Далеко не завжди управління персоналом здійснюється системно і на плановій основі. Принципи та цінності, які лежать в основі роботи з персоналом можуть бути не сформульовані, або ніяк не пов'язані зі стратегією компанії. Системи мотивації бувають складні для розуміння і розрахунків, а їх ефективність не відстежується.
В результаті ефективність роботи компанії падає, текучка кадрів зростає, деякі вакансії залишаються багато місяців не закритими. Падає якість обслуговування клієнтів, зростають реальні витрати на персонал (навіть якщо фонд заробітної плати зменшується).
У цій серії статей я хочу викласти своє бачення системи керування персоналом, засноване на процесах. Воно не є академічним, я не пропоную його в якості допомоги по НR. Основна мета - продемонструвати принципи, на основі яких будується система управління персоналом як частина бізнес-процесів компанії, інтегрована в загальну систему регулярного менеджменту. Конкретні поради з управління персоналом в частині рекрутингу, мотивації і т.д. які ви зустрінете, є моєю особистою думкою, результатом досвіду і навчання.
Структура бізнес-процесів - це модель бізнес-процесів компанії, яка відображає ієрархію процесів і зв'язку між ними, підрозділами і зовнішнім оточенням через входи і виходи. Всі входи / виходи мають свого постачальника / одержувача: процес, підрозділ, конкретного працівника, зовнішнього контрагента.
Бізнес-процес - періодично повторювана, керована діяльність, результатом якої є певний ресурс, який має цінність для конкретного споживача (клієнта). Клієнт може бути як внутрішній, так і зовнішній.
Тому ми будемо розглядати в першу чергу структуру процесів УЧР, їх зв'язок між собою, іншими процесами і стратегією компанії.
Так як система управління персоналом містить певні елементи, що виходять за визначення бізнес-процесів, я буду застосовувати додаткове поняття. Його робоча назва універсальна процедура. Це регламентована діяльність, яка може схожим чином здійснюватися в рамках будь-якого проекту або бізнес-процесу. Її результатом може бути матеріальний або інформаційний продукт, який використовується далі в процесі або проект.
Наприклад, в програмуванні деяка стандартна функція або процедура - скажімо, складання рядків - може використовуватися в самих різних випадках: при описі класів, об'єктів, інших процедур і функцій. Можна привести в приклад і процедури узгодження документа, відправки електронної пошти. Ці дії можуть виконуватися в рамках абсолютного будь-якого проекту або процесу. Самі по собі вони не «дотягують» до окремого процесу, але в той же час, повинні виконуватися за певними правилами.
Використання таких процедур в цілому може спростити регламентацію процесів. Їх можна описати один раз. Коли вони знову зустрінуться, в інших регламентах процесів, досить буде зробити посилання на необхідний документ. За рахунок цього спрощується читання регламенту, економиться час, а також досягається певний одноманітність в діяльності.
Загальна схема УЧР
Почнемо з загальної схеми управління людськими ресурсами, і будемо послідовно рухатися по ній, розглядаючи на прикладах її елементи.
Коротко суть даної системи УЧР можна виразити таким чином:
(1) У компанії існує явні або неявні бачення діяльності, стратегічні цілі та завдання, які визначають принципи і стратегічні цілі управління персоналом.
(2) Стратегічні цілі управління персоналом в свою визначають конкретні бізнес-процеси УЧР.
(3) Також вони визначають універсальні процедури УЧР.
(4) Відповідно до правил і принципів, встановлених в процесах і процедурах, здійснюються конкретні акти управління персоналом.
(5) При цьому для роботи з інформацією про персонал використовується спеціальна база даних (далі «БД Персоналу»).
Приклад. У компанії діє принцип розрахунку змінної частини заробітної плати, виходячи з індивідуальних результатів з виконання цільових показників. Це верхня, стратегічна частина системи.
В рамках бізнес-процесу «Управляти матеріальною мотивацією» була розроблена система розрахунку змінної частини заробітної плати з урахуванням базових принципів. Після здійснення пов'язаних з основною діяльністю бізнес-процесів, учасником і / або власником яких був конкретний працівник, планових значень показників він не досяг.
