Кожній людині в своєму житті доводиться оформляти ті чи інші документи. Зараз це все частіше і частіше роблять за допомогою комп'ютера. Але, незалежно від того, пишеться чи документ від руки, друкується чи на друкарській машинці або за допомогою ПК, його оформлення підпорядковується певним правилам.
Єдині вимоги і правила оформлення документів встановлюються державними нормативними актамі7. Вони забезпечують:
юридичну силу документів;
їх оперативне складання та використання;
можливість автоматизації роботи.
Документи друкуються, найчастіше, на аркушах формату А4 і повинні мати поля:
ліве - не менше 20 мм (зазвичай, 35 мм) - для підшивки;
верхнє - не менше 20 мм;
праве - не менше 10 мм;
нижнє - не менше 10 мм.
Будь-який документ складається з набору складових його елементів (назви, тексту, підпису та т. П.), Які називаються реквізітамі8. Розташування реквізитів на аркуші і їх набір для кожного конкретного документа визначається стандартом. Ми розглянемо кілька найбільш часто зустрічаються видів документів.
На малюнку показано розташування реквізитів, що використовуються в цих документах.
Директору школи №9999
від учня 8 класу "А"
Реквізит "назва документа" проставляється на всіх документах, крім листів. Він друкується великими літерами (раніше - по центру рядка, тепер він, як і інші реквізити друкуються з вирівнюванням по лівому краю).
Дата - один з основних реквізитів документа, що забезпечують його юридичну силу. Найчастіше використовується числова запис дати, але допустима і повна.
Після заголовної частини документа ( "шапки") слід основний текст. Для нього при наборі на комп'ютері використовується "повне" вирівнювання, абзацний відступ встановлюється приблизно 5-8 мм.
Закінчує документ обов'язковий реквізит - підпис. До її складу входять: повне найменування посади; особистий підпис і розшифровка (ініціали та прізвище). Документи колегіального органу (зборів, ради, конференції і т. П.) Підписуються його головою та секретарем. На певних видах документів підпис завіряється печаткою, яка проставляється таким чином, щоб захопити частину найменування посади і частину особистого підпису.
Розглянемо тепер конкретні види документів.
У разі отримання, наприклад в борг, грошей або цінностей, людина пише спеціальний документ, що підтверджує це - розписку. У ній повинні бути: назва, дата, текст і підпис. У тексті необхідно вказати паспортні дані отримав цінності, а також перерахувати отримане, зазвичай, із зазначенням вартості.
Всі ці документи є особистими. Крім них доводиться мати справу з різними видами службових документів. Найбільш часто виникає необхідність складання доповідних і пояснювальних записок, а також протоколів різних засідань.
Доповідна та пояснювальна записка по набору реквізитів схожі на заяву, відрізняються ж тільки призначенням. Доповідна складається при необхідності поставити керівника до відома про ті чи інші події, а також може включати пропозиції в зв'язку з ними. Пояснювальна же пишеться людиною, причетним до якого-небудь події, і містить опис його дій і пояснення причин, за якими ці дії вчинені.
Останній документ, який ми розглянемо, - протокол. Він фіксує хід зборів, наради, засідання і включає такі реквізити: назва документа, дату, номер, заголовок (назва органу), текст, підписи голови та секретаря. Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У першій зазначаються голова і секретар, а також присутні (якщо більше 10 чоловік, то тільки загальна кількість), потім - порядок денний.
В основній частині - або короткий виклад виступів і прийняті рішення з кожного питання, або щойно прийняті рішення.
Оскільки будь-який документ будується за деякою стандартною схемою, при оформленні їх за допомогою комп'ютера раціонально використовувати шаблони. Заздалегідь для кожного виду документів готується бланк, що містить постійні реквізити (назва і т. П.) І місця для вписування мінливих інформації. Створений бланк зберігається на диску як шаблон. Потім, коли виникне необхідність, досить буде завантажити його, заповнити пропуски і роздрукувати готовий документ. Чи не знадобиться навіть вписувати вручну дату - сучасні текстові процесори роблять це автоматично, використовуючи свідчення календаря комп'ютера.
В даний час діє ГОСТ Р 6.30-97. "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів"
Від лат. Requisitum - необхідна