Лікарняний - законне право будь-якого працівника. Підприємства часто стикаються з проблемою того, що хвороба якогось важливої ланки компанії призводить до розладу в роботі всієї організації.
У тих випадках, коли робоче місце співробітника не може бути порожнім, його заміщають - передають його робочі функції іншому працівникові. Так і з'являється заміщення на час лікарняного.
Важливо не тільки знайти заміну хворому співробітникові, але і правильно оформити документальну сторону питання. Адже кадрові документи повинні повною мірою відобразити подібний процес і регулювати все взаємини, що виникають в ході роботи.
Норми трудового законодавства
ТК РФ в статті 60 говорить про те, що перехід обов'язків від одного працівника іншому має такі нюанси:
- Здатність виконувати роботу в різних професійних напрямах. Заступник повинен мати ті ж навички, що і працівник на лікарняному.
- Місцем роботи обох співробітників повинна бути одна організація.
- Не можна провести таку операцію у випадку з незайнятим робочим місцем.
- Даний процес обов'язково оплачується. Розмір оплати буде залежати від того, яким була угода між працівником і начальником - про це йдеться в статті 151 ТК РФ.
- При укладанні такої угоди слід документально оформити та отримати підпис працівника, яка буде свідчити про його згоду на виконання роботи.
- Всі обов'язки та період роботи слід вказати в спеціальному договорі.
- Припинити заміщення можна до терміну, встановленого в угоді. Дану можливість може використовувати як роботодавець, так і працівник. При цьому слід за три дні до припинення угоди письмово попередити другу сторону.
Що може зробити роботодавець
Для роботодавця існує два варіанти виходу з ситуації з відсутнім працівником - це заміщення і поєднання. Заміщення на час лікарняного є можливість переведення працівника на іншу посаду на тимчасовій основі.
Особливості такого процесу полягають в тому, що:
- працівник бере на себе всі обов'язки за новим місцем роботи;
- відбувається звільнення від попередніх обов'язків і функцій;
- розрахунок заробітної плати відбувається за тарифом, встановленим для нового місця роботи.
Варто відзначити, що подібний переклад співробітника на іншу посаду слід попередньо узгоджувати. Адже працівник не зобов'язаний цього робити і роботодавець не може застосовувати щодо відмовився співробітника будь-які санкції.
Законодавством передбачений максимальний строк, протягом якого може застосовуватися схема заміщення. Він дорівнює року.
До основним трудовим договором-контрактом слід оформити додаткової угоди. З його допомогою заміна буде правильно оформлена. Якщо ж термін заміни буде великим, то можна внести зміни до трудового договору. Однак ніяких записів у трудовій книжці не роблять.
Якщо ж використовувати сумісництво, то працівник буде мати додаткові обов'язки і не звільнятися від основних. Згідно із законодавством РФ, на додатковому місці роботи співробітник може проводити не більше 4 годин на добу. За сумісництво працівникові повинні бути нараховані додаткові гроші до основного заробітку.
Документальне оформлення заміщення на час лікарняного
При заміщенні співробітника слід скласти і підписати кілька документів:
Наказ про заміщення
Він виписується на той самий строк, що і лікарняний лист для хворої співробітника.
Після отримання згоди працівника на переведення на іншу посаду, слід скласти форму Т-5. Її заповненням займаються кадровики компанії.
В саму форму вносяться дані про процедуру переведення працівника:
- попередня посада, місце роботи;
- дані про новий поле робіт і функціях співробітника на цьому місці;
- яка заробітна плата на новій посаді буде нараховуватися;
- на яких підставах було здійснено переклад співробітника.
Зразок заяви на чорнобильську відпустку ви можете побачити в цій статті.
Даний документ повинен прочитати працівник, після цього її може підписати керівник.
Оформлення наказу і службової записки
Бувають ситуації, коли заміщення відбувається, але оформляти наказ не потрібно. Так, не потребує документації випадок, коли захворів керівник, і його обов'язки перейшли до заступника. Дана операція не вимагає додаткових паперів, оскільки посаду заступника передбачає часткове або повне виконання функцій керівника.
