Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, яке полягає в складанні, оформленні документів, їх обробки та зберігання.
Більшість документів, що створюються установами. є інформаційно-довідковими. Ці документи містять інформацію про фактичний стан справ, що служить підставою для прийняття рішень і видання розпорядчих документів.
До інформаційно-довідкових документів належать: довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, листи, телеграми та ін. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчої документації і не є обов'язковими для виконання. Інформація. що міститься в них, може спонукати до дії, але може бути тільки прийнята до відома.
Визначимо, що метою даного реферату є глибоке і усебічне вивчення довідково-інформаційних документів, що використовуються в діяльності підприємства.
Акт - довідково-інформаційний документ.
Складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів або подій (акти інвентаризацій, прийому-передачі матеріальних цінностей, справ, знищення документів, акти аварій і т.д.).
Акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів (акти перевірок, обстежень, ревізій, випробування виробів і т.д.). Такі акти складають тимчасові або постійні комісії. уповноважені особами або однією посадовою особою із зазначенням документів, що підтверджують їх повноваження.
Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру. Містять рекомендації і пропозиції).
Акт може мати гриф погодження.
Текст акту складається з вступної та констатуючої частини.
У вступній частині вказують підставу для складання акта, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому (голова, члени комісії, присутні).
У констатуючій частині тексту дають опис виконаної роботи (сутність, характер, методи, терміни), фіксують факти (події), викладають висновки, пропозиції, висновки укладачів акта. Текст може поділятися на пункти і підпункти, може бути складений у формі таблиці.
При наявності додатків позначку про їх присутність роблять після тексту.
Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні (посади не вказують).
З актами ревізій і обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (С актом ознайомлені: підпис, дата).
При наявності зауважень акт візують з відміткою: «Зауваження додаються».
Акти оформляють на загальному бланку. Внутрішні акти можуть бути оформлені не так на бланку.
Реквізити відокремлюють один від одного 1, 5-3 інтервалами.
Зразок акту представлений в додатку 1.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на звичайних аркушах паперу формату А4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить постійну і змінну інформацію.
Постійна інформація пов'язана з вживанням стійкою термінології - «Голова», «Секретар», «Були присутні». Ці слова пишуть з великої літери від початку лівого поля.
До змінної інформації відносяться ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх. Їх пишуть з 2-го положення табулятора (29-е поділ на лінійці друкарської машини або після 16 ударів від лівого поля на ПК)
Прізвища членів колегіального органу мають у своєму розпорядженні в алфавітному порядку, через кому, в рядок. Рядки розділяє 1 інтервал. Якщо членів колегіального органу більше 15 осіб. то вказують їх загальну кількість і поруч в дужках - реєстраційний лист додається.
До прізвищами запрошених додають назву посади і найменування організації, яку вони представляють. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз «Порядок денний» пишеться від початку лівого поля (0-го положення табулятора). З нового рядка починають запис пунктів порядку денного. Нумерують їх арабськими цифрами. Питання мають за рівнем важливості та складності. Не допускається формулювання пункту зі словом «різне». Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ) пишуть прописними літерами, від початкового (лівого) поля, без знаків препіранія (відкрита пунктуація).
Перед словом СЛУХАЛИ ставлять порядковий номер питання в порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
Якщо виступаючий надає текст виступу, то після тире вказують - «Виступ додається».
Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення). Починають цю частину словами УХВАЛИЛИ або ВИРІШИЛИ (від 0-го положення табулятора - ліве поле).
Постановчу частина будують за схемою: дія - виконавець - термін. Виконавцем може бути організація. структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить різні питання, то його ділять на пункти, пронумеровані арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ слід докласти до протоколу.
При виборах в протоколі вказують результати голосування по кожній кандидатурі.
Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу - Засідання ... стенографуються. Стенограма додається.
Протокол підписує голова і секретар. Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступу і отримує підпис виступаючого, згідно із записом свого виступу. Протокол зборів, для ведення яких обирають президію, підписує голова і члени президії.
Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання триває кілька днів, то вказують дату початку і, через тире, закінчення засідання.
Номер протоколу - порядковий номер, який проставляється протягом календарного року.
Зразок протоколу представлений в додатку 2.
3. Доповідна записка
Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.
Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. підписує їх керівник організації.
Датою документа вважається дата її підписання.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Воно служить засобом спілкування установами, приватними особами, дозволяє повідомляти різні відомості, повідомляти про події.
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію. претензію, запит, що вимагають відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, його оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1, 5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.
Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.
При напрямку конкретному посадовцю найменування організації пишуть в називному відмінку, назва посади, П.І.Б. - в давальному.
Текст листа повинен бути простим, лаконічним, послідовним, переконливим і коректним.
Лист висвітлює одне питання. Це спрощує роботу з документом (реєстрація, виконання, контроль). Кілька питань викладають в одному листі тільки, якщо вони взаємопов'язані.
Факт, події викладають об'єктивно, повно, ясно. Неточності, допущені у викладі та оформленні тексту, можуть позбавити документ юридичної сили.
Текст листа складається з вступної та основної частин.
У вступній частині вказуються причини, що послужили підставою для складання листа, призводять посилання на факти, документи і т.д.
В основній частині листа викладають мету: прохання, пропозицію, повідомлення, відмову і т.д. Лист може складатися тільки з основної частини (наприклад: просимо виділити 4 машини для обслуговування гостей фестивалю).
Всі логічні елементи листи виділяють абзацами. У тексті не повинно бути зайвих слів, утрудняють читання. Слід уникати непотрібних скорочень.
