Запити на вибірку не змінюють вміст бази даних, служать тільки для відображення даних, що відповідають заданим умовам. Запити на вибірку можуть бути наступних видів: простий запит на вибірку; запит з параметром; запит з підсумками; запит перехресний; запит з обчислюваним полем.
1. Простий запит на вибірку призначений для отримання даних з однієї або декількох таблиць і відображення їх в режимі таблиці.
Бланк простого запиту містить шість рядків:
o висновок на екран (вказує, чи буде поле присутнім в динамічному наборі даних);
o умова відбору (містить перша умова, що обмежує набір даних);
o або (містить інші умови обмеження даних).
Розробка простого запиту виконується в кілька етапів:
· Вибір полів (додавання полів в запит);
· Встановлення критеріїв відбору;
· Завдання порядку розташування записів (сортування).
Приклад такого запиту в режимі конструктора наведено вище на Рис 1.1
Запит, що показує список студентів за номерами залікової книжки та прізвище груп 661 і 662.
2. Запит з параметром- це запит, при виконанні якого в діалоговому вікні користувачеві видається запрошення ввести дані, наприклад умова для повернення записів або значення, яке повинно міститися в поле. На рис. 1.2 зображено вікно для введення параметра - номера групи студента. Можна створити запит, в результаті якого виводиться запрошення на введення декількох даних, наприклад, двох дат. В результаті будуть повернуті всі записи, що знаходяться між двома зазначеними датами.
Запити з параметрами зручно використовувати як основу для створення форм і звітів. Наприклад, за допомогою запиту з параметрами можна створити місячний звіт про доходи. При вирішенні цього звіту на екрані з'явиться запрошення ввести місяць, доходи якого цікавлять користувача. Після введення місяці на екрані буде представлений необхідний звіт.
Мал. 1.2. Вид діалогового вікна для введення параметра
Щоб створити запит з параметром, необхідно в рядок «Умови відбору» для заданого поля ввести текст запрошення для введення даного, уклавши його в прямокутні дужки: [Введіть номер групи] (рис. 1.3). Можна задати параметри для декількох полів або для одного поля визначити кілька параметрів для відбору, використовуючи запис умови в кілька рядків спільно з логічною операцією «АБО».
Якщо в запит вводяться кілька параметрів, то порядок їх введення через діалогове вікно визначається порядком розташування полів з параметром в бланку запиту.
Мал. 1.3. Вид запиту з параметром в режимі конструктора
3. Запит з підсумками дозволяє робити вибірку даних одночасно з їх угрупованням і обчисленням групових підсумків з використанням різних статистичних функцій. В Access передбачені дев'ять статистичних функцій:
Sum - сума значень деякого поля для групи;
Avg - середнє значення деякого поля для групи;
Max, Min - максимальне або мінімальне значення поля для групи;
Count - число значень поля в групі (порожні значення поля не враховуються);
StDev - середньоквадратичне відхилення від середнього;
Var - дисперсія значень поля в групі;
First, Last - значення поля з першої або останньої записи.
Для виконання групової операції необхідно в режимі конструктора включити в таблицю опису запиту рядок «Групова операція» (рис. 1.4) і в полях, за якими має вестися обчислення, замінити слово «угруповання» на необхідну статистичну функцію.
Результат запиту з використанням групових операцій містить по одному запису (рядку) для кожної групи, вихідні рядки груп відсутні.
У запитах з підсумками можна виконувати певні операції.
1. Групові операції над усіма записами. Для цього в полях вказуються підсумкові функції. Результат запиту є один запис, заголовки стовпців відповідають назві функції і імені поля.
2. Групові операції для деяких груп записів. Функція «ГРУППИРОВКА» вказується для полів, за якими будуть групуватися дані. У полях, за якими будуть виконуватися обчислення, повинні бути обрані функції, відповідні обчислень.
3. Угруповання записів, які відповідають умові відбору. Для цього необхідно вказати умову відбору для поля, де Ви вибрали «ГРУППИРОВКА».
4. Висновок тільки тих результатів, які задовольняють умові відбору. Для цього умова відбору задається для полів, за якими в рядку «Групова операція» обрана підсумкова функція (наприклад, вивести групи, середній бал студентів яких більше 4,5).
Мал. 1.4. Вид запиту на вибірку з угрупованням
Наприклад: обчислити кількість студентів на спеціальностях (спеціальності по найменуванню)
5. Перехресний запит обчислює суму, середнє значення, число елементів і значення інших статистичних функцій, групуючи дані і виводячи їх компактно у вигляді, що нагадує зведену таблицю. У бланку запиту вказується, значення яких полів будуть використовуватися в обчисленнях або в якості заголовків рядків і стовпців.
Наприклад: розрахувати кількість студентів на спеціальностях (спеціальності вивести по найменуванню) по віковим групам:
Мал. 1.5. Вид перехресного запиту в режимі конструктора
Перехресний запит - це спеціальний тип групового запиту. Рядок «Групова операція» повинна бути включена. У запиті обов'язково повинні бути встановлені як мінімум три параметри - поле заголовка рядків, поле заголовка стовпців і поле для вибору значень. Поля, що використовуються в якості рядків і стовпців, повинні містити функцію «ГРУППИРОВКА» в рядку «Групова операція». Для створення запиту необхідно:
• створити новий запит для таблиці (таблиць), включивши в макет потрібні поля;
• змінити тип ЗАПРОСА на Перехресний;
• в рядку «Перехресне таблиця» вказати, яке поле використовується в якості заголовка рядків, яке в якості заголовків стовпців і яке для виконання обчислень відповідно до обраної груповий операцією;
• в рядку «Групова операція» поля значень необхідно вибрати підсумкову функцію.
5. Запит з обчислюваним полем дозволяє зробити обчислення на основі даних, наявних в таблицях. У такий запит вводяться нові додаткові поля, що містять формули обчислень, причому ці поля створюються тільки в самому запиті, а не в таблицях бази даних.
Значення нових обчислюваних полів визначаються відповідно до виразами над числовими, рядковими значеннями або над значеннями дат, які виконуються для всіх записів або для записів, які відповідають умовам відбору.
Для введення виразу випливає створити нове обчислюване поле безпосередньо в бланку запиту.
Поряд з висновком результатів обчислень на екран допускається використання обчислюваних полів:
• для визначення умов відбору записів в запиті або для визначення записів, над якими здійснюються дії;
• для поновлення даних в запиті на оновлення.
Обчислювані поля дозволяють розраховувати числові значення і дати; комбінувати значення в текстових полях; створювати підлеглі запити; розраховувати значення підсумкових полів за допомогою групових функцій.
Як і для будь-яких інших полів для обчислюваних полів допускається сортування, завдання умов відбору і розрахунок підсумкових значень. Для розрахунку підсумкових значень слід вибрати в комірці рядка «Групова операція» елемент Вираз.
Вираз - це набір елементів, об'єднаних операторами. Вирази можуть задавати умови відбору в запитах. При цьому Access обчислює вираз при кожному його використанні, тобто при кожному виконанні відбору.
Вирази можуть містити наступні елементи: константи, літерали, функції, імена об'єктів.
Константи - це величини, які не можуть бути змінені:
Yes, No, Null, False, True.
Літерали- фактичні значення, які вводяться у вигляді чисел, текстових рядків або дат. Вони використовуються у вигляді, в якому їх ввели. Числовий літерал - це звичайне число; текстовий літерал - послідовність символів, укладених в лапки; літерали дати
і часу - значення, укладені в #. #.
Введення даних в обчислювані поля або їх зміна в режимах таблиці або форми неможливий. При зміні значень полів, використовуваних в вираженні, значення обчислюваного поля оновлюється автоматично.
Формула, що поміщається в обчислюване поле, завжди починається зі знака рівності (=).