Кожна організація здійснює витрати. При цьому не всі з них можна оплатити за безготівковим розрахунком. Багато витрати оплачуються готівкою. Як оформити такі покупки? Які документи скласти?
Перш ніж витрачати кошти, ми повинні видати їх конкретній фізичній особі - працівникові організації або підприємця, який, власне, і витратить їх від імені фірми. При цьому видача грошей \ "під звіт \", тобто особи, яка повинна відзвітувати перед рідною фірмою за отримані гроші, супроводжується складанням видаткового касового ордера.
Зверніть увагу, що сам факт видачі грошей з каси \ "підзвітній \" не є витратою організації або підприємця для цілей оподаткування. Фактично ми наші активи - гроші - переклали з однієї кишені (фірми) в інший (працівника). А ось коли ці гроші фірма витратить (в особі підзвітної працівника), тоді ми до витрат їх і включимо.
Перш за все, відзначимо, що грошові кошти компанії можна довірити далеко не кожному працівнику. Вони видаються тільки тим, хто названий в спеціальному наказі керівника організації, в якому, крім іншого, вказується, на який термін і на які цілі виділяються гроші з каси (приклад див. Поруч). Однак слід мати на увазі, що працівників, які отримують грошові кошти на відрядження, в даному наказі згадувати не варто. У подібній ситуації приймається в розрахунок наказ про направлення їх у службову поїздку.
Проте, в будь-якому випадку підзвітні кошти видаються тільки на підставі письмової заяви працівника з візою керівника організації.
Як ми зазначали вище, щоб видати гроші на необхідні для організації потреби, підзвітна особа повинна скласти заяву
а керівник організації або індивідуальний підприємець повинен її завізувати.
Наступний крок - заповнення видаткового касового ордера. Приклад заповнення дивіться на сторінці ...
Спочатку витратили, потім відзвітували!
Працівники, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який видано гроші (або з дня повернення з відрядження) пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми (п. 6.3 Вказівки 3210-У). Одночасно повинні бути завершені всі розрахунки по раніше отриманим коштам, як то: здача в касу невитрачених сум або, навпаки, відшкодування виниклого перевитрати. До тих пір, поки підзвітний співробітник повністю не \ "розв'яжеться \" з раніше виданими авансом, знову довірити йому \ "фірмові \" гроші компанія не має права.
Крім того, пункт 11 Порядку забороняє передачу виданих під звіт готівки однією особою іншій.
Лише на підставі затвердженого авансового звіту бухгалтер має право списати витрачені \ "подотчетнік \" грошові суми.
Приклад заповнення авансового звіту
На підставі отриманих документів бухгалтерія прийняла канцтовари до обліку.
Авансовий звіт складається в одному примірнику, проте заповнюється не тільки підзвітним співробітником, а й бухгалтером.
Працівник на лицьовій стороні вказує найменування організації, номер і дату авансового звіту, своє прізвище, ініціали, структурний підрозділ, табельний номер (якщо є), професію (посаду) і призначення авансу. Нижче, в таблицю, розташовану в лівій частині форми, він заносить відомості про попередній аванс, сумі, отриманої в даний час, а також дані про витрату і залишок.
У таблицю на зворотному боці форми в графи 1-6 співробітник вписує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККТ, товарні чеки та ін.), І суми витрат по ним. Документи, додані до авансового звіту, нумеруються їм в порядку їх запису.
Отже, підтвердженням витрачених коштів є касовий і товарний чек. Або просто товарний чек або бланк суворої звітності.
До касовим чеком повинні бути прикладені товарні чеки з розшифровкою покупки. Незважаючи на те, що уніфікованого бланка цього документа немає, його складання обов'язково (постанова Уряду РФ від 19.01.98 р №55). Як сказано в пункті 2 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 р №129-ФЗ \ "Про бухгалтерський облік \", документи, для яких не передбачені уніфіковані бланки, повинні мати такі реквізити:
- дату складання;
- найменування організації, від імені якої складено документ;
- вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;
- найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особисті підписи зазначених осіб.
Зверніть увагу: такий реквізит документа, як друк, в даному переліку не згадується.
У свою чергу бухгалтер заповнює розписку в тому, що звіт прийнятий до перевірки з усіма доданими документами, вона розташована в нижній частині лицьового боку звіту. У ній вказуються: ПІБ підзвітної особи, номер і дата авансового звіту, сума документально підтверджених витрат прописом, кількість документів, що додаються, а також кількість аркушів в них. Після заповнення розписка відривається по лінії відрізу і передається підзвітній особі.
Перевіряючи звіт, бухгалтер повинен упевнитися в цільовому витрачанні коштів, наявності виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, в правильності їх оформлення і підрахунку сум. На лицьовій стороні звіту в таблиці \ "Бухгалтерський запис \" він відображає кореспондуючі рахунки і суми. У наведеному прикладі, зокрема, даний запис буде виглядати наступним чином: \ "Дебет 10 Кредит 71 на суму 5446 рублів \". Крім того, суми витрат, прийняті до обліку, записуються на звороті форми в графах 7 і 8, а рахунки, які дебетуються на ці суми, проставляються в графі 9. При цьому слід мати на увазі, що реквізити, які стосуються іноземній валюті, в графах 6 і 8 зворотного боку форми і \ "лицьовій \" рядку 1а заповнюються лише в разі видачі підзвітній особі грошових коштів в іноземній валюті відповідно до встановленого чинним законодавством порядку.
Після перевірки бухгалтер вносить до звіту відповідну позначку і проставляє остаточну суму витрат до затвердження (цифрами і прописом). Крім того, в звіті відображаються дані про залишок або перевитрату і реквізити прибуткових або видаткових документів, за якими грошові кошти видаються або вносяться в касу. Надалі звіт завіряється підписами бухгалтера і головного бухгалтера з розшифровкою прізвищ і подається на затвердження керівнику організації або уповноваженому на те особі.
Зверніть увагу, що звіт може бути заповнений як на паперовому, так і на електронному носії інформації. Однак зберігання його в електронному вигляді без наявності оригіналу з підписами підзвітної особи, бухгалтера і керівника організації не допускається, тому в будь-якому випадку він підлягає роздруківці.
