Практика застосування в секторі державного управління операцій, що здійснюються з використанням розрахункових (дебетових) карток, носить позитивний характер. Розрахункова (дебетова) карта є вигідною альтернативою чековій книжці, так як з її допомогою можна не тільки отримати готівкові грошові кошти, а й здійснити оплату придбаних товарів, наданих послуг або виконаних робіт за безготівковим розрахунком. У даній статті ми розглянемо порядок здійснення операцій щодо забезпечення казенних установ грошовими коштами з використанням розрахункових (дебетових) карток і відображення цих операцій в бухгалтерському обліку в зв'язку з поправками, внесеними до Правил N 199н <1> та Інструкцію N 162н <2>.
Укладення договору банківського рахунка
Для забезпечення установ (клієнтів) грошовими коштами органи Федерального казначейства (ОФК) відкривають рахунки в підрозділах розрахункової мережі Банк Росії (кредитних організаціях) шляхом укладення договору банківського рахунку (далі - Договір).
Для довідки. Операції, що здійснюються установами з використанням карт, враховуються на окремому рахунку 401 16 "Кошти для виплати готівки і здійснення розрахунків за окремими операціями" (п. 3 Правил N 199н).
- про порядок інформування кредитною організацією установ (клієнтів) про перелік документів, необхідних для випуску карт;
- про надання кредитної організацією ОФК інформації про реквізити виданих (повернутих) карт в строк не пізніше робочого дня, наступного за робочим днем їх видачі (повернення);
- про надання кредитної організацією ОФК інформації про операції, що здійснюються за рахунком 401 16, по кожному клієнту в розрізі карт, включаючи інформацію про суми операцій, розрахунки по яких не завершені (далі - зарезервовані суми), не пізніше робочого дня, наступного за днем здійснення операцій ;
- про встановлення кредитної організацією максимальної суми, в межах якої клієнт має право здійснювати операції, не пов'язані з отриманням і внеском готівки, в розмірі не більше 100 000 руб. в день по одній карті.
Отримання і повернення карт
Відповідно до п. 37 Правил N 199н для отримання карт установа повинна представити в ОФК заяву на отримання карт (ф. 0531842), оформлене згідно з Додатком 6 до Правил N 199н, на підставі якого ОФК формує реєстр на випуск карт (ф. 0531390) (далі - реєстр) згідно з додатком 11 до Правил N 199н. ОФК не пізніше робочого дня, наступного за днем подання заяви на отримання карт, направляє реєстр в кредитну організацію за місцем відкриття відповідного рахунку 401 16.
При отриманні реєстру кредитна організація, згідно з умовами Договору, інформує установу (клієнта) про перелік необхідних для виготовлення карт документів, які повинні бути представлені в кредитну організацію за місцем відкриття відповідного рахунку 401 16, а також про порядок і строки їх подання. На підставі документів клієнта і реєстру кредитна організація виготовляє карти.
У день доставки до відповідного підрозділу кредитної організації виготовлених карт і конвертів, що містять ПІН-коди до них, кредитна організація, згідно з умовами Договору, повідомляє клієнтів про готовність видати карти, які отримує уповноважений на те працівник установи (клієнта).
Слід зазначити, що раніше карти надавалися кредитними організаціями безпосередньо ОФК з подальшою передачею їх уповноваженим працівникам установи, і такий документ, як реєстр, ОФК не заповнюється.
Зверніть увагу! Надання карт уповноваженим працівникам установ (клієнтів), проведення та облік операцій на рахунку 401 16 здійснюється кредитними організаціями відповідно до законодавства РФ і Договором без справляння плати (п. 36 Правил N 199н).
Кредитна організація на підставі умов Договору представляє в ОФК відомості про реквізити виданих карт. Працівник ОФК, уповноважений на ведення обліку, реєструє видані карти в журналі реєстрації карток (ф. 0531843). Він же несе відповідальність за ведення обліку карт.
Карти можуть бути повернуті установою (клієнтом) в кредитну організацію в наступних випадках (п. 40 Правил N 199н):
- закриття особових рахунків, відкритих установі в ОФК;
- зміна найменування установи, не пов'язане з його реорганізацією;
- витікання терміну дії картки;
- втрата працівником установи (клієнта), на ім'я якого видано карта, повноважень щодо здійснення операцій з використанням карток;
- закриття або зміну номера рахунку, відкритого ОФК в кредитній організації.
