При відсутності договору супутні угоді документи набувають для організації доленосне значення. Але якщо вони складені неграмотно, шанс стягнути борг зводиться до нуля. Які документи можуть підтвердити дебіторську заборгованість, якщо його немає?
допоміжні документи
Намагаючись зацікавити нових партнерів оперативністю виконання замовлень або бажаючи краще виглядати на тлі конкурентів, керівники деяких компаній вирішують, що не варто втрачати час на складання, узгодження і підписання договорів. Адже підтвердження висланого комерційної пропозиції - це і є обмін документами, при якому письмова форма договору вважається дотриманою, вважають директора, мигцем зазирнувши до Цивільного кодексу і виявивши там пункт 2 статті 434. І, як правило, приходять до висновку, що створювати собі труднощі, складаючи угоду (і тим самим відтягувати виконання замовлень) не має сенсу.
Однак таку політику не можна назвати далекоглядною. Адже так можна працювати лише до першого труднощі. А як тільки неприємності почнуться, наприклад партнер не оплатить товар, роботу або послуги, неминуче постане питання: як довести наявність утворилася дебіторської заборгованості для її подальшого стягнення?
Після виникнення такого роду проблем схилити клієнта до підписання документа, який спростить постачальнику стягнення боргу, навряд чи вдасться. Тому підтверджувати заборгованість партнера доведеться допоміжними документами по вашій угоді. Адже фактичні відносини сторін при відсутності самого договору в письмовому вигляді не означають відсутність господарських відносин між сторонами взагалі. Допомогти вам можуть товарні накладні, акти звірки заборгованості і акти виконаних робіт або наданих послуг, повідомлення та інформаційні листи. Крім того, знадобляться документи, що підтверджують часткову оплату «дебіторки»: платіжні доручення; виписки з рахунків (на їх підставі буде видно, що клієнт визнає борг, раз вже частково його погасив), а також папери за взаємозаліком, якщо «шматочок» боргу було сплачено негрошовими засобами.
Доказами також послужать: визнана контрагентами претензія, рішення суду про стягнення заборгованості, а також виконавчі документи. Але щоб отримати перераховані вище паперу, необхідно, щоб доводи, які ви будете приводити за допомогою все тих же допоміжних документів, були переконливі.
письмове визнання
В даному випадку можна піти на невелику хитрість. Полягає вона в тому, що партнерові-боржнику надсилається лист (повідомлення) з прямим питанням: чому ж вони до сих пір не перерахували вам гроші і коли вони це мають намір зробити? При цьому ваша головна задача - домогтися від них того, щоб вони відповіли приблизно так: «ми до сих пір не заплатили, тому що ...», або: «можливо, оплата буде проведена ...». Чому вони не заплатили і коли вони планують перерахувати гроші - це вже інше питання. Головне, що у відповіді такого змісту вони самі визнали свій борг.
Зверніть увагу: відповідь має бути спрямований боржником не тільки по факсу або по електронній пошті. Попросіть контрагента, щоб він продублював це документ, пославши його звичайною поштою рекомендованим листом. Адже якщо справа про стягнення заборгованості дійде до арбітражу, то доказову силу матиме тільки оригінал листа або належним чином завірена копія (ст. 75 АПК). Щоб не викликати підозр, пред'являючи такі вимоги, пошліться на жорстко регламентований електронний документообіг, який вимагає обов'язкової наявності оригіналу такого роду документів, або на злого начальника, який визнає виключно оригінали ділових паперів.
зведення рахунків
Акт звірки розрахунків оформляється перед початком інвентаризації розрахунків та оформленням її результатів, щоб зафіксувати початкову заборгованість контрагентів. Він оформляється за кожним дебітором і по кожному кредитору в двох примірниках. Перший примірник залишається в бухгалтерії підприємства, другий надсилається підприємству, з яким проводилася звірка. Призначення акту звірки - відображати стан по розрахунках між підприємствами-партнерами.
При виявленні дебіторської заборгованості контрагенту необхідно відправити нагадування про оплату із зазначенням загальної суми «дебіторки», строку та порядку сплати. Якщо контрагент не визнає борг або ігнорує спрямований йому акт звірки, фірма має право пред'явити позов.
"Формені елементи"
Товар здав! Товар прийняв?
За допомогою товарних накладних, підписаних обома сторонами, можна підтвердити, в якому обсязі і який товар було відвантажено однією стороною і прийнятий інший. Нагадаємо, що накладна - первинний документ, який складається в двох примірниках: один залишається у продавця як підстава для списання товарів, другий передається покупцеві і служить підставою для прийняття товарів на облік. При цьому уніфікована форма товарної накладної ТОРГ-12 містить такий реквізит, як особистий підпис особи, яка прийняла товар.
заключний акт
Про рахунку-фактурі замовте слово ...
Йдеться про ситуацію прийняття організацією рішення про продаж активу, відображеного в бухгалтерському обліку як основного засобу # 40; допустимо, будівлі, приміщення, обладнання в зв'язку з закриттям торгової точки, автомобіля, що використовувався раніше в якості демонстраційного зразка - на тест-драйві # 41 ;. При цьому очікується, що процес реалізації активу займе тривалий час # 40; наприклад, 5 - 6 місяців # 41 ;. Яким чином повинен бути організований облік продаваного основного засобу?