Текст, як правило, викладається: від третьої особи однини - «Організація повідомляє ...», від третьої особи множини - «Педагогічний колектив та учні школи запрошують ...», від першої особи єдиного особи - «Прошу ...», від першої особи множини числа - «Просимо ...».
До тексту листа можуть додаватися документи. У цьому випадку після тексту (через 1, 5-2 інтервалу) пишуть слово Додаток (від початкового поля, з великої літери).
Текст програми пишуть стовпчиком, через 1 інтервал. Якщо додатків кілька, то їх нумерують арабськими цифрами, відокремлюючи один від одного двома інтервалами.
Вихідні листи повинні бути завізовані зацікавленими посадовими особами. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, яка залишається на підприємстві. Віза складається наступних елементів: назва посади (від поля), особистий підпис (від лівого поля), ініціали та прізвище (ініціали, прізвище - 2-е положення табулятора або друкованих 16 друкованих знаків від лівого поля), дата (від лівого поля). Елементи візи відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
На вхідні листи ставлять позначку про надходження в організацію і резолюцію керівника.
Відмітка про надходження документа в організацію складається з наступних елементів: дата надходження, порядковий реєстраційний номер. Проставляють відмітку в правому нижньому кутку документа.
Листи підписують керівники підприємств, структурних підрозділів. Реквізит «Підпис» має наступні елементи: найменування посади, підписує документ, підпис, П.І.Б.
При підписанні листа кількома посадовими особами, підпис розташовують один під одним у відповідність до займаної посади.
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що вимагають відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Довідка - документ, що підтверджує будь-які факти або події.
Довідки бувають двох видів:
1. Довідки з описом та підтверджують факти або події у виробничій діяльність організації.
Довідки складають за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх подають у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.
У першій частині довідки викладаються факти, що послужили приводом до написання, в другій - наводяться конкретні дані.
Висновків і пропозицій в довідці не призводять. Це відрізняє її від доповідної записки.
У довідці фіксують відомості на певному відрізку часу. Тема довідки може містити період часу або дату, на які додаються відомості, наведені в документі.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника організації, підписує укладач, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи. Довідки фінансового характеру підписує і головний бухгалтер установи.
Довідки, що виходять за межі установи, оформляють на загальному бланку формату А4, а внутрішні - на чистому аркуші паперу, але з тими ж реквізитами.
Датою довідки є дата її підписання.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти. підтвердження місця роботи, навчання, займаної посади, місця проживання і т.д. їх видають за запитами зацікавленої особи або установи. Це найбільш численна і щоденна составляемая група довідок. Як правило, при складанні таких довідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату А5.
Змінні і відсутні дані можуть бути вписані в трафаретний форму довідки від руки або на друкарській машині.
У тексті не повинно бути архаїчних зворотів, непотрібних слів: «справжня довідка», «дійсно вчиться». Текст запевняють підписом і печаткою.
Телеграма - документ, що виділяється з інших, способом передачі (по телеграфу). Швидкість передачі буває необхідна, якщо інший, більш повільний спосіб сповільнить виконання.
Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - в різні пункти. Існують різновиди телеграми: фототелеграмма, схема-телеграма, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю, що посилається на спеціальному бланку, і т.д.
Телеграму будують з двох частин, розділений межею. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу частину (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина телеграми містить такі реквізити:
Друга частина телеграми містить такі реквізити:
- підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка посади);
Сполучники, прийменники, займенники і розділові знаки в тексті опускають, якщо при цьому не спотворюється зміст. У разі потреби знаки пунктуації вказують словами або за допомогою абревіатури: точка (точка), кома (кома), двтч (двокрапка), КВЧ (лапки). Тільки словами вказують знаки: тире, знак, знак питання, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (можливо скорочення - НР).
Цифрові дані, в тому числі, дати, в тексті часто вказують словами, щоб уникнути спотворень при передачі.
У другій частині телеграми (під рискою)
Обов'язково завіряються печаткою організації або спеціальною печаткою «Для телеграм».
Телеграми підписуються керівником організації або його заступниками (за належністю питання).
Дата підписання телеграми має відповідати даті її відправлення.
У спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, печатками запевняють кожен підпис.
При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.
Телеграму друкують на чистому аркуші паперу чи на бланку в трьох примірниках на одній стороні аркуша (перший примірник передають на телеграф, другий підшивають у справу канцелярії, третій передають в бухгалтерію).
При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають.
- передавати тільки коротку і термінову інформацію;
- перевіряти правильність запису повторним читанням;
- не передавати складні тексти (текст повинен містити не більше 50 слів);
- не використовувати важко вимовляються і рідкісні слова;
Управлінські документи складають основу документації організації. Вони мають універсальний характер, створюються органами влади, комерційними і державними організаціями.
Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати завдання планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності підприємства і т.п.
Так, колегіальна діяльність засновників підприємства фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах і розпорядженнях з основної діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; виробничо-господарська діяльність - в договорах. контрактах, комерційної листуванні і т.д.
Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, що має юридичну силу, є основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства в народному суді.
Таким чином, знання питань сучасного документування управлінської діяльності допоможе підприємцю працювати без зовнішніх (з державними органами та партнерами) і внутрішніх (з підлеглими) конфліктів, зосередивши увагу на вирішення завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби, отримання максимального прибутку, розвитку підприємства.
______ № _____ Особистий Розшифрування
Москва підпис підпису