До відома. У разі загублення ПІН-коду і (або) карти установа (клієнт) зобов'язане повідомити в кредитну організацію про факт втрати і необхідності блокування операцій по даній карті, а також не пізніше першого робочого дня, наступного за днем виявлення втрати картки, повідомити про це в ОФК.
Карти в кредитну організацію повертає уповноважений працівник установи (клієнта):
- за заявою у довільній формі, в якому зазначаються причина повернення, номери карт, що підлягають поверненню;
- на письмову вимогу ОФК в довільній формі в інших випадках, встановлених Договором.
На підставі відомостей про реквізити повернутих карт, які подає кредитна організація в ОФК відповідно до умов Договору, уповноважений на ведення обліку карт працівник ОФК вказує в журналі реєстрації карток дату їх повернення в кредитну організацію.
Порядок проведення операцій з використанням карт
Операції з використанням карт повинні здійснюватися установою (клієнтом) в межах залишку грошових коштів на мапі відповідно до умов Договору, що не передбачає надання кредитної організацією ОФК кредиту при недостатності або відсутності на відповідному рахунку 401 16 грошових коштів.
Перерахування коштів на карту. Розглянемо операції, пов'язані з перерахуванням коштів на карту, поетапно:
1. Не пізніше дня, що передує дню отримання грошових коштів, установа направляє в ОФК заявку на отримання грошових коштів, що перераховуються на карту (ф. 0531844), згідно з Додатком 3 до Правил N 199н. Вона оформляється установою (одержувачем коштів бюджету) окремо по кожному особовому рахунку і виду засобів, за рахунок яких має здійснюватися операції по забезпеченню грошовими коштами:
- засоби додаткового бюджетного фінансування;
- засоби для проведення оперативно-розшукових заходів;
- кошти, що надходять у тимчасове розпорядження одержувачів бюджетних коштів (п. 10 Правил N 199н).
Слід звернути увагу на те, що в зв'язку з поправками форма заявки (ф. 0531844) змінилася - зокрема, в кодову зону введена рядок "Обліковий номер зобов'язання", в якій необхідно вказувати номер бюджетного зобов'язання, врахованого на особовому рахунку одержувача бюджетних коштів, для виконання якого формується заявка (ф. 0531844) (в разі, якщо відповідне бюджетне зобов'язання поставлено на облік в ОФК до подання заявки (ф. 0531844) в ОФК).
3. ОФК на підставі поданої установою заявки (ф. 0531844), яка пройшла перевірку, в установленому порядку формує в двох примірниках довідку (ф. 0504833) (далі - Довідка) за рахунком ОФК, кошти з якого перераховуються на рахунок 401 16. У довідці наводяться номери карт, суми, зазначені в заявці (ф. 0531844), і загальна сума за довідкою, на яку оформляється платіжне доручення на перерахування грошових коштів з відповідного рахунку ОФК на відповідний рахунок 401 16. Довідка в установу банку не представляється (п. 17 Правил N 199н).
4. ОФК передає в установу банку платіжні доручення на перерахування грошових коштів на рахунок 401 16, оформлені відповідно до вимог, встановлених Положеннями N N 383-П <4> і 298-П / 173н <5>. Відзначимо, що платіжні доручення в електронному вигляді повинні бути представлені в банк не пізніше дня отримання грошових коштів (до 12 годин за місцевим часом), а на паперовому носії - не пізніше дня, що передує дню отримання грошових коштів (п. 18 Правил N 199н).
5. На підставі виконаного банком платіжного доручення в порядку, затвердженому Положенням N 383-П, і довідки ОФК виробляє списання коштів з відповідних рахунків ОФК і зараховує їх на відповідний рахунок 401 16. Після підтвердження банком проведення операції зі списання коштів з рахунків органу ОФК на рахунок 401 16 ОФК відображає касові виплати згідно з поданою заявкою (ф. 0531844) на відповідних особових рахунках, відкритих установі (одержувачу коштів бюджету) (п. 19 Правил N 199н).
6. ОФК не пізніше робочого дня, наступного за днем підтвердження установою банку проведення операції зі списання коштів з рахунків ОФК на рахунок 401 16, формує і направляє в електронному вигляді в кредитну організацію розшифровку суми коштів, перерахованих на рахунок ОФК 401 16 по картах (ф . 0531845) згідно з умовами Договору (п. 41 Правил N 199н).
