльності організації. Системи і підсистеми документації включають десятки видів документів, характерних для даного документного освіти, які в свою чергу можуть складатися з багатьох різновидів документів.
Щоб краще усвідомити їх призначення і порядок заповнення, а також забезпечити правильне їх застосування, необхідна класифікація документів за однорідними ознаками.
Бухгалтерські документи класифікуються за такими ознаками:
· Порядок відображення операцій;
· Ступінь охоплення господарських операцій;
· Кількість облікових записів;
· Місце складання документа;
За призначенням документи поділяються на організаційно-розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Організаційно-розпорядчі документи - це комплекс документів, що закріплюють функції, завдання, цілі, а також права та обов'язки працівників і керівників по виконанню конкретних дій, необхідність яких виникає в операційній діяльності організації. Розпорядчі документи служать підставою для прийому і видачі грошей і матеріальних цінностей. Так, отримати гроші з розрахункового рахунку в банку можна толь-ко при наявності письмового розпорядження директора підприємства і головного бухгалтера. До розпорядчих документів відносяться до-вірний на отримання товарно-матеріальних цінностей, чек на отримання готівки з розрахункового рахунку, платіжне доручення на перерахування грошових сум у банку в порядку безготівкових розра-тов, наряд на відрядну роботу і т.п.
Виправдувальні (виконавчі) документи оформляють на вже зроблені операції, тобто вони підтверджують факт здійснення господарських опе-рацій і служать бухгалтерії підставою для відображення в обліку. Для матеріально відповідальних осіб ці документи є виправданням в отриманні або витрачання то-варно-матеріальних цінностей і грошових коштів. До таких доку-ментам відносяться: приймальні акти, квитанції, накладні, платіжні вимоги, відомості та інших.
Документи бухгалтерського оформлення складаються працівника-ми бухгалтерії, щоб за даними розпорядчих та оправдатель-них документів підготувати подальші облікові записи, полегшити і прискорити їх. До них відносяться: накопичувальні відомості Розподіливши-ня загальновиробничих і загальногосподарських витрат, відомості нарахування амортизації, розрахунок реалізованих торгових знижок, інші довідки і розрахунки, що складаються бухгалтерією.
Комбіновані документи поєднують в собі ознаки організаційно-распоря-дітельного, виправдувальних і документів бухгалтерського оформлення. Такі документи є і розпорядженням на вчинення конкурують-ної господарської операції і оформляють вже досконалу опера-цію. Іноді вони містять також вказівку про порядок відображення операції на бухгалтерських рахунках. Наприклад, видатковий касовий ордер, будучи розпорядженням касиру на видачу грошей з каси, слу-жит розпорядчим документом. Після того як гроші будуть ви-дані з наявністю підпису особи, їх отримав, цей документ вже буде виправдувальним, що підтверджує факт видачі грошей з каси. Після вказівки бухгалтером на цьому видатковому касовому ордері кор-респондірующіх рахунків він уже стає документом бухгалтерсько-го оформлення. До комбінованих документів відносяться авансовий звіт, вимога на відпуск матеріалів зі складу, видатковий касові-вий ордер та ін. Застосування комбінованих документів широко распростране-но в практиці бухгалтерського обліку, так як це зменшує кількість облікових записів, полегшує бухгалтерську обробку документів, де-гавкає їх більш доступними для огляду, скорочує витрати праці і витрати на бу-магу.
Один по одному відображення операції документи бувають первинними і зведеними.
Первинними називаються документи, якими оформляють факти господарського життя в момент їх звершення. Ці документи знаходяться на самому початку технологічного ланцюжка облікового процесу. Вони складають основу первинного обліку, бо в первинному документі реєструється факт господарського життя шляхом попереднього спостереження і вимірювання. До первинних належить більшість облікових документів, що оформляють господарські операції (наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, приймальні акти, накладні, платіжне вимога і ін.).
