Звіт про проведену зустрічі
У цьому документі менеджер робить позначки прямо в момент спілкування з потенційним клієнтом. Навіщо це потрібно? Для того щоб менеджер, глянувши на цей звіт, міг відразу ж згадати розмову і передати його (включаючи найважливіші моменти) або своїм колегам, або керівництву.
У більшості випадків в компаніях зустрічі відбуваються наступним чином. Менеджер їде на зустріч, спілкується з клієнтом, а потім робить для себе якісь висновки. І поки повертається в офіс, половину тієї цінної інформації, яку дізнався, він просто забуває. У підсумку до керівництва не доходить в середньому 50% інформації, яку менеджер почув і міг би передати. Ось чому таким важливим даний звіт.
Звіт про проведену зустрічі потрібен ще для того, щоб керівник відділу продажів міг взяти його в руки і відразу ж оцінити, яку роботу виконав менеджер. Які питання він задавав, які домовленості досягнуті з клієнтом, які плануються подальші дії. Найчастіше такі звіти розбираються на планірках.
Тобто сьогодні менеджер відправляється на зустрічі, а на наступний день на ранкову планерку він приходить зі звітом про кожну. Дивлячись в свій звіт, він може передати повністю всю інформацію. Потім керівник вирішує, які дії слід зробити в подальшому, і тут же говорить про це менеджерам, даючи конкретні завдання на виконання.
Наступна графа - «Результат зустрічі». Менеджер пише про результат, який бачить. Те, що, як йому здалося, було досягнуто: клієнт готовий оплатити, готовий розглянути договір або ж потрібно виходити на генерального директора, на начальника складського забезпечення і так далі.
Потрібно вказати, чи була виконана мета поїздки. Перед кожною зустріччю дуже важливо ставити цілі. Якщо менеджер їдете просто прояснити якусь інформацію, то ця зустріч мети не має. Підсумком зустрічі завжди є якісь зобов'язання з боку потенційного клієнта: він повинен розглянути договір, надіслати реквізити на узгодження, передати вашу інформацію вищому керівництву або обговорити її на нараді і так далі. Саме в графу «Результат зустрічі» і вноситься така інформація.
Шаблон 1. Звіт менеджера з продажу про зустріч
Наступна графа - "Наступні кроки". За підсумками зустрічі менеджер вирішує, що робити далі. Або йому потрібно відправити договір по електронній пошті, або узгодити з керівником відділу продажів індивідуальну ціну або якісь знижки, або дати клієнтові ексклюзивні умови, або щось ще. У цій графі менеджер пише, як йому бачаться його подальші дії.
Остання графа - «Подальші дії клієнта». Тут розписуються ті зобов'язання, які взяв на себе потенційний клієнт, що він повинен робити: вислати реквізити і підписати договір, сплатити рахунок, обговорити пропозицію з генеральним директором і так далі. Для чого це потрібно? Для того щоб керівник відділу продажів міг розуміти, чи досягнута мета зустрічі, чи виконав менеджер поставлену перед ним задачу.