Як збільшити швидкість роботи в Excel та й з таблицями в цілому? Кілька суперпріеми для продуктивної і прискореної роботи з таблицею Excel
Стандартний офісний пакет Microsoft сьогодні відомий всім - від школярів середніх класів до бухгалтерів солідних фірм. У ньому міститься повний комплект інструментів для складання документації, в тому числі спеціальна таблиця, яка покликана полегшити роботу з даними. Однак багато її обходять стороною. Мотивація: «Занадто складно».
1. Миттєвий перенесення інформації в діаграму
Гіпотетична ситуація: в уже складену діаграму треба додати нові, тільки що з'явилися відомості. Як це зробити швидко і без випадкових втрат? Як прискорити роботу з Excel? Досить просто ...
Потрібно скопіювати ділянку, де вони містяться, використавши поєднання клавіш Ctrl / C (cmd / C на macOS). яке збереже в буфері обміну всі дані. Потім вам буде потрібно перевести курсор в робоче поле (осередок) і натиснути Ctrl / V (cmd / V на macOS). Така дія дозволить перенести виділене в строго необхідну графу.
Про магічний маркер автоматичного заповнення напевно знають всі. Це такий чорний тонкий хрест, розташований в кутку комірки (внизу праворуч). Потягнувши за нього, можна копіювати одну клітинку або групу, якщо формула охоплює відразу кілька з них.
Але в нього є одна незручність: дана дія нерідко вносить порушення в дизайн самої таблиці, оскільки копіювання підлягають не тільки розташовані в ній відомості, але і форматування осередків. Подібного можна уникнути!
Просто треба клікнути на тег після виконання потягування маркером (чорним хрестом). Це спеціальне позначення, яке виникає в нижньому правому куті виділеного для копіювання поля.
А ще якщо вибрати функцію Fill WithoutFormatting (копіювати лише значення), тоді Excel додасть в буфер обміну потрібну інформацію, не зіпсувавши оформлення, тобто захопить її без існуючого формату.
3. Миттєва вставка потрібних змін
Для виконання такої зміни досить просто почати вручну вводити необхідний текст в розташований поруч стовпець (сусідній). Після цього система Excel на 2-3 рядку зробить спробу передбачити дії користувача і далі все обробить сама - автоматично.
4. Відображення на карті даних з Excel
- На вкладці Insert зайти в OfficeStore. знайти в магазині додатків модуль BingMaps і встановити його. Зробити це можна ще одним шляхом - по переходу на прямий лінк з веб-ресурсу, клацнувши на кнопку Add.
- Після додавання плагіна відшукати його в переліку програм (MyApps) і перенести на робочий стіл.
- Вибрати осередки з відомостями в таблиці і клікнути в модулі карти на ShowLocations для відображення своїх даних.
- Встановити палітру і тип діаграми, пройшовши в налаштування плагіна.
5. Ефективне створення Міні-діаграми
Вони являють собою невеликі діаграми, зображені прямо в осередках. Наочно передають зміна призначених для користувача даних. Для їх створення треба натиснути на Columns або Line. що знаходяться у вкладці Insert (в групі Sparklines).
Потім в полі, що з'явилося слід зазначити діапазон початкових цифрових відомостей і осередки, в яких ви маєте намір розмістити Міні-діаграми. Після кліка на Enter система автоматично утворює їх в обраних вікнах.
На що виникла вкладці Design (дизайн / конструктор) можна буде задати їх тип, колір, активувати передачу найвищих і найменших значень, а також багато іншого.
6. Швидке перемикання на необхідний лист
Знайоме: в Excel вже стільки робочих аркушів, що стає важко орієнтуватися в них. Зазвичай таке відбувається, коли їх сукупний обсяг перевалює за кілька десятків.
Щоб терміново відшукати бажану сторінку і перейти на неї, клацніть правою кнопкою на прокрутити ярликів (аркушів). Цей параметр розміщений внизу з лівого боку віконця. Такі дії викличуть зміст, звідки можна моментально перейти на необхідний лист.
7. Формування «розумної таблиці»
Звичайний список може бути переформовано в таблицю. Для цього треба виділити поле з внесеними відомостями і клікнути на «Home / FormatAsTable». Крім трендового смугастого розфарбувати, вона отримає кілька корисних функцій:
8. Створення випадаючих списків
Коли виникає необхідність внесення строго визначених даних з дозволеного набору (значень «ні» і «так», інформації з документів відділів фірми та ін.), Це реально втілити з використанням списку. Процес передбачає всього кілька дій:
- Вибрати групу осередків або тільки одну, в якій передбачається подібне обмеження.
- Натиснути на Data / Validation.
- У переліку Allow (тип) знайти List (список) і клацнути на нього.
- У Sourc e вказати діапазон з еталонними варіаціями деталей, які повинні виникати в момент введення.
9. Відновлення втрачених або незбережених файлів
Якщо після ретельного і тривалого внесення даних в таблицю ви випадково натиснули «ні» при питанні про збереження, не поспішайте бігати по офісу, схопившись за голову, а потім повторно сидіти над роботою. Все можна зробити набагато простіше.
10. Конвертація рядків в стовпці і навпаки
При необхідності вручну перетворити комірки з рядків в стовпці, можна поступити просто і легко:
Якщо у вас застаріла версія Excel, то пропонується вступити в інший спосіб, оскільки там немає подібного значка. Щоб вирішити проблему, потрібно використовувати поєднання клавіш Ctrl / Alt / V і тільки потім клікнути на Transpose (транспортувати).
11. Швидка перевірка списків на збіги і відмінності
Іноді потрібно порівняти два діапазони даних і моментально розпізнати елементи, які відрізняються або збігаються. Простіше і ефективніше за все це зробити так:
- вказати стовпці, де треба порівняти значення або інформацію, утримуючи натискання на Ctrl;
- перейти по ланцюжку «Home / ConditionalFormatting / Highlight CellRules / DuplicateValues»;
- в списку клікнути на Unique (унікальні).
12. Підстроювання результатів під необхідні значення
Можливості MicrosoftExcel в даному плані значні і серйозні. Особливо це усвідомлюєш, коли вже пробував підбирати вихідні значення в розрахунках таблиці, щоб прийти до необхідного результату.
Програма дозволяє зробити підгонку автоматично - причому, набагато зручніше, простіше і швидше. Для цього буде потрібно наслідувати по ланцюжку «Insert / WhatIfAnalysis / GoalSeek».
У вікні, що виник після цієї події, слід зазначити осередок, де треба підібрати необхідне значення, а потім вказати очікуваний результат і осередок, яка повинна змінитися. Потім йде клік на ok (Enter), після чого програма виконає всі самостійно, підігнавши під необхідний вам результат. Точність - в межах 0,001 од.
13. Додаткова інформація
Безумовно, це ще не все суперможливості Excel. Тут розглянуті одні з найважливіших і затребуваних прийомів, які цікаві багатьом користувачам - не тільки для роботи, але і для навчання. На ділі, якщо вникнути в програму більш детально і ретельно, їх можна відкрити неймовірна безліч. Так, за допомогою таблиці реально:
- відслідковувати дані;
- вести бухгалтерію;
- контролювати трудовий процес;
- складати звіти та ін.
Але хочеться відзначити й інше: по ходу їх застосування для продуктивного прискорення процесів обов'язково варто враховувати версію офісного пакета, так як ланцюжок команд в них може відрізнятися. А в іншому - немає межі досконалості утиліт, як і можливостям їх освоєння.