Трудова книжка, як і раніше є основним документом про трудову діяльність і стаж працівника. Від того, наскільки грамотно і акуратно вона заповнена, залежить, чи виникнуть у людини проблеми на новому місці роботи або з оформленням пенсії. Принципово нові вимоги до заповнення трудових книжок обговорювалися на одному з семінарів, інформацію з якого ми пропонуємо вашій увазі
ДЛЯ НОВИХ ПРАЦІВНИКІВ - НОВІ БЛАНКИ
Нагадаємо, що трудові книжки старого зразка вже наявні у працівників дійсні і обміну не підлягають.
Трудові книжки ведуться тільки в організаціях
Ще раз звертаємо увагу підприємців на те, що трудові книжки ведуться тільки в організаціях. Індивідуальні підприємці не можуть оформляти трудові книжки своїм працівникам і вносити в них будь-які записи.
Відповідно до ст. 66 Трудового кодексу РФ (далі ТК РФ), роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в організації понад п'ять днів, якщо ця робота є для працівника основною.
ВІДПОВІДАЛЬНЕ ОСОБА затверджується наказом
Директор своїм наказом повинен призначити особу, відповідальну за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок (п. 45 Правил). Такий наказ необхідно видати, навіть якщо в посадовій інструкції інспектора по кадрам або іншого працівника сказано, що він веде трудові книжки. Якщо такого наказу не буде, вносити записи до трудових книжок і зберігати їх у себе в сейфі повинен сам директор.
РОБОТА З трудової книжки: Є НЮАНСИ
Приступаючи до роботи з трудовими книжками, співробітник, який відповідає за їх ведення, повинен:
Ідеальний варіант, якщо наявні в організації трудові книжки приймаються за відповідним актом прийому-передачі з попередньою перевіркою їх збереження. Адже інспектор Державної інспекції праці (далі-Гострудинспекции) при перевірці може попросити подивитися будь-яку трудову книжку, і якщо вона не виявиться, винувато буде чинне відповідальна особа, а не колишній кадровик.
Якщо в процесі роботи виявляється факт відсутності трудових книжок, необхідно з'ясувати причини цього (прийом громадян за трудовим договором без трудових книжок; втрата книжок з вини підприємства; неповернення трудових книжок, взятих працівниками та ін.). Для розшуку документів створюється комісія, результати роботи якої оформляються актом.
Правильно вести Книгу обліку
Вимоги до оформлення
Згідно п. 41 Правил, Книга обліку повинна бути:
- завірена підписом керівника організації;
- скріплена сургучною печаткою або опломбована.
Остання вимога до оформлення Книги обліку є нововведенням і викликає у співробітників кадрових служб подив: як його виконати і як працювати з опломбованій або скріпленої сургучною печаткою Книгою обліку? Фахівці радять ставити звичайну печатку організації, а при виникненні конфліктних ситуацій з співробітниками Гострудинспекции - звертатися зі скаргами в Мінпраці Росії або в суд. Книга обліку підлягає тривалому зберігання, тому вона повинна мати тверду обкладинку.
Перевірити запас чистих бланків
Відповідно до п. 44 Правил у кожної організації обов'язково повинен бути запас бланків трудових книжок і вкладишів до них. Їх кількість визначається потребами організації. У будь-якому випадку, хоча б один чистий бланк трудової книжки і вкладиша до неї повинен бути в організації постійно.
Використовувати в роботі можна тільки враховані бланки (при перевірці співробітники Гострудинспекции можуть звірити номера та серії бланків трудових книжок і вкладишів у прибутково-видатковій книзі з реквізитами заповнених книжок і вкладишів). Чисті бланки потрапляють з бухгалтерії в кадрову службу за заявкою особи, відповідальної за ведення трудових книжок (п. 42 Правил). Надіслати працівника в бухгалтерію, щоб він купив там бланк трудової книжки (вкладиша) і приніс в кадрову службу не можна.