Зверніть увагу! На рахунок 401 16 можуть надходити кошти не тільки з рахунків, відкритих ОФК в підрозділах розрахункової мережі Банку Росії (кредитних організаціях), а й - згідно з поправками, внесеними в п. 3 Правил N 199 - суми повернення коштів за товари (роботи, послуги ), раніше сплачені установами (клієнтами) з використанням карт, що перераховуються кредитними організаціями, що здійснюють розрахунки з організаціями - постачальниками товарів (робіт, послуг) за операціями, що здійснюються з використанням платіжних карт (кредитними організаціями - еквайрера).
Повернення грошових коштів з використанням карти. При внесенні коштів з використанням карт, а також при поверненні коштів кредитної організацією - еквайрером установа (клієнт) не пізніше наступного робочого дня після внесення коштів представляє в ОФК розшифровку сум невикористаних (внесених через банкомат або пункт видачі готівкових грошових коштів) коштів (ф . 0531846), оформлену згідно з Додатком 9 до Правил N 199н, підписану керівником і головним бухгалтером (уповноваженими керівником особами).
Розшифровка (ф. 0531846) також оформляється для повернення незатребуваною суми з рахунку 401 16 на відповідні рахунки ОФК в разі повного або часткового невикористання установою (клієнтом) перерахованих на карти коштів протягом 20 календарних днів з дня перерахування, не рахуючи дня перерахування.
Зверніть увагу! Відповідно до умов Договору операції, що проводяться установою (клієнтом) з використанням карт через банкомат (пункт видачі готівкових грошових коштів, електронний термінал або інший технічний засіб, призначений для здійснення операцій з використанням карт) кредитної організації, що видала карти, здійснюються без справляння плати ( п. 36 Правил N 199н).
Орган Федерального казначейства на підставі правильно сформованої розшифровки (ф. 0531846) оформляє платіжне доручення на перерахування незатребуваною суми (суми внесених готівкових коштів) з відповідного рахунку 401 16 на відповідний рахунок ОФК (відповідний рахунок фінансового органу суб'єкта РФ) і передає платіжне доручення на виконання в кредитну організацію. Зазначене платіжне доручення є підставою для відображення операцій по списанню коштів з відповідного рахунку 401 16, а також операцій із зарахування коштів на відповідний рахунок ОФК (відповідний рахунок фінансового органу суб'єкта РФ).
На підставі зазначеної в розшифровках (ф. 0531846) інформації ОФК формує по кожній карті довідку у трьох примірниках і відображає на відповідному особовому рахунку установи операції по відновленню касових виплат (надходження коштів). Перший примірник довідки поміщається в документи операційного дня ОФК до відповідного рахунку 401 16. Другий примірник довідки поміщається в документи операційного дня органу ОФК до виписки з відповідного особового рахунку. Третій примірник довідки додається до виписки з відповідного особового рахунку, що подається ОФК установі.
Згідно п. 6 Правил N 199н на рахунку 401 16 допускається наявність протягом року сум залишків, перерахованих з метою забезпечення проведення операцій з використанням карт і не використаних протягом 20 днів, помилково зарахованих та підлягають поверненню протягом 10 робочих днів, а також, згідно з внесеними поправками, зарезервованих сум.
При завершенні ОФК операцій в поточному фінансовому році розшифровка (ф. 0531846) представляється установою (клієнтом) не пізніше ніж за два робочих дні до закінчення поточного фінансового року. При цьому в полі "Вид операції" вказується: "невикористані". Якщо внесення готівкових коштів відбувається в останній робочий день фінансового року, то розшифровка (ф. 0531846) представляється установою (клієнтом) в першій половині дня.
У разі неподання установою (клієнтом) розшифровки (ф. 0531846) ОФК повинні не пізніше терміну, визначеного порядком завершення операцій по виконанню федерального бюджету в поточному фінансовому році, оформити платіжні доручення на перерахування сум залишку коштів з рахунку 401 16 на відповідні рахунки ОФК і відповідні рахунки фінансових органів суб'єктів РФ з подальшим відображенням цієї операції на відповідних особових рахунках як відновлення касової виплати (надходження коштів у тимчасове розпорядження одержувачів з едств бюджету, надходження коштів до бюджету).
Що стосується зарезервованих сум завершеного фінансового року, не використаних в поточному фінансовому році, то після зняття кредитною організацією відповідно до умов Договору обмеження щодо їх використання вони підлягають перерахуванню на відповідні рахунки ОФК (відповідні рахунки фінансових органів суб'єктів РФ) і подальшого обліку в порядку, встановленому для повернення дебіторської заборгованості минулих років.
Відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов'язаних з використанням карт
Згідно зі змінами, внесеними до Інструкції N 162н, операції, пов'язані з використанням карт, відображаються в обліку казенного установи наступним чином.