Щоб проведена бізнес - конференція стала яскравим незабутньою подією і для організаторів і для учасників заходу необхідно провести його якісно і на досить високому рівні.
Для цього потрібно взяти до уваги 5 ключових етапів:
Успішність будь-якого бізнес - заходи, як і бізнес - конференції багато в чому визначається темою і її актуальністю в справжній період. Тема бізнес - конференції повинна бути цікава всім учасникам, а так само викликати обговорення і дискусії. Це сприяє підвищенню уваги до бізнес - конференції з боку і активності всіх учасників.
Актуальність теми впливає на професійний склад учасників бізнес - заходи і визначає його цільову аудиторію. Цільова аудиторія на значущі заходи складається не тільки з ключових гравців галузі, багато учасників відвідують такі події, щоб побачити і послухати визнаних в своїй області експертів, а так само підняти рівень своєї кваліфікації. Тому для організаторів дуже важливо мати базу даних гравців ринку, яких можна запросити брати участь в конференції.
Робота з доповідачами є одним з важливих пунктів в організації бізнес - конференцій і семінарів для бізнесу. Не секрет, що багато учасників подібних заходів йдуть на певного спікера. Цьому сприяє статус експертність спікера в його галузі, а так само наскільки відомою є його компанія, його посаду та, найголовніше, досвід, яким він ділиться з іншими учасниками.
Так само заздалегідь потрібно ознайомиться з доповідями спікерів і переконається, що доповідь відповідає темі конференції, спланований за часом і буде цікавий цільової аудиторії.
Підготовка великого бізнес - заходи займає час від декількох місяців і до року. Важливо вибрати «правильне» час. Якщо представляємо майбутні галузеві тренди - то початок або перша половина календарного року. Якщо підводимо підсумки роботи - то вибираємо осінній період. Або ж орієнтуємося на зміну в законодавчій або галузевої політики країни.
Бізнес - конференція - це масштабне за чисельністю учасників захід, за кількістю людей від 100 чоловік і більше. Тому приміщення має відповідати заявленій кількості учасників. Так само має бути місце для парковки і стоянки автомобілів, зручне розташування, наявність готелю, якщо захід триває більше, ніж 1 день. Так само потрібно звертати увагу на меблі, технічне устаткування, хороше освітлення і організацію кава-пауз.