суміщення посад
У тій ситуації, коли співробітники не погоджуються піти на заміщення посади свого колеги, існує інша схема дозволу відсутності працівника. Слід звернутися до сумісництвом.
Тут можна скористатися власними ресурсами - працівниками, чия спеціальність дозволяє об'єднати свої функції і відсутнього співробітника. Є варіант пошукати сумісника за межами організації.
Прикладом може служити учитель. Допускається суміщення як колегами з однієї установи, так і з інших освітніх організацій.
Варто відзначити, що сумісництво не є основним місцем роботи, а виконується у вільний час. Також слід заздалегідь обговорити розмір заробітної плати для такого співробітника, оскільки вона буде відрізнятися від тієї, яку отримують за основним місцем.
Роботу за сумісництвом також потрібно оформляти документально. Заповнюються службова записка і наказ. У цих паперах і прописуються відомості про дату початку роботи і розмір оплати праці.
Серед всіх характеристик суміщення також не дозволяє вносити дані про вчинення роботи в трудову книжку.
Час робочого дня
Заміщення і суміщення мають різні положення щодо часу робочого дня для співробітника. Це, перш за все, пов'язано з тим, що в першому випадку співробітник повністю звільнений від своїх колишніх обов'язків і зайнятий тільки новою посадою, а ось сумісник працює на ще одному провадженні.
Для заміщення характерний звичайний восьмигодинний робочий день. Відповідно до частини 1 статті 60.2 ТК РФ, співробітник виконує свої обов'язки відповідно до прописаної в угоді тривалістю його зміни. Тут варто зазначити, що специфіка роботи може дозволити зменшити кількість робочого часу - все залежить від організації.
В ході суміщення робочий день також встановлюється угодою. Але оскільки співробітник крім цієї роботи виконує і основні функції, то за сумісництвом він може працювати не більше чотирьох годин на день.
Трудовий кодекс говорить про те, що при суміщенні посад працівник повинен отримати доплату до основного заробітку. Розмір доплати залежить від того, які суми були вказані в наказі до сумісництвом. По суті дану цифру розраховують виходячи з обсягу роботи, яку виконує сумісник.
Що стосується заступника, то йому покладено той оклад, який нараховується згідно з посадою. Якщо тариф із зарплати на займаному місці більше, то заробітна плата співробітника виросте, якщо ж менше - то зменшиться.
Особливості для директора та інших керівників
Тут особливо стосуються різних форм ведення бізнесу. У випадку з акціонерними товариствами замістити керівника можуть тільки виходячи з рішення ради директорів АТ.
Для початку приймається постанова про призупинення повноважень одного керівника і призначається новий тимчасовий виконувач його обов'язків.
Відповідно до закону №208-ФЗ рада директорів АТ не може призупинити повноваження керівника, тому дані функції компанія повинна встановити у власному статуті.
Якщо ж рада директорів не був наділений подібними повноваженнями, то згідно ТК РФ, частини 4 статті 73, директора можуть відсторонити від роботи у зв'язку з його письмовим проханням. Також в документі повинні значитися умови подібної процедури.
При призначенні іншого співробітника на подібну посаду, слід укласти з ним договір. Однак варто врахувати, що назва посади буде змінено на "виконуючий обов'язки директора".
Для ТОВ характерно або формування нового складу правління, або передача повноважень у повній мірі на підставі складання довіреності.
Варто відзначити, що частим порушенням виступає ведення документації заступником керівника ТОВ. Так, законом не передбачено проставлення косих рис в паперах. При підписанні угод посадова особа повинна проставити свої ПІБ, назву посади і підпис.
При виборі заступника посади керівника слід спиратися на кілька факторів:
- організаційно-правову форму підприємства;
- причини відсутності керівника;
- умов, на підставі яких здійснюється передача повноважень.
В процесі заміщення співробітника можуть виникати непередбачені труднощі. Особливо складно буває розібратися з документацією, яка стосується керівників різних установ. Тому слід спочатку скласти всі папери правильно, щоб не отримати проблем із законністю процедури.
Зразок заяви про прийом на роботу ви можете побачити в цій статті.
Дивіться ось тут. як виглядає журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод.