Як організувати правильний документообіг в офісі: 3 пункту
Спочатку потрібно визначити, в який саме момент робочого дня відбувається основна «забумаженность» вашого офісу, коли це відбувається в масовому масштабі - вранці, вдень або ввечері. Відстеживши цей момент і з'ясувавши структуру робочого процесу в цей час, можна організувати правильний документообіг в офісі.
2. Обов'язково завести реєстраційний журнал і розробити систему зберігання документів. Реєструйте всі документи під час вступу, розкладіть їх в спеціально заведені папки, попередньо промаркований їх. Ідеально, для кожної папки завести власну клітинку. Ще краще завести на кожному осередку різнокольорові мітки з літерними індексами, щоб кожен співробітник, а не тільки ви, міг без зусиль знайти потрібний документ.
3. Контроль, і ще раз контроль. Після того, як ви провели цю глобальну роботу, не варто знову розкидати документи по кутах, це призведе до того, що вам доведеться займатися «розгрібанням завалів» знову і знову. Викорінити цю шкідливу звичку і заведіть цінну нову - правильно організовувати документообіг в офісі. найкраще з цим справляється CRM-система від www.espocrm.com.
Процес цей, звичайно дуже складний і потребує багато часу і зусиль, але переваги, які ви при цьому придбаєте, будуть дуже істотні. Можливість швидко знайти потрібний документ в потрібний час, дозволить вам не тільки заощадити зайві нерви, але і набути іміджу справжнього професіонала в своїй справі.