Юлія Хакимова
Ви збираєтеся у відпустку? Що може бути ще приємніше. І думки Ваші вже тільки про те, як сходити в магазин за новим купальником, пляжної сумкою або сонячними окулярами. Що ж, це цілком зрозуміло. З монотонного ритму, від якого ми втомлюємося за півроку, приємно вирватися і подумати про «сонячному», але при цьому важливо грамотно відволіктися від завдань, які все ще висять на нас.
Якщо Ви керівник відділу або компанії:
За місяць до відпустки відзначте в своєму календарі очікувані дні відпустки, сплануйте бажані і пріоритетні зустрічі і проекти, підготуйте необхідні для цього матеріали # 150; дайте завдання секретарю обдзвонити всіх тих, з ким потрібно буде зустрітися, знайти потрібні папери, перенести зустрічі, якщо вони «потрапили» під відпустку.
За тиждень до відпустки повідомте кожному підлеглому про його проект і бажані результати після Вашого повернення. Пропишіть для себе результати, які Ви бачите, і надайте такий же список кожному з відповідальних.
За три дні до відпустки не забудьте дати останні вказівки іншим підлеглим, поставити їм завдання на час Вашої відсутності. Погодьтеся, приємно повернутися і побачити, що робота кипить!
Якщо ви підлеглий
Не поспішайте занурюватися в цю чарівну метушню, не поспішайте розслаблятися слідом за всіма оточуючими. Зробіть останній ривок, зосередьтеся на роботі, щоб піти у відпустку без зайвого головного болю:
за місяць до відпустки усвідомте, що відпустка ще не настав! Тому не відволікаючись від роботи не міняйте нічого в своєму графіку, не ставте собі багато нових завдань. Але краще побачитися з начальником і нагадати, що через місяць у Вас відпустку, щоб Ви не потрапили під його очей, коли він буде «роздавати» нові проекти. Краще вже зараз дізнатися, що від Вас хочуть, ніж за день до виходу у відпустку!
за 2 тижні до відпустки пропишіть всі завдання стоять перед Вами в даний момент, роблячи позначки навпроти кожної з них: що встигли, на якому етапі перебуваєте, що ще потрібно для закінчення. Розплануйте свій час так, щоб спрацювати на совість і не «померти» від навантаження. Якщо це слон (тобто завдання, на яку потрібно витратити набагато більше дня), терміново ріжте його на невеликі біфштекси і поїдають протягом місяця щодня.
за тиждень до відпустки не забудьте знайти собі заміну. Певна робота, яка лежить на Вас може несподівано звалитися на іншого співробітника, який буде згодом тримати на Вас образу, тому як у нього і без того була купа «своїх» справ. Тому, поясніть співробітникові, що йому необхідно буде робити за Вас. Зазвичай керівники раді, якщо Ви турбуєтеся не тільки про себе, а й про компанії в цілому. Тому можу майже зі 100% -ою впевненістю сказати, що начальник буде Вам вдячний і оцінить Вашу турботу.
Не забувайте, що, повернувшись, Вам доведеться вирішувати нові завдання, і якщо Ви все ще не вирішили старі, то ця маса впаде на Вас у подвійному обсязі. Тому за три дні до відпустки не витати в хмарах завчасно! Викресліть зі списку завдань завершення і зрадіє своєї «свободи», легкості! Ці ж дні можна витратити на пояснення замінює Вас співробітнику, де що лежить, що робити в першу чергу, як робити і т.д. Головне, поясніть, що у Вас і у нього залишилося лише 3 дні на вирішення цих питань! Якщо він не здасть їх зараз, потім завдання не буде виконано. Що погано і для Вас, тому підготуйте список можливих і неможливих питань, якщо колега раптом щось забуде.
Дотримуючись цих простих правил, Ви не тільки зміцните свій імідж організованого людини в очах колег і начальства, а й відпочинете з задоволенням # 150; без зайвих переживань і стресів!
Світлана Іллічова, топ-менеджер комерційної компанії
У нас в компанії складається загальний графік, де зазначається час відпустки керівництва. Мій відпустку узгоджується з відпустками заступників та інших перших осіб компанії. Дати відомі за 3 місяці. Під час моєї відпустки відпочиває також мій особистий водій, наданий компанією.
Відпочиваємо 2 рази в рік по 2 тижні. Зазвичай я збираю планерку щопонеділка в певний час, що триває годину, де ми вирішуємо нагальні питання, підлеглі діляться результатами роботи, і я ставлю нові завдання. Після відпустки я зазвичай хочу бачити заздалегідь обговорені результати. За тиждень збирається планерка для з'ясування, як йде робота і на якому рівні готовності.
У тайм-менеджменті взагалі, я користуюся плануванням довгостроковим (перспективним, річним), місячним, тижневим і щоденним, природно! У мене є і електронний щоденник. У річному плані за результатами я виявляю доходи і збитки, в перспективному планую на кожні п'ять років, я вважаю, це основні рубежі наших вікових досягнень і вимог.
Олена Щиголева, начальник кредитного відділу комерційного банку
Ми плануємо свою відпустку за 2 тижні. Теоретично складається графік, який, на жаль, порушується ще на початку і не має, по суті сенсу.
Я попереджаю підлеглих про свою відпустку, пояснюю їх завдання. Справа в тому, що у нас відпустку залежить від посади. Чим вища посада, тим більше він оплачується і тим довше може тривати, однак співробітникам з невисокою посадою відпустка дається не більше ніж на 10 днів. І взагалі він їм не дуже вигідний.
Найчастіше наші проекти не вимагають багато часу, питання з кредитними договорами можуть вирішитися протягом дня. Однак, останній тиждень перед відпусткою, зазвичай найбільш трудомістка, сиджу до останнього!
За тиждень до відпустки, доробляю все найнеобхідніше, за нове не беруся, залишаю інструкції підлеглому.
Відпустка дається для відпочинку, і я їм хочу насолоджуватися цілком!
У нас є правило: не йти у відпустку на термін більше 2 тижнів на півроку. Графіка відпусток у нас немає, все залежить від того які терміни подачі результатів проекту.
За місяць до відпустки я попереджаю про те, що він відбудеться, які терміни, що потрібно зробити. Оскільки я розумію, що замінювати мене буде секретар, я заздалегідь продумую всі, що мені потрібно буде зробити, заздалегідь роблю все, що вимагає термінів. За тиждень доробляю необхідні справи, які не потребують особливих термінів, але вимагають сил.
Я турбуюся про людину, яка мене замінює, оскільки я усвідомлюю, скільки інших справ йому доведеться робити, в першу чергу своїх! Мобільний залишаю, але прошу не турбувати!
Дізнатися ще більше про тайм-менеджменті Ви зможете з книг Гліба Архангельського. Замовити БЕЗКОШТОВНО!