Підготовка справ до здачі в архів установи для їх подальшого зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.
Для довготривалого зберігання документів створюється архів підприємства.
Для ведення архіву виділяється штатна посада «архівіст» або його функції наказом керівника покладаються на одного з працівників підприємства, компетентного в питаннях діловодства.
До завдань архіву входять:
· Прийом, облік і зберігання документів, закінчених діловодством;
· Інформаційно-довідкова робота з архівними документами підприємства;
· Організаційно-методична допомога з ведення діловодства.
Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним завідувачем відомчим архівом (або особою, відповідальною за архів), попередньо погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в відомчий архів не підлягають і повинні зберігатися централізовано в канцелярії, секретаріаті чи іншій службі діловодства установи або в структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути передані до відомчого архіву за описами або номенклатурі справ, що визначає відомчий архів.
Правильність формування та оформлення справ, відповідність їх кількості опису і номенклатурі справ перевіряється співробітником архіву попередньо, на стадії підготовки справ до передачі в відомчий архів структурними підрозділами. Якщо в формуванні та оформленні справ встановлено недоліки, працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
Справи приймає завідувач відомчим архівом (спеціальний співробітник архіву) або особа, відповідальна за архів, у присутності працівника здає структурного підрозділу,
Передача справ проводиться за описом і в обох її примірниках проти кожного переданого справи робиться відмітка про його наявності кінці опису в кожному її екземплярі цифрами і прописом вказується кількість фактично прийнятих в архів справ, прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітників відомчого архіву і особи , що передав справи. При прийомі (цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.
Разом зі справами зі структурних підрозділів до відомчого архіву передаються РКК на документи, реєстраційні журнали, які включаються в опис як окремі одиниці зберігання.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівної установи дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, стверджує керівник установи.
Справи, підготовлені для архівного зберігання, повинні мати заголовки, пронумеровані листи, прямий хронологічний порядок розташування документів у справі, засвідчувальний аркуш із зазначенням кількості аркушів.
Знищення документів проводиться після здачі-прийому справ на архівне зберігання. Знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, проводитися подрібненням документів в машині для знищення паперів і проводиться в присутності членів ЕК.
На справи із закінченими термінами зберігання, відібрані до знищення, складають акт. Форма акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, типізовані і приведена в Основних правилах роботи відомчих архівів. Акт розглядається і схвалюється на засіданні ЦЕК (ЕК) організації, затверджується ЕПК відповідної установи архівної служби, потім керівником організації, після чого організація має право знищити справи, включені в акт.
При цьому розгляд та затвердження актів про виділення документів до знищення проводиться тільки одночасно з розглядом і затвердженням описів справ постійного зберігання за цей же період.
У невеликих установах, які не здають свої документи на державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання і знищення справ за згодою вищих організацій, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається тільки після складання річних розділів зведених описів справ з особового складу за відповідний період і їх затвердження керівником даної організації, потім проводиться знищення відповідних документів. «Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (понад 10 років), забезпечувати їх збереження та облік. »(Основні правила роботи відомчих архівів. С. 29).
Електронні документи передають на архівне зберігання в результаті експертизи їх цінності. При підготовці електронних документів до передачі в архів організації:
· Перевіряють фізичний стан носіїв електронних документів і якість запису інформації;
· Описують електронні документи;
· Готують комплект супровідної документації.
Опис технології в «Основних правилах роботи архівів організацій» відсутня.
При розробці технологій ДОУ, часу і способів документування необхідно пам'ятати, що тривале зберігання документів на нестабільних знімних носіях, наприклад, дискетах, зажадає частих, не рідше ніж раз на півроку, перевірок і перезапису інформації, що зберігається на нові носії у двох примірниках.
Тривале (понад 10 років) зберігання архівної інформації на жорсткому диску комп'ютера також ризиковано через можливих збоїв і вірусних атак.
В даний час єдиним прийнятним носієм для запису архівних комп'ютерних (електронних версій) документів може вважатися не перезаписуваний (документи правити не можна!) Оптичний диск.
Поступово практика показує, що на оптичних дисках доцільно зберігати тільки тимчасові документи (до 10 років).
Оптичні диски та інші ємні комп'ютерні носії все частіше використовуються в організаціях в якості робочої копії для щоденного використання, в той час як паперові оригінали зберігаються в архіві.
Робляться спроби зберігання на малоформатних і досить ємних оптичних дисках документів з більш тривалими термінами зберігання, наприклад, особистих справ співробітників. Але на сучасному рівні розвитку комп'ютерних технологій навіть сама можливість прочитання через 40-50 років записаного сьогодні на комп'ютері диска виглядає, на відміну від паперового документа, проблематичною.
Основною одиницею обліку і зберігання документів на комп'ютерних носіях даних в організації є файл даних.
База даних про документах формується в процесі їх реєстрації.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій або електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документах організації.
Після закінчення діловодного року виробляється сортування по справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, сгруппі-рова у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в ар-Хіві, забезпечують їх облік і збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.