Трудову книжку (вкладиш) організація може видати працівникові безкоштовно, а може взяти з нього плату в розмірі, що не перевищує суми, витраченої на придбання бланка. Питання забезпечення працівників бланками трудових книжок, в тому числі і порядок справляння за них грошових сум, слід передбачити в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Переконатися в достовірності бланка
Коли працівник уже має трудову книжку, він повинен пред'явити її при укладанні трудового договору (ст. 65 ТК РФ). Беручи у працівника трудову книжку, слід перевірити, чи є її бланк справжнім. На початку 90-х років, коли стало відкриватися велика кількість підприємств і виник дефіцит бланків трудових книжок, з'явилося багато підроблених книжок. Найбільш часто зустрічаються ознаками, говорять про підробку трудової книжки, є:
- відсутність необхідних написів і зображень на титульному аркуші (герба, серії, номера книжки;
- на першій сторінці трудової книжки зразка 1974 року повинен бути семизначний номер червоного кольору, який починається зі значка №);
- папір без водяних знаків;
- шрифт не Держзнаку СРСР.
Відмовити в прийомі на роботу співробітникові, що має підроблений бланк трудової книжки, якщо в неї занесені дійсні дані про працівника, не можна. Але і далі заповнювати таку книжку не варто. В цьому випадку постраждає і кадровик, який зобов'язаний вести трудові книжки тільки встановленого зразка, і працівник, у якого згодом можуть виникнути проблеми при оформленні пенсії.
Працівникові, у якого виявлений підроблений бланк трудової книжки, слід порадити зібрати довідки з попередніх місць роботи. На їх підставі відповідно до пп. 31-33 Правил і розділом VII Інструкції може бути виписаний дублікат. Якщо працівник не згоден на оформлення дубліката, у роботодавця є повне право завести на нього нову трудову книжку як на вперше надійшов на роботу.
ПРАВИЛА ЗАПОВНЕННЯ ЗМІНИЛИСЬ
Відповідно до п. 8 Правил оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється в присутності самого працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття його на роботу. Ще раз звертаємо увагу на те, що забезпечити такого працівника бланком трудової книжки повинен роботодавець.
Також слід зазначити, що тепер не можна вимагати у працівника документ про останньому роді його занять, в якому б віці він ні оформляв вперше трудову книжку.
Підставою для закладу трудової книжки є наказ про прийом на роботу, оформлений на основі укладеного трудового договору.
Що потрібно вказати
На титульний лист трудової книжки заносяться такі відомості про працівника прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність. У п. 2.1 Інструкції докладно прописано, на підставі яких документів, що пред'являються працівником, вносяться ці відомості. Перевіривши правильність заповнення, працівник повинен розписатися на титульному аркуші трудової книжки.
Крім того, на першій сторінці книжки повинна бути написана прізвище особи, відповідальної за ведення трудових книжок. Звертаємо увагу на те, що це повинна бути не підпис, а саме розбірливо написана прізвище.
Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.
Припустимі лише зміни
Як і раніше, в нових Правилах та Інструкції не передбачена можливість виправлень на титульному аркуші. Якщо це сталося, зіпсований бланк знищується, а на працівника заповнюється нова трудова книжка.
Однак на титульному аркуші допускається зміна застарілих записів (наприклад, при зміні прізвища). Робиться це так: застаріла запис на титульному аркуші закреслюється тонкою лінією і поряд пишеться нова (при внесенні записів про отримання нового освіти, професії, спеціальності стара запис тепер не закреслюється, а нова пишеться поруч з уже наявною, через кому). При цьому на внутрішній стороні обкладинки вказується причина зміни запису з посиланням на відповідний документ (паспорт, свідоцтво про шлюб, документ про освіту та ін.), Яка завіряється підписом керівника організації (або працівника кадрової служби) і печаткою організації (відділу кадрів).
Для внесення відомостей про причини зміни записів можна використовувати чистий аркуш вкладиша в трудову книжку (не забудьте, що при видачі кожного вкладиша на титульному аркуші трудової книжки ставиться штамп з написом "виданий вкладиш" і вказується серія і номер вкладиша).
