Положення про порядок обліку, використання, зберігання та знищення печаток і штампів в установі
1. Загальні положення
1.2. Положення встановлює загальні вимоги з обліку, використання, зберігання та знищення гербових печаток, печаток структурних підрозділів, інших печаток і штампів, які використовуються в діловодстві.
Вимоги, передбачені цим Положенням, є обов'язковими для всіх працівників Установи.
2. Види печаток і штампів, порядок їх виготовлення
2.1. Для підтвердження автентичності документів або відповідності копій документів оригіналам застосовуються друку з відтворенням Державного герба України (далі - гербові печатки).
Гербові печатки виготовляються в кількості двох містичних і однієї малої гербовою вижимний металевої. Рішення про виготовлення гербових печаток приймає керівник установи.
2.3. Виготовлення гербової печатки здійснюється спеціальними штемпельно-граверними майстернями, що мають ліцензію на виготовлення печаток з відтворенням Державного герба України і сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення даного виду продукції на належному якісному рівні.
2.4. Для оформлення документів структурних підрозділів Установи застосовуються друку структурних підрозділів (наводиться перелік назв печаток, що містять коротку назву відповідного структурного підрозділу, зображене в центрі друку, наприклад, друк «Відділ кадрів», «Для фінансово-господарських операцій», «Канцелярія», «Адміністративно -господарський відділ").
2.5. Організація виготовлення печаток і штампів здійснюється через адміністративно-господарський відділ по заявкам керівників структурних підрозділів, за погодженням з керівником установи.
Виготовлення дублікату печатки допускається тільки в разі її втрати або зносу за рішенням керівника установи.
3. Порядок обліку, видачі (здачі) печаток (штампів) і забезпечення їх охорони
3.1. Облік всіх виготовлених печаток і штампів повинен вестися в книзі обліку печаток і штампів з проставленням в ній їх відбитка. Листи книги обліку печаток і штампів нумеруються, прошиваються і опечатуються.
Установа веде облік зберігання, видачі та знищення печаток і штампів самостійно з дотриманням цього Положення.
3.2. Для забезпечення належного обліку і зберігання печаток (штампів), їх видачі структурним підрозділам наказом керівника установи з числа працівників призначається відповідальна особа.
3.3. Видача печаток (штампів) структурним підрозділам і посадовим особам проводиться під розписку в книзі обліку печаток і штампів.
3.4. Керівники структурних підрозділів своїми розпорядженнями призначають працівників, відповідальних за отримання, зберігання і використання печаток (штампів), встановлюють персональну відповідальність цих працівників за отримані друку (штампи), а також визначають порядок їх зберігання та використання, що виключає втрату і порушення у використанні.
3.5. Тимчасова передача печаток і штампів від одного відповідальної особи іншій усередині структурного підрозділу (у зв'язку з вибуттям у відрядження, відпусткою) здійснюється за актом. Даний акт затверджується керівником структурного підрозділу.
3.6. При звільненні відповідальної особи або перекладі на іншу посаду значаться за ним друку (штампи) передаються іншому працівникові під підпис у книзі обліку печаток і штампів з відповідною відміткою в обхідному листі якого звільняють.
3.7. Передача печаток і штампів стороннім особам, винос печаток (штампів) за межі будівлі не допускаються.
3.8. У разі втрати печатки (штампа) працівники негайно повідомляють про це керівнику відповідного структурного підрозділу.
За фактами втрати печаток (штампів) або порушень в їх використанні керівник структурного підрозділу проводить службове розслідування, про результати якого інформує керівника установи.
3.9. Перевірка наявності всіх печаток і штампів проводиться не рідше одного разу на рік, як правило, комісією, яка призначається для перевірки наявності секретних документів. Результати перевірки відображаються в акті.
3.10. Гербові печатки Установи. закріплені за посадовими особами, зберігаються в їх особистих сейфах. Після закінчення робочого дня сейфи і службові кабінети цих посадових осіб опечатуються і відповідно до встановленого порядку здаються під охорону.
Інші печатки та штампи зберігаються в надійно замикаються шафах (ящиках).
4. Порядок використання печаток (штампів)
4.1. В Установі використовуються гербова мастична друк в двох примірниках, а також мала гербова вижимні металева печатка.