Зведені документи фіксують дані про факти господарського життя з декількох первинних документів. Застосування зведених документів пов'язано з необхідністю узагальнення даних первинних документів і отримання укрупнених показників, або отримання додаткових відомостей про враховуються господарські операції та відображення їх в бухгалтерському обліку у відповідних розділах. Прикладом зведеного документа можуть бути звіти касира, які узагальнюють відомості прибуткових і видаткових касових ордерів та доданих до них документів; товарні звіти, які складаються на основі первинних документів по приходу і витраті матеріальних цінностей, та ін.
За ступенем охоплення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні. Разові документи, оформляють одну або кілька господарських операцій, що записуються в документ одно-тимчасово. Після складання на їх підставі робляться бухгалтерсько-кі записи. До разових документів відносяться вимоги, накладні, платіжні вимоги, чеки, касові ордери, акти та ін.
Накопичувальні документи складають поступово на протяже-ванні певного періоду (дня, декади, місяця) для відображення одне-рідних, систематично повторюваних операцій. Накопичувальні документи остаточно оформляються через заданий проміжок, після чого вони передаються в бухгалтерію для записів. До та-ким документів належать: відомість розподілу накладних витрат, довідка бухгалтерії на списання калькуляційної різниці, лімітно-забірна карта. На підставі лімітно-забірної карти відпускаються матеріали зі складу у виробництво. Вона виписується на кожний номенклатурний номер споживаних цехом матеріалів і містить дані про ліміт відпустки цих матеріалів. Порівнюючи дан-ні фактичного відпуску матеріалів зі встановленим лімітом, по-стійно контролюють відпустку матеріалів у виробництво.
Застосування накопичувальних документів значно зменшує кількість виписуються документів і спрощує техніку бухгалтер-ського обліку. Так, замість записів за бухгалтерськими рахунками кожного від-ділового відпустки матеріалів зі складу в кінці місяця на суму підсумків лімітно-забірної карти робиться один запис. Такі накопичувальні записи по рахунках раз в місяць на основі загальних підсумків однорідних до-тів знаходять все більшого поширення в бухгалтерській прак-тику.
За кількістю облікових записів документи поділяються на однострочое Цінні та багаторядкові. Однорядковий документ відображає операцію приходу або витрати одного виду матеріалів. До таких документів належать: довіреність, матеріальний ярлик, картка складського обліку матеріалів та ін.
Складний доку-мент містить кілька позицій, видів матеріальних цінностей. Багаторядкові документи скорочують кіль-кість записів при складанні документів, зменшують потребу в папері для виготовлення рахункових бланків. Ці документи більш ра-нальних і при обробці за допомогою обчислювальної техніки. Всі загальні реквізити записуються в документі, а потім обробляються один раз. Таким чином заповнюються: прибутковий ордер, товарно-транспортна накладна, лімітно-забірна карта, накладна на відпустку матеріалів на сторону і ін.
За місцем складання розрізняються документи внутрішні і поза-шніе. Внутрішні документи складаються на даному підприємстві. До них відноситься більшість документів підприємства, наприклад, касові ордери, накладні, акти, авансові звіти, відомості, вимоги та ін. Зовнішні документи надходять від інших організацій, відображають господарські відносини з ними, наприклад рахунки-фактури, платіжні вимоги, виписки банку з розрахункового рахунку, платіжні доручення та ін. Відмінності між цими документами обумовлюють їх перевірку і бухгалтерську обробку, порядок виправлення вияв-дені помилок.
За змістом господарських операцій документи поділяються на:
· Матеріальні документи, які відображають рух товарно-матеріальних цінностей (акт прийому-передачі основних засобів, відомість витрати матеріалів і т.д.);
· Грошові документи, які відображають операцій з готівкою і без-готівковими коштами (платіжне доручення, чек на отримання де-ніжних коштів, квитанція на внесок готівкою і т.д.);
· Розрахункові документи, які відображають розрахункові взаємовідносини з партнерами по виниклих зобов'язаннями (рахунки-фактури, розрахунково-платіжні відомості і т.д.).