Брифінги та прес-конференції представляють собою зустрічі офі ціальних осіб з представниками ЗМІ для інформування суспільства з актуальних питань.
Брифінг присвячується короткому огляду кількох подій, про продовжували не більше 30-40 хвилин і, в основному, використовується держструктурами.
Прес-конференція присвячується докладного обговорення 1-2 питань і, в середньому, проводиться протягом 1,5 годин.
Проведення прес-конференції виправдано тільки в тому випадку, якщо:
1) в організації є "гарячі" новини і необхідно зробити важливе повідомлення, за яким у журналістів можуть виникнути під тання, або необхідно терміново відреагувати на певну подію;
2) в місто приїжджає відомий фахівець, цікава людина, готовий виступити перед представниками ЗМІ;
3) журналісти воліють особисті інформаційні контакти з офіційними особами.
В інших випадках інформація передається в ЗМІ прес-релізом і необхідності в проведенні прес-конференції немає.
Підготовка та проведення прес-конференції
Прес-конференція - найважливіший засіб ПР. вимагає тща-котельної підготовки, що складається з наступних етапів.
1. Вибір дати і часу проведення конференції. Можливі деякі варіанти:
. прес-конференція повинна бути проведена в конкретний день;
. якщо є можливість вибору дня, слід уникати збігу з термінами проведення іншими заходами, важливими для преси та іншої громадськості (виступами політичних діячів, подій у культурному та спортивному житті і т. д.).
Фахівці рекомендують проводити прес-конференцію у вівторок, середу або четвер не раніше 10:00 і не пізніше, 15:00. Як правило, її призначають на 11:00 або 14:00.
2. Вибір відповідного приміщення. Воно не повинно бути занадто великим, щоб зал не виглядав напівпорожнім, і не повинно бути чиєюсь офісом. Прес-конференції можуть бути організовані в біз нес-центрах готелів, місцевих прес-клубах. громадських будівлях, распо викладених в невидалених від представників ЗМІ районах.
Необхідно перевірити наявність:
. відповідної кількості стільців;
. місця для розміщення TV -камер;
. стійки для мікрофона на платформі;
. електроживлення (розетки для TV -устаткування);
. столу реєстрації представників ЗМІ та видачі друкованих матеріалів;
. столу і стільців для доповідачів;
. стендів (при необхідності);
. мінеральної води для учасників (бажано).
3. Повідомлення представників ЗМІ про майбутню прес-конференції.
. повне ім'я основних доповідачів;
• дату, місце проведення, час і тривалість прес-конференції;
4. Підготовка текстів доповідей. Тексти всіх доповідей друкуються заздалегідь. Під час конференції вони доступні для присутніх журналістів, а після неї розсилаються в ЗМІ, представники яких не були присутні. Для кожного представника преси також готується прес-кит, що містить відповідну інформацію.
5. Напередодні прес-конференції.
- проговорюється хід прес-конференції з основними учасниками;
- складається і тиражується список учасників конференції для роздачі представникам преси.
6. У день проведення прес-конференції. Всі приготування повинні бути закінчені щонайменше за 30 хвилин. Біля входу установ лени столи для реєстрації; журналісти проходять реєстрацію, підлозі сподіваються прес-релізи, списки учасників, інший роздатковий матеріал.
Доповідачі розсідаються на певному узвишші; перед ними поставлені таблички з іменами і посадами (написи зроблені великим шрифтом і видно з задніх рядів).
Співробітники, задіяні в прес-конференції, повинні мати беджі - нагрудні таблички-ідентифікатори, які містять повне ім'я, посаду та назву організації.
Біржа Forex дозволяє будь-якому охочому отримувати дохід на коливаннях курсів валют всіляких світових валют законно, цілодобово, не виходячи з дому і навіть не маючи спеціальної освіти!
Веде прес-конференцію призначений відповідальний. Він закликає присутніх дотримуватися тиші і являє головуючого. Їм може бути керівник організації. Головуючий робить вступ, представляє учасників на початку прес-конференції, а потім надає слово виступаючим.
Після виступів доповідачі відповідають на запитання представників ЗМІ.
На прохання представників преси можлива організація індивідуальних інтерв'ю.
7. Після закінчення прес-конференції. як правило, для її учасників організовується неофіційна частина.
Занесколько днів до брифінгу слід:
. замовити конференц-зал (потрібне приміщення з великим столом);
. подзвонити і особисто запросити журналістів (зазвичай їх число становить 6-12 осіб);
. вдруге зателефонувати журналістам, чия присутність необхідно;
. організувати прес-лінію і сформулювати основні теми; спланувати необхідні виступу;
. напередодні ще раз уточнити основні теми брифінгу;
. перевірити, чи не змінилися плани доповідачів, чи всі намічені виступи відбудуться;
. підготувати потрібні друковані матеріали.