В кінці звітного періоду в рамках бізнес-процесу «Розраховувати змінну частину заробітної плати» був проведений розрахунок. Тобто здійснений конкретний акт виконання регламенту процесу. Потім була виписана мінімальна премія. Дані про це були занесені в «БД Персоналу».
Після з працівником необхідно провести бесіду. Це треба, щоб виявити причину низьких результатів і не допустити їх в майбутньому. Це можна зробити в рамках правил процедури «Цикл PDCA» (цикл планування-виконання-контролю-аналізу). Розмова з співробітником буде також бути конкретним актом цієї процедури.
Тепер давайте розглянемо окремі елементи наведеної схеми.
Бачення і стратегія
Бачення, стратегія і цілі компанії - впливають на всі процеси, пов'язані з управлінням персоналом. Вони складають базові принципи, на яких будуються конкретні процеси і процедури, також вони необхідні для планування та визначення мети діяльності по УЧР.
Два важливих принципу стратегії УЧР:
1. Вона повинна бути частиною стратегії всієї компанії. Всі принципи і цінності повинні бути загальними і не суперечити один одному. Спрощено, якщо компанія орієнтована на надання унікального продукту у вищому ціновому сегменті, то і стратегія УЧР повинна орієнтуватися на такий продукт, враховувати високий професійний рівень персоналу, низьку плинність кадрів, підтримку творчого потенціалу і т.д.
2. Базові принципи управління персоналом в частині найму, мотивації, навчання, управління кар'єрою повинні бути конкретними, ясними, зрозумілими. Наприклад, принцип преміювання персоналу, певний як «за працю ми платимо справедливо», для працівників насправді не виражає нічого конкретного. Так само, як і принцип, покладений в основу навчання персоналу «ми не скупимося на навчання працівників». І навпаки. Принцип «в нашій компанії немає змінної частини оплати праці, а постійна - встановлюється раз на рік за результатами атестації», хоча і може не відповідати чиїмось уявленням про систему мотивації, але зате буде простим і зрозумілим. За умови, що і принципи проведення атестація будуть також визначені.
Конкретні стратегічні цілі компанії бажано виражати в цифровому вигляді. Вони необхідні для планування та визначення мети процесів УЧР. Зростання виробництва, продажів, впровадження нових технологій і т.д. повинні бути заздалегідь заплановані не тільки в частині устаткування, програмного забезпечення, маркетингових акцій, фінансування і т.д. але і в частині найму, навчання, мотивація, кар'єрного росту працівників.
Планові значення показників процесів управління персоналу також повинні бути пов'язані із загальними стратегічними цілями.
Приклад стратегічного плану роботи з персоналом заснованого на основних пунктах плану розвитку компанії.
Для кожного осередку визначаємо основні цілі, заходи по досягненню цілей, критерії досягнення цілей, планові значення цільових показників.
Бізнес-процеси УЧР
Як видно з наведеної вище загальної схеми, до бізнес-процесів УЧР відносяться ті, що безпосередньо пов'язані з управлінням персоналом - найм і добір персоналу, проведення навчання, планування кар'єри і т.д. Нагадаю, що наведений на схемі перелік бізнес-процесів не є повним і остаточним. Компанії на практиці самі виділяють ті чи інші процеси, виходячи зі свого масштабу, особливостей культури управління, видів діяльності і т.д.
Розглянемо можливу схему бізнес-процесів управління персоналом, а також взаємозв'язку процесів УЧР з іншими процесами в компанії. Саме дотримання цих зв'язків через входи і виходи процесів, регламентованих з урахуванням базових стратегічних принципів, забезпечує необхідний синергетичний ефект від процесного підходу до управління персоналом.
Приклад системи бізнес-процесів персоналу для невеликої компанії:
Більш детально розглянемо зв'язок процесів УЧР з іншими бізнес-процесами компанії.
Процес «Здійснювати відбір і найм персоналу»
Процес «Проводити навчання по помилках і змін»
Процес «Розробляти і доводити систему мотивації персоналу»
Аналогічним чином інші процеси управління персоналом пов'язані між собою з іншими бізнес-процесами компанії.