Неприпустимо при внесенні змін закреслювати окремі літери, цифри або слова і поряд писати "Виправленому вірити".
Якщо на титульному аркуші надходить на роботу співробітника виявлена помилка, непомічена при оформленні книжки (класичний приклад: в паспорті написано ім'я Наталія, а в трудовій книжці - Наталя), а дублікат трудової книжки виписати неможливо, доведеться вносити виправлення (краще, якщо це зроблять в тієї організації, де була допущена помилка). Хоча, ще раз підкреслимо, що офіційного способу внесення виправлень в титульний лист трудової книжки немає. У той же час і залишити невірну запис без виправлення не можна, так як буде вважатися, що трудова книжка не належить працівнику, і у нього можуть виникнути проблеми при оформленні пенсії.
У змістовну частину трудової книжки заносяться відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення та нагороди за успіхи в роботі. Беручи у працівника трудову книжку, в її змістовної частини потрібно перевірити лише правильність внесення запису з останнього місця роботи, зокрема, завірена вона печаткою. Якщо немає - приймати на роботу співробітника по трудовій книжці не можна.
Якщо трудова книжка заводиться вперше, а до цього працівник ніде не працював, писати "Стажу до надходження на роботу не мав" не треба.
Згідно п. 21 Правил, в трудову книжку вносяться записи, якщо працівник до надходження на роботу:
- перебував на військовій службі, служив в органах внутрішніх справ, митних органах;
- навчався на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, перекваліфікації та підготовці кадрів (якщо при цьому він отримував заробітну плату і з неї проводилися відрахування до Пенсійного фонду РФ).
Період навчання у ВНЗ в трудовій книжці тепер не вказується.
Записи про найменування і перейменування фірми
Записи про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу звільнення, а також про нагородження вносяться в трудову книжку на підставі відповідних наказів не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення.
При прийомі на роботу спочатку у вигляді заголовка без номера і дати в графі 3 вказується повне найменування організації (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю "Ромашка"), а потім скорочене (ТОВ "Ромашка").
Якщо змінюється найменування організації, в тому числі її організаційно-правова форма, то про це окремим рядком у графі 3 вказується: "ТОВ" Ромашка "з такого-то числа перейменоване в закрите акціонерне товариство" Ромашка ", ЗАТ" Ромашка ". У графі 4 вказується номер і дата наказу керівника, який є підставою перейменування організації. Вносити в графу 4 реквізити свідоцтва про внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб не треба. Це буде помилкою.
Не вносьте зайву інформацію
Як показує практика, при заповненні трудової книжки в неї часто вносять зайві записи.
Так, при прийомі на роботу потрібно писати тільки куди (в яке структурний підрозділ організації) і ким (на яку посаду або для виконання якої роботи із зазначенням професії і присвоєного розряду) прийнято працівника. Додаткова інформація за внесення запису про прийняття на роботу зазначається лише в тому випадку, якщо працівник прийнятий в порядку переведення з іншої організації або за конкурсом.
Відомості про випробувальний термін при прийомі на роботу в трудовій книжці не вказуються. Також не вказується, прийнятий працівник за строковим трудовим договором або на невизначений термін.
За бажанням працівника в його трудову книжку може бути внесено запис про роботу за сумісництвом на підставі довідки з роботи за сумісництвом.
Виправлення допустимі, а скорочення - немає
Виправлення в змістовної частини трудової книжки допустимі, а закреслювати неправильний запис не можна.
Раніше виправити запис могли тільки на тому підприємстві, де її внесли. Відповідно до пп. 27 і 28 нових Правил, вносити зміни до трудових книжок можна і за новим місцем роботи на підставі офіційного документа роботодавця, який допустив помилку. Як правило, такими документами є копії наказів про прийом і звільнення працівника, довідки чи інші документи, в яких згадуються ці накази (наприклад, особова картка, особовий рахунок, книга реєстрації наказів та ін.).
За новими Правилами в трудовій книжці також неприпустимі ніякі скорочення.