Перший примірник гербовою мастичної печатки закріплюється за завідуючої канцелярією Торез Н. Д. та використовується для проставлення відбитка гербової печатки на наступних документах:
- довіреності;
- укладених договори;
- акти (приймання закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт, описи, експертизи і т. Д.);
- завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво і т. Д.);
- уявлення і клопотання (про нагородження державними нагородами та т. Д.);
- гарантійні листи (на виконання робіт, надання послуг і т. Д.);
- посвідчення про відрядження;
- інші документи для посвідчення підпису посадової особи, яка має право діяти від імені Установи. а також документи, що вимагають наявності відбитка гербової печатки відповідно до чинного законодавства РФ.
Другий примірник гербовою мастичної печатки «Для фінансово-господарських операцій» закріплюється за головним бухгалтером Клюевой А. Д. і використовується для проставлення відбитка гербової печатки на наступних документах:
- довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей;
- доручення (бюджетні, банківські, платіжні, на отримання грошових коштів в банку і т. Д.);
- реєстри (чеків, бюджетних доручень, перерахування грошових коштів, що подаються в банк і установи Федерального казначейства, і т. Д.);
- бухгалтерські та статистичні звіти;
- кошторису витрат;
- довідки (про виплати із заробітної плати, використання бюджетних асигнувань, нарахованої і належної заробітної плати і т. Д.);
- сповіщення по централізованим виплат;
- повідомлення про бюджетні асигнування, ліміти бюджетних зобов'язань;
- дорожні листи автомобілів;
- інші документи, які стосуються фінансово-господарської діяльності, у випадках, передбачених нормативно-правовими актами чинного законодавства Укаїни.
Мала гербова вижимні металева друк закріплюється за начальником відділу кадрів Машиною Е. В. і застосовується тільки при оформленні посвідчень.
4.2. Печаткою структурного підрозділу засвідчується підпис керівника даного підрозділу або його заступника.
5. Порядок знищення печаток і штампів
5.1. Ті, що прийшли в непридатність в ході експлуатації або виведені з дії та втратили практичне значення печатки та штампи підлягають здачі завідуючої канцелярією для знищення і списання з обліку.
5.2. Відбір і знищення печаток і штампів проводиться комісією, яка призначається наказом керівника установи. У складі комісії повинно бути не менше трьох осіб, один з яких повинен бути працівник, відповідальний за облік печаток і штампів.
5.3. На всі відібрані до знищення печатки та штампи працівником, відповідальним за облік і зберігання печаток та штампів, складається акт з проставленням відтисків знищуваних печаток і штампів.
5.4. В акті на знищення печаток (штампів) виправлення не допускаються.
Комісія перевіряє наявність всіх печаток (штампів), включених в акт. При перевірці особливу увагу членів комісії повинна бути звернена на те, щоб в числі знищуваних печаток (штампів) не могли виявитися будь-які інші печатки (штампи), не включені в акт, або щоб не були допущені розбіжності між записами в акті, самими печатками (штампами) і записами в книзі обліку печаток і штампів. Після закінчення звірки всі члени комісії підписують акт, а голова комісії завіряє своїм підписом листи акту. Акт затверджується керівником установи.
5.5. Друку (штампи), відібрані для знищення та включені в акт, після перевірки їх комісією складаються в коробку і опечатує голова комісії. Коробка зберігається до знищення в сейфі приміщення, яке здається під охорону.
5.6. Знищення печаток і штампів проводиться після затвердження акта в присутності всіх членів комісії, які несуть персональну відповідальність за правильність і повноту знищення перерахованих в акті печаток і штампів.
5.7. Знищення містичних печаток (штампів) проводиться шляхом спалення, а металевих - шляхом спилювання. В акті про знищення печаток (штампів) проставляються підписи всіх членів комісії. Акт реєструється в журналі обліку вхідних документів.
5.8. Працівник, відповідальний за облік печаток (штампів), на підставі акта робить позначки про знищення в книзі обліку.
5.9. Акти про знищення печаток (штампів) зберігаються протягом 10 років в спеціально заведених справах установи, а потім знищуються в установленому порядку.
6. Відповідальність за втрату печаток (штампів) або порушення їх використання
6.1. Неправомірне використання печаток, так само як і використання печаток, не передбачених цим Положенням, при здійсненні Установою або його структурним підрозділом юридично значущих дій тягне недійсність документа з відбитком такої печатки і відповідальність, передбачену чинним законодавством РФ.
6.2. За порушення правил зберігання печаток (штампів) або їх втрату винна особа притягується до дисциплінарної відповідальності.
До Положення прикладаються відбитки печаток і штампів, які застосовуються в діловодстві.