Перед початком брифінгу необхідно:
. перевірити готовність інформаційно-аналітичної служби;
. переконатися в тому, що зал добре підготовлений для зустрічі.
Під час брифінгу слід:
. уявити журналістів і виступаючих один одному;
. створити невимушену обстановку; запропонувати каву або прохолодні напої; стежити за тим, щоб у кожного була можливість виступити;
. скласти список присутніх на брифінгу; домовитися з представниками ЗМІ щодо подальшої співпраці.
Розрізняють такі види інтерв'ю:
2) очне непряме;
Очне непряме інтерв'ю передбачає попереднє озна комленіе з питаннями. Однак саме інтерв'ювання проводиться кор респондентом очно і не виключає нових, незапланованих запитань, які можуть виникнути у кореспондента під час інтерв'ю. Якщо інтерв'ю до того ж знімається для показу по TV. воно, безумовно, вимагає більшого нервового напруження, зібраності і підготовленості, ніж заочне інтерв'ю.
Очне пряме - найскладніший вид інтерв'ю. Питання попередньо невідомі. Репортер, можливо, теж. Не виключається прямий ефір.
Практики ПР радять скористатися наступними рекомендаціями з підготовки до проведення інтерв'ю.
Інтерв'ю для друку
Занесколько днів до інтерв'ю
. Передайте кореспонденту необхідні друковані матеріали. Не забудьте насамперед поінформувати пресу про цілі роботи вашої організації.
. Огляньте приміщення, в якому буде проводитися фотозйомка. Пам'ятайте, що фон має важливе значення.
Під час інтерв'ю
• Відповідальний за зв'язок з пресою повинен бути присутнім при проведенні інтерв'ю. Він ні в що не втручається, тільки фіксує питання. Його позиція - "в ім'я інтерв'ю".
• Переконайтеся в тому, що журналіст отримав ознайомчі матеріали.
. Простежте за тим, щоб під час фотозйомки на другому плані не виявилися зламані стільці та інші недоречні предмети або над писи.
. Якщо ви вважаєте за доцільне записати на диктофон інтерв'ю, обов'язково попередьте про це журналіста і ніколи не робіть запис без дозволу.
. Перевірте, чи правильно журналіст записав повне ім'я та посаду інтерв'юйованого. а також відповідального за зв'язок з пресою.
. Переконайтеся, що журналіст знає, для чого призначена інформація, що надається. Вона може призначатися: для загальної інформації, для цитування, для запису, не для запису.
3. Будьте впевнені в собі. Весь час пам'ятайте про те, що Ви знаєте про предмет розмови більше, ніж ваш співрозмовник. Будьте доброзичливі, коректні, спокійні. Ваше хвилювання природно і виправдано, не переживайте про це. Розмовляйте з співрозмовником так, як з другом -н еофіціально, але, ні в якому разі, не фамільярно, - це створює імідж важливого і приємну людину.
4. Зберігайте ініціативу в своїх руках. Зосереджуйте на тих частинах питання, які можуть вивести до Вашої основної мети. Не бійтеся "провокаційних" питань, відповідаючи на які, Ви повинні торкнутися негативні сторони. Говоріть про негативні моменти, але завжди робіть упор на позитивні.
5. Відповідайте на питання уважно. Уважно слухайте кожне питання. Якщо Ви не зрозуміли його або не знаєте, як відповідати, чесно скажіть про це. Не допускайте, щоб Вас втягували в розмову поза Вашої компетенції. Якщо можливо, відповідайте на питання "так" або "ні", а потім розвивайте свою думку. По-перше, це допоможе Вам сформулювати відповідь, по-друге, буде відповідати іміджу відкрити венного серйозної людини.
7. Після закінчення спільної роботи не забудьте зателефонувати або відправити лист з подякою вашому співрозмовнику і організаторам передачі.
Як вже було сказано, дія ПР спрямоване не стільки на бла гопріятное освітлення спонтанних подій, що відбуваються в організації і нікого не здатних зацікавити, скільки на створення спеціальних подій, які згодом будуть описані та освітлені. В цьому плані ПР є ініціатором ситуацій, творцем того, що називають новинним подією, або інформаційним приводом.
Інформаційний привід - це повідомлення, або подія, яка з новини окремої організації трансформувалося в новина для цільової аудиторії цієї організації, або її громадськості в цілому.