Ознайомлення працівника із записами
З кожної внесеної в трудову книжку записом працівник повинен бути ознайомлений під розписку в наказі і в його особистій картці (форма № Т-2), в якій повторюється запис, внесена в книжку.
Відповідно до п. 35 Правил тепер при звільненні працівник повинен розписуватися в трудовій книжці. Підпис працівника ставиться поруч (або на наступному рядку) з підписом роботодавця (або особи, відповідальної за ведення трудових книжок) та печаткою організації (або кадрової служби). При цьому розшифровувати підпис працівника і писати "ознайомлений" не потрібно.
Хочеться звернути увагу на помилку, що допускається при засвідченні записів при звільненні працівника. Друк організації не може завіряти підпис співробітника відділу кадрів. Тому, якщо у вас немає печатки відділу кадрів, записи працівника при звільненні повинні завірятися підписом керівника і печаткою організації.
ВИДАВАТИ КНИЖКИ І МОЖНА, І ПОТРІБНО
В день звільнення
Відповідно до ст. 62 ТК РФ трудова книжка повинна бути видана працівникові в день звільнення. При її отриманні працівник повинен розписатися в Книзі обліку (дату видачі трудової книжки в графі 12 Книги обліку працівник повинен поставити сам).
У разі, якщо видати трудову книжку в день звільнення працівника неможливо в зв'язку з його відсутністю на роботі або відмовою від отримання книжки на руки, потрібно направити працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або отримати від нього згоду на відправлення книжки поштою. Така згода має бути виражене у формі заяви. Відправляти трудову книжку поштою необхідно рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
На вимогу працівника
На жаль, до сих пір не вирішено питання про можливість видачі працівнику трудової книжки на його вимогу, наприклад, для подання в ОВІР при отриманні закордонного паспорта, в ПФР і т.д. Формально, ці закони не дозволяють, так як є побоювання, що працівник може втратити трудову книжку, підробити і т.д. а відповідальність за її збереження несе кадровик.
У Мінпраці Росії пропонують працівникам кадрових служб такий вихід з цієї ситуації: прийти разом з працівником в відповідний держорган і показати його трудову книжку. Якщо ж ви все-таки вирішили видати працівникові трудову книжку на кілька днів, візьміть з нього письмову заяву, в якому він повинен вказати поважну причину для її видачі.
ДУБЛІКАТ оформляти НА ОСНОВІ ДОВІДОК
Якщо працівник втратив трудову книжку, Або вона прийшла в непридатність (порвана, забруднена і т.п.), доведеться виписувати її дублікат. Для цього працівник обов'язково повинен подати відповідну заяву.
Титульний лист дубліката трудової книжки оформляється за загальними правилами, при цьому в правому верхньому кутку пишеться слово "дублікат".
При наявності у працівника довідок з попередніх місць роботи про трудовий стаж, ця інформація заноситься в дублікат трудової книжки.
Схожі документи з подібних розділів
Обережно! Не допусти помилку!
Андрєєва Ірина Вікторівна, провідний експерт-консультант компанії «ПРАВОВЕСТ Аудит»
Першоджерело: Журнал "В курсі справи" В гарячу пору підготовки звітності складно уникнути помилок. Аудитори компанії «ПРАВОВЕСТ Аудит» виходячи зі свого досвіду проведення перевірок виділили 5-ТОП помилок, найбільш часто допускаються бухгалтеру.
читати далееАзи валютної спекуляції
Першоджерело: Комерсант Операції з валютою завжди знаходилися під пильною увагою вітчизняної влади. І це не дивно: в радянські часи цей напівлегальний бізнес приносив неймовірні бариші. Тепер ситуація змінилася. Бізнес став легальним, а про надприбутки гравцям краще і не згадувати - все ч.
читати далееВознагражденія членам ради директорів
Д.Ю Новинський
Першоджерело: ІА Клерк.Ру Питання виплат членам Ради директорів товариств є одним з найбільш складних моментів. Нормативна база та судова практика по даній проблемі дуже суперечлива, а корпоративне -законодательство неоднозначно.
Рада директорів як орган управління товариства не являетс.