Журнал реєстрації наказів по особовому складу оформлення, зразок

Журнал повинен бути прошнурований і пронумерований, в обов'язковому порядку скріплений підписом керівника організації та печаткою юридичної особи.

Журнал ведеться відповідно до правил, встановлених на рівні законодавства, так само як відповідно до вимог, визначених у локальних правових актах юридичної особи.







У кожній організації повинен бути працівник, в трудові обов'язки якого входить ведення журналу по особовому складу. Працівник заповнює графи журналу, отримуючи необхідну інформацію з текстів конкретних наказів.

форма журналу

Журнал реєстрації наказів по особовому складу оформлення, зразок
У різних організаціях форма журналу по особовому складу може не збігатися. Причиною тому те, що форма не уніфікована, тобто не визначена в нормативному порядку.

Це означає, що кожна організація розробляє власну форму журналу.

Що підлягає реєстрації?

У журналі реєструються такі накази:

  • про прийом на роботу;
  • про суміщення;
  • про переміщення;
  • про звільнення;
  • про дисциплінарні стягнення;
  • про переведення на іншу роботу;
  • про підвищення кваліфікації, про атестацію, присвоєння чинів (звань);
  • про заохочення або нагородження:
  • про зміну прізвища;
  • про оплату праці або преміювання;
  • про виплати, які не є заробітною платою, наприклад, компенсації за невикористані дні відпустки;
  • про відпустку без збереження заробітної плати або про відпустку по догляду за дитиною;
  • про чергування по основній діяльності за профілем;
  • про відрядження;
  • та інші.

Журнал реєстрації наказів по особовому складу оформлення, зразок
Що таке журнал реєстрації вхідних документів. Як правильно його оформляти?

Які пред'являються вимоги?

На лицьовій стороні журналу по особовому складу повинні бути такі реквізити:

  • найменування організації. Воно, як правило, вказується у верхньому рядку лицьового боку посередині;
  • дата початку ведення журналу (вказується відразу);
  • дата закінчення ведення журналу;
  • індекс журналу (в організації кожному журналу чи іншого документи присвоюється реєстраційний індекс документа);
  • відомості про працівника, в трудові обов'язки якого входить ведення журналу (ця інформація може зазначатися на лицьовій стороні журналу, на зворотному або на кожній сторінці документа).






Журнал реєстрації наказів по особовому складу оформлення, зразок
Виправляти, видаляти або здійснювати підчищення записів, зроблених раніше, за допомогою коригувальних засобів забороняється.

Вносити зміни, виправляти невірні записи можна так: запис закреслюється максимально тонкою лінією, щоб легко можна було прочитати невірно зроблену напис; в тій же графі робиться вірна запис.

Якщо в графі є спеціальна графа «примітка», то саме в ній вказується на допущені неточності або помилки.

У графі «примітка» потрібно обов'язково вказати, в якій графі зроблена невірна запис, хто здійснив виправлення (ПІБ, підпис), дату, коли була зроблена виправлення.

Захист від неправомірних змін

Застосовуються наступні заходи для захисту документа від вилучень і вкладень:

  • листи журналу по особовому складу нумеруються, скріплюються печаткою, прошнуровуються;
  • журнал завіряється уповноваженою особою - або начальником відділу кадрів, або ж заступником з управління персоналом, або керівником організації;
  • на вузлі шнурівки на останній сторінці журналу залишається наклейка з відбитком печатки організації або відділу кадрів. Залежить це від того, хто контролює порядок ведення журналу;
  • на останній сторінці журналу робиться засвідчувальний напис такого змісту:

У журналі прошнуровано, пронумеровано

і скріплене печаткою ______ аркушів

Начальник відділу кадрів

(Заступник з управління персоналом, керівник організації)

(Підпис) (ініціали та прізвище)

«____» ______________________ _________

Термін зберігання

Журнал реєстрації наказів по особовому складу оформлення, зразок
Постановою Міністерством культури Російської Федерації затверджено Перелік типових управлінських документів, які утворюються в процесі здійснення державними органами своїх функцій.

У статті 258 Переліку визначені терміни зберігання журналу з особового складу. Термінів два - 75 і 5 років.

Все залежить від виду документа по особовому складу. Так, наприклад, документи про дисциплінарні стягнення повинні бути збережені протягом 5 років, а документи про заохочення і нагородження 75 років.

Саме в силу названої причини в організації рекомендується вести не один, а два журнали: один, що зберігається 75 років, інший - 5 років.

Для того щоб в масиві наказів по особовому складу було орієнтуватися ще легше, рекомендується ділити накази на більш дробові групи і, відповідно, більшу кількість журналів.

Журнал реєстрації наказів по особовому складу оформлення, зразок
Як можна відкрити букмекерську контору по франшизі. Покрокова інструкція.

У статті (тут) про те, де можна заповнити декларацію ЕНВД онлайн.

Підведемо підсумки

Таким чином, можна відзначити наступні важливі моменти, що стосуються питань оформлення і ведення журналу наказів по особовому складу:

  • В обов'язковому порядку повинен бути визначений працівник, відповідальний за ведення журналу.
  • Кожна організація може самостійно займатися розробкою форми журналу.
  • Дуже важливо, щоб правильно була заповнена лицьова сторона журналу.
  • Зміни в журнал або виправлення помилкових записів повинні проводитися в строго визначеному порядку.
  • За термінами зберігання виділяють два різновиди журналів.
  • Нарешті, повинен бути зроблений ряд конкретних заходів, спрямованих на захист журналу від неправомірних посягань.

Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!