Подорожній лист: вибираємо зручний варіант
Витрати на придбання палива в податковому обліку списуються не відразу.
1) найменування та номер;
2) відомості про строк дії;
3) відомості про власника (власника) транспортного засобу;
4) відомості про транспортний засіб;
5) відомості про водія.
Всі інші компанії можуть вибирати, яку форму подорожнього листа їм використовувати: уніфіковану або розроблену самостійно. При виборі останнього варіанта врахуйте, що такий бланк подорожнього листа повинен бути затверджений в якості додатку до облікової політики та містити всі обов'язкові реквізити (вказані вище).
Зверніть увагу: перелік обов'язкових реквізитів не вимагає вписувати маршрут прямування автомобіля. Тобто в власну форму подорожнього листа компанія може не включати цю інформацію, що особливо важливо, якщо автомобіль використовується не тільки для службових, а й для особистих цілей.
Ці ж висновки підтверджує і судова практика.
<.> Вміщені в дорожніх листах відомості (пробіг автомобіля, витрата пального, залишки ПММ в баку автомобіля при виїзді і поверненні) дозволяють визначити вироблені витрати, і в сукупності з іншими первинними документами, оформленими Товариством відповідно до вимог Закону № 129-ФЗ, підтверджують їх економічну виправданість. <.>
Податковий орган вказував на те, що в щомісяця складаються фірмою дорожніх листах та звітах по витраті ПММ відсутні відомості про маршрут проходження службових легкових автомобілів, щоденному кількості рейсів, номерах водійських посвідчень. Також не вказані дата, час виїзду і повернення в гараж автомобілів, показання спідометра, залишки палива в баку на початок і кінець кожного дня і його щоденний витрата.
Але фірма в обгрунтування своїх витрат представила наступні документи: інструкції з використання службових легкових машин, затверджені наказами директора, накази про порядок використання службового транспорту, відомості видачі талонів на паливо, регістри бухгалтерського обліку талонів, шляхові листи.
Судді дійшли висновку, що при вирішенні питання про документальне підтвердження витрат для визначення бази оподаткування з податку на прибуток приймаються будь-які, навіть непрямі докази. Вміщені в дорожніх листах відомості (пробіг автомобіля, витрата пального, залишки ПММ в баку автомобіля при виїзді і поверненні) дозволяють визначити зроблені витрати і в сукупності з іншими первинними документами, оформленими належним чином, підтверджують їх економічну виправданість.
<.> суди виходили з того, що податковим органом не представлено доказів, що дані витрати є необґрунтованими, а відсутність у дорожніх листах даних про маршрут проходження автомобіля не може бути підставою для відмови в підтвердженні зроблених витрат.
Податківці намагалися довести, що якщо в дорожніх листах не вказано маршрут прямування автомобіля, то такий документ не може підтверджувати витрати на придбання ПММ.
Обгрунтовуючи вироблені витрати, фірма представила первинні документи на отримання палива від постачальників, їх звіти про обсяги вироблених заправок автомобілів, платіжні доручення, норми витрати палива, затверджені наказом керівника. Крім того, шляхові листи із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів, що підтверджують щоденний пробіг автомобіля, з інформацією про отримання та витрачання палива, щомісячні акти на списання палива, оформлені належним чином.
Висновки суду були наступними: податковим органом не доведено, що витрати на ПММ є необґрунтованими, а відсутність у дорожніх листах даних про маршрут проходження автомобіля не може бути підставою для відмови в підтвердженні зроблених витрат.
І якщо з яких-небудь інших документів не слід невиробничий характер поїздок (наприклад, з посадової інструкції водія або письмових доручень директора), то компанія має право повністю врахувати витрати на бензин (в т. Ч. І витрачений в поїздках для особистих цілей) в складі витрат при обчисленні податку на прибуток.
Мінуси уніфікованого подорожнього листа
<.> У уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація при необхідності може вносити додаткові реквізити. При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа). Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається. <.>
Якщо відомості про маршрут не вказані або пункти призначення говорять про невиробничому характері поїздки, фірма не зможе прийняти до складу витрат для цілей обчислення прибутку ці витрати на бензин.
ПДВ, прийнятий до відрахування з вартості невиробничого бензину, теж може бути визнаний податковим органом необгрунтованим (п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ).
Списання палива - строго по нормі
Ці норми витрати палива зобов'язані застосовувати не тільки автотранспортні підприємства, але і всі фірми, які експлуатують автомобілі. Вони призначені в тому числі і для розрахунків з оподаткування.
Експертиза статті: Сергій Родюшкін, служба Правового консалтингу ГАРАНТ, професійний бухгалтер-експерт