Для початку згадаємо, як зазвичай все добре починається: команда начинет новий проект, менеджмент "запускає" ідеї на нарадах, далі йде постановка задач, дедлайнів, все натхнені - а потім починають з'являтися "обставини", і справа, що мало бути зроблено ще тиждень чи два тому, раптом "застрягає".
Справа тут зовсім не в тому, що ваші менеджери проектів або колеги різко отупіли або заледащіли; проблема в тому, що в процесі прийняття і реалізації рішень було упущено кілька важливих кроків. Саме вони і потрібні для того, щоб на практиці реалізувати все задумане.
1. Проводьте зустрічі окремо з кожним відділом і менеджером, які задіяні в проекті
Найчастіше у виконавців, у відділів, які знаходяться "на передньому краю" виникають труднощі з прийняттям самостійних рішень. Часто саме прийняття і реалізація прийнятого рішення виявляються переплутані - і ось ми вже отримуємо "зволікання" замість виконання поставленого завдання.
Щоб усунути виникаючі непорозуміння і плутанину, проводите регулярні зустрічі з усіма менеджерами, відділами та командами, які задіяні у виконанні поставленого переліку завдань. Наради повинні бути гранично короткими - так звані "наради на ногах", коли учасники навіть не сідають - по 10-15 хвилин в день, і контролюйте, як просувається спільне виконання робіт і реалізація конкретних дрібних завдань. Для цього загальний проект треба розділити на серію дрібніших завдань і проміжних термінів, і за кожен отримувати звіти.
Крім того, добре проводити окремі зустрічі з кожним, хто працює над проектом, якщо команда досить велика і передбачає роботу кількох різних відділів над одним завданням. Розділіть всіх людей - незалежно від того, в якому відділі вони працюють, - на "візіонерів", "операторів" і "процесорів" в залежності від того, з якими типами операцій і завдань вони справляються краще і ефективніше. Людина, яка робить в одній великій проекті певний перелік вузьких завдань, що співпадає з його схильностями і навичками, працює набагато ефективніше.
2. Від обговорення відразу переходите до конкретних дій
Само собою, що в кожному відділі, групі або команді, яка повинна виконувати ті чи інші завдання, повинен бути призначений відповідальний, який буде стежити за виконанням поставлених завдань і "підстьобувати" підлеглих і колег до дій. Прийняття рішень має бути централізовано, їх виконання і способи реалізації - децентралізовані.
3. Не бійтеся делегувати завдання і контролювати тільки результати, а не процес
За підсумками кожної зустрічі у вас повинен з'являтися список делегованих завдань, перелік осіб, відповідальних за виконання, і таблиця дедлайнів. Втручатися в процес і "стояти над душею" не треба: це демотивує і шкодить продуктивності команди. У той же час, треба не забувати, що делегування не означає повне "забуття": людина, якій доручена завдання, повинен знати, що у нього є набір проміжних термінів і дедлайн, за які він повинен відзвітувати керівництву.
До речі, саме на цьому етапі часто виникають труднощі через недостатньо оперативної звітності (або простіше кажучи - якщо процес проміжної звітності взагалі в комапнії ніяк не організований). Щоб уникнути подібного, створіть контрольний список, де крім термінів, самого завдання і імені відповідального співробітника, треба в окремій колонці вказати періодичність звітів, кому звітує співробітник і за якими показтелям. Так можна буде проконтролювати не тільки стадію "готовності" роботи, а й рівень "незвершенності". Такий "розбір по кісточках" дисциплінує, а перспектива звітувати не тільки про успіхи, а й про своїх помилках і недороблених завданнях кільком менеджерам поетапно (включаючи вище керівництво компанії) служить найкращим стимулятором до організованій роботі.
Всі пункти йдуть в розріз з управлінської наукою і практикою. Пункт 1 - проводити зустрічі треба з тими кого стосується предмет обговорення безпосередньо і на кого результат зустрічі може надати негайне вплив. Пункт 2 - за роботу треба прийматися вчасно. Завдання повинні виконуватися тога коли заплановані. Пункт 3 - боятися делегувати і правда не треба але от не контролювати процес нерозумно. Виконання завдання може піти зовсім по іншому руслу і ви отримаєте вже інший результат. Необхідно проводити періодичні контрольні зрізи. Вибачте, але хотілося б зрозуміти, звідки такі поради і до чого тут все задумане?
Підпишіться на розсилку від Інфіяа
Отримуйте кращі статті на пошту
Натискаючи на кнопку, ви даєте згоду на обробку своїх